会议与商务活动第1章会议概述.ppt

第1章 会议概述 学习目标 1.1会议的起源与发展 1.2会议内涵及会议要素 1.3会议的目的与作用 1.4会议的分类 1.5影响会议效率的因素 1.6 党政机关常见会议 1.1会议的起源与发展 会议，是人类社会古已有之的社会行为。据史料记载，早在人类原始社会阶段，部落首领召集氏族议事、选举酋长等就已经采用了会议的方式。在我国的史籍中就记载着尧召集部落酋长用会议形式决定继承人和治水人选的事情。在中外社会发展的历史长河中，有不少关于重要会议的记载，例如，我国春秋时期，齐桓公于公元前651年在葵丘召开各诸侯会盟，提出“尊王攘夷”的政治主张，从而确立了自己的春秋霸主地位。又如18世纪末期，在美国大陆会议上，与会各洲的代表宣布美国独立，同时发表了《独立宣言》，从而拉开了美国独立自由战争的序幕。 在现代社会里，会议不仅没有消失，反而被人们更高频率地使用，甚至成为许多人职场工作的主要内容。据调查，经理级和专业人员每周约有1/4的时间是花费在开会上；而在企业里，有80%的员工获得重视或提升是源于他们在会议上的表现引起了上司的注意和赏识。由此可见，会议已经高度渗透到了现代人的职业生涯中，而每个人的会议表现，则成了领导对员工职场表现的重要评价依据。所以可以毫不夸张地说，现代社会里，只要你在工作，你就一定离不开会议！ 1.2.1“会议”的内涵 从本质上看，“会议”其实就是把人们召集在一起讨论事情、解决问题的一种社会活动方式。在飞速发展的现代社会中，会议是人们开展政务、经济、文化以及其他社会活动的一种必不可少的重要方式。 1.2.2“会议”的外延 广义的“会议”包含了一般性的集会和活动，而狭义的“会议”比较强调“议”的内容和“议”的过程，也就是说，一定要有可“议”之事才召集会面，会面后大家一定要有所“议”、有所“言”，这才叫“会议”。如果既没有需要商议的事情，也没有商议的过程，如舞会、新闻发布会、颁奖大会等，在狭义的“会议”概念里就不能称之为“会议”，而只能称之为“会”或者“集会”。 针对职场工作的实际需要，本书主要介绍和探讨的是广义的“会议”组织。 1.2.3会议基本要素 一个完整的会议一般需要具备以下几个基本要素： 一、会议名称 会议名称一般由会议举办单位和会议的主题构成。例如，“中国共产党第十七次全国代表大会”，“ ××有限公司2008年人事调动会议”。 二、会议时间 会议的时间应该包含两方面内容： （一）到会时间：即要求与会者到达会场、出席会议的具体时间。如“于×年×月×日上午8：00整召开××会议”。 （二）会期：即会议全过程预期延续的时间。例如，“×年×月×日——×日，共×天会议”。 三、会议地点 会议地点是与会者召集议事的地方，可根据会议的实际需要进行选择。 值得关注的是，随着科技的进步，会议形式不断改良创新，可选择的会议地点也越来越多。以前的会议基本都要落实到具体的会场中进行，而今天，利用先进的科技和通讯设备，可实现跨越空间限制的高科技会议，例如，电话会议、视频会议、国际卫星会议等。 这些新型的会议形式，不仅突破了固定会议场所的郁囿，节约了布置会场的人力和物力，同时也减少了与会者长途跋涉赴会所耗费的时间和精力。新型会议形式现在虽未普及，但它是未来会议的发展趋势。四、会议组织者五、与会人员六、会议议题和内容七、会议成果 1.3.1会议目的 但一般而言，会议的目的可概括为以下几个方面： 一、开展有效的沟通 二、传达资讯、资源共享 三、监督员工、实施管理 四、协调矛盾、达成协议 五、集思广益、开发创意 六、激励士气 七、联络感情，塑造公众形象 以上几个方面，是人们通常召集会议的目的所在，但必须看到，会议的目的不能等同于会议的作用。会议的目的是在会前就已经确定的，而会议的作用能否发挥体现出来则要看会议的过程和会议的效果。 二、会议能显示一个组织或一个部门的存在价值会议总是在大于一人的情况下发生的。有些会议即使是只有两个人参加，但这“两个”其实不代表人数多少的意义，而是代表了一个组织和另一个组织。一个组织或部门如果不召开会议，它的存在价值就容易受到质疑。因为每一个组织或部门的存在都肩负了一定的职能和职责，而会议是它们开展相关工作、发挥相关职能的手段或途径。因此，会议能够充分显示出一个组织或部门的存在价值。组织或部门与会议的关系如图1—2所示。 三、会议是一种群体沟通的方式 需要说明的是，会议可以作为一种工作的手段和方法，但它不是唯一的工作手段和方法。我们承认会议的重要性，但绝不能把它的作用无限夸大，更不能用它去代替其他工作方法，以至于造成让人厌倦的“文山会海”现象的出现。 1.4会议的分类 一、按会