会议与商务活动第4、5章会后工作与管理.ppt

第4章 会后工作与管理 一、会场善后工作与安排与会人员离场 二、会后文书工作 三、会议总结 四、会议经费结算工作 五、会议效果的评估方法 六、会后的催办、反馈与落实工作 七、会后文件的拟写 （一）会场善后工作 清理会场 （1）拿走通知牌和方向标志 （2）清理会场内其他物品 （3）通知配电人员和服务人员 归还所借物品 结算会议开支费用 （二）安排与会人员离场（点击案例4） 安排与会人员返程 （1）要事先了解外地与会人员对时间安排、交通工具的要求，根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况，及早安排好外地与会人员的回程事宜。 （2）一般情况下要按先远后近的次序安排返程机票、车票的预定事宜，要掌握交通工具的航班、车次等情况，尽早与民航、铁路、公路、港口等部门沟通联系，提前预定好飞机、火车、汽车、轮船票。 （3）应编制与会者离开的时间表，安排好送行车辆，派人将外地与会人员送到机场、车站、港口，待他们乘坐的交通工具启程后再返回。 （4）为了安排好与会者的离场，会议组织者必须对当地的交通状况有充分的了解，这需要会议组织者在会前就作出细致周到的安排，会中根据会议进程以及与会者的要求做好随时调整的准备。 安排细节 （1）如果开会人员要赶往下一个目的地，会务人员要提前准备好机票、车票，并尽量安排专人专车送往机场或车站。 （2）无论是自有车辆，还是租赁车辆，会议组织者都有责任保证其安全性；包括每辆车合法承载量的确认、各种安全检查以及司机的安全教育 （3）会议组织者在安排交通工具时，应该考虑当地气候、旅途长短等因素，尽量使与会者感到舒适、满意。 送客礼仪（迎人迎三步，送人送七步） （1）握手告别，送客出门 （2）提醒与会者携带好个人的物品 （3）送客真诚，送离视线 二、会后文书工作（一）会务文书与会议案卷 会务文书 （会前文书、会中文书、会后文书） 会议案卷的内容 （会议正式文件、参阅文件、发言稿、讲话记录等材料的案卷） 1.文书清退工作 （会议文书要在会后指定时间、地点内进行收集清退工作） 2.会议文件收集清退的范围 （1）关于召开会议的请示与批复。 （2）提交会议审议批准的文件 （3）会议期间使用的文件 （4）会议参考性文件 （5）会议管理性文件 （6）会议记录、简报 （7）会议宣传性文件 （8）会议的照片、录音、录像等资料 （1）根据会议文件清单清退 （2）一般小型内部会议，如果参加会议的人数较少，人员又比较熟悉，可以在宣布会议结束的同时，由主持会议的领导提出要求，请与会人员将需要退还的文件留下，也可由秘书人员在会场门口随时收集。 （3）大中型会议收集文件，应提前发《文件清退目录》，先由与会人员个人清理，再由召集人收齐交大会秘书处。 （4）清退会议工作人员手中的文件，可采取按目录的限时交退。 （5）机密文件的清退。 （三）会议文件的立卷归档工作 1.概述 2.会议文件立卷方法 （1）编制案卷目录 （2）灵活运用文件的特征立卷 （6特征：部门、时间、名称、作者、地区、通讯者） 3.会议文件立卷工作程序 大型会议文件立卷 （1）收集资料 （2）鉴别整理 （3）分类归卷 （4）组卷 （5）卷内文件编目 （6）填写卷内文件资料备考表 （7）拟定案卷标题 （8）填案卷封面 （9）案卷排列 （10）编写案卷目录 日常工作会议文件资料立卷 （点击案例5） 4.会议文书的归档 （1）平时归卷 （2）定期归档 5.会议文件销毁工作程序 登记造册：凡需销毁的文件，均需登记造册， 经主管领导审查签字，监销人核对无误后才能 销毁，个人不得自行销毁文件。 文件销毁的方法： （1）焚烧。注意不留残片，当全部化为灰烬后方能离开。 （2）直接送市国家保密局公文回收站。 （3）送造纸厂化浆。 三、会议总结 （一）概念 （会议总结是机关团体、企事业单位对自身某一阶段或某一项工作进行总的回顾，找出内在规律，以指导未来实践而使用的公文） （二）特点 1.经验性 2.规律性 3.借鉴性 （点击案例6） （三）会议总结的结构 标题 正文 （1）前言 （2）主体（并列式、递进式） （3）结尾（总结式、展望式） 落款 四、会议经费结算工作 （一）收款的方法和时机 （1）应在会议通知或预定表格中，详细注明收费的标准和方法。 （2）应注明与会人员可采用的支付方式。 （3）开具发票的工作人员，事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。 （二）付款的方法和时间 会前影响会议效果的因素，应注意避免： （1）开会的通知时间不当；开会通知的内 容欠周详。 （2）欠缺目标或目标不准确；欠缺议程。 （3）会议时间、地点不当；会议场地设备 欠佳；与会者人选不当，或者与会者人数太 多或太少。 （4）会议不准时开始；与会者没有作充分 准备；未定明会