刍议企业办公用信息化管理模式.docVIP

刍议企业办公用品信息化管理模式 　　【摘 要】 传统的办公用品管理存在诸多问题，例如纸张、笔的使用存在浪费，缺乏规范的领用标准。可以通过限额管理、完善领用审批手续、建立办公用品库存管理“电子台账”、引入办公用品管理信息系统，力争做到办公用品管理的系统化、规范化、科学化、自动化，从而实现物品利用率最大化，节约资源，控制成本。 中国论文网 /4/viewhtm　　【关键词】 新常态；办公用品；信息化管理模式 　　随着精益管理、降本增效和信息化建设在各个领域中的应用，办公用品管理也成为企业节能降耗、压缩成本的焦点。但目前大多数企业仍然采用的是原始的手工做账形式。在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作需要。所以，开发一套适合的办公用品信息管理系统，加强办公用品日常管理各环节的严格管控，降低企事业单位管理费用，并对各类信息进行详细的统计分析，对于提高办公效率，规范办公用品管理有着十分重要的现实意义。 　　一、办公用品使用及管理的现状分析 　　通过调研分析企事业单位办公用品管理及使用情况，了解到关于员工在办公用品使用方面的态度、日常管理及审批模式均存在很多问题，日积月累形成了办公用品的浪费。调查显示，很多职工从来不关注办公用品使用情况。日常办公存在的各种浪费和不必要的损耗，同时也有很多员工认为办公用品领用制度不完善、管理不规范、惩罚制度不明确，让很多人钻了空子等。 　　首先，纸张的使用存在浪费。在网上办公越来越方便的同时，无纸化办公仍然是不可取代的方式，会议场合还要将文件打印出来人手一份，在大型会议的场合更是需要准备备份，而纸质的文件在使用过后通常不会回收重复利用（所谓使用可能只是简单的翻阅或只是作为会议陈设），这样每年的纸张存在大量浪费，而且可能只有一个字的修改或调整，就废弃所有打印好的文件、信封、便签纸等，并且基本都是单面使用，对办公资源造成极大的浪费。签字笔替代了钢笔、圆珠笔，本可以更换笔芯继续使用的中性笔也很少有人愿意更换。一是由于没有这样的意识，多数员工都是直接领取签字笔，很少有人领取笔芯，所以从来不去更换。小的浪费积少成多，使办公用品浪费问题逐渐浮出水面。其次，没有规范的办公用品领用标准，造成了企事业单位办公用品费用支出不固定，新的需求不断产生，办公费用不断增加，同时也增加了企业的管理成本。优越的资源条件和工作效能并非正相关，反而是不加约束的资源更容易产生浪费的思想，极大影响了企业的管理。 　　二、应对措施及建议 　　随着企事业单位信息化建设的不断发展，企业使用信息系统进行管理势在必行，通过引入办公用品管理信息系统，加强办公用品在各个环节的严格监管，可以提高工作效率，从而提高企业的现代化管理水平，实现精益化管理。做到节省了人力物力，减轻了职工手工处理的工作负担，必将产生经济效益。 　　1、限额管理 　　通过对以往使用量的分析，把每个人一定时期内使用的办公用品定额化或定量化，引入领用次数及领取总量的限额管理模式，对领取频率高的物资，设置部门领取的最高限额。更容易使每个人从思想上认识到办公用品的浪费问题，真正做到相互监督，这样才使弥补办公用品管理上的缺失。 　　2、完善领用审批手续 　　针对不同用户给予不同权限，系统上的审批手续要更加严格、规范，减少随意领用和重复领用。由于和库存量的关联，也将有效减少无效领用的发生。 　　3、建立办公用品库存管理“电子台账” 　　办公用品的采购、入库、领取情况均录入系统，并生成报表，更容易对数据进行统计和分析，有利于发现问题，调整管理的思路。可以直观看到库存现状，实现对办公用品余额信息进行查询，并实时更新库存情况，领用缺货时形成缺货登记表，明确采购内容，有利于保持最优库存。 　　三、通过引入办公用品管理信息系统可望达成的目标 　　引入办公用品管理信息系统，要做到办公用品管理的系统化、规范化、科学化、自动化。 　　1、提高工作效率 　　办公用品管理系统通过数据继承的方式，在各类信息数据录入后，随之相应的业务在各环节进行流转，在进行下一业务时，避免重复性的录入工作，使企业的员工从重复性的手工劳动中解放出来，进而提高员工的工作效率，降低相关业务的处理周期。 　　2、降低办公费用 　　通过对办公用品的信息化管理模式的使用，加强办公用品各环节的严格管控，降低企事业单位的管理费用，并对相关信息进行详细的统?分析，建立管理台账，及早发现和调整办公用品日常管理中存在的各种问题，为管理提供及时的决策信息，从而进一步提高办公用品管理的科学性、实效性。 　　3、合理库存 　　为各部门提供日常办公所需的物品，以最小的物品库存储备达到最佳的使用状态，避免办公用品的积压和短缺，合理组织供应。 　　四、办公用品管理信息系统主要功能模块 　　主要实现功能包括：物品入库信息管理，物品