会议与商务活动第2章会议策划.ppt

第2章 会议策划 学习目标 2.1会议策划 2.2会议策划内容 2.3会议策划工作流程 2.4拟定会议策划方案 2.1会议策划 一般来说，人们把策划定义为为了达成某种特定的目标，根据现实的各种情况及所掌握的信息，借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、设计、制作可行的行动方法的过程。 由此可见，策划是一种程序。本质上是一种运用脑力的理性行为。基本上所有的策划都是关于未来的事物，也就是说，策划是针对未来要发生的事物作当前的决策。也就是说，策划是预先决定做什么，何时作，如何做，谁来做。策划如同一座桥，它连接着我们出发点与未来的目的。 会议策划就是为了使会议取得预期的目标，从而进行构思、设计，拟定出合理可行的方案的过程。 2.1.2会议策划的特点 1.策划与计划是两个不同范畴的概念： （1） 策划近似英文的strategy加plan；而计划是英文的plan。 （2） 策划更多的表现为战略性。 （3）策划掌握原则和方向，是宏观的；计划处理程序和细节，是微观的。 （4）策划通常是一种具有超前性的、挑战性的、创新性的创意工程，而计划则通常表现为常规的工作流程，是现实可行的、是按部就班进行的。 会议策划的可操作性应该包含以下内容， 第一，在实际环境中，此项策划具有现实条件的可操作性，如经费、场地等； 第二，在具体的实施上有可操作的方法； 第三，构思方案要易于操作、容易实施，不能形成空洞的“纸上谈兵”。 3.会议策划的功能 （1）竞争功能。 （2）决策保证功能。 （3）计划策定功能。 （4）预测未来功能。 （5）策划的管理创新功能。 2.2.1 确定合适的主题 1.确定会议主题的意义 例如，我们要举办2008年北京奥运会，主题是“绿色奥运”、“科技奥运”、“人文奥运”，这就突出体现了中国人民建设和谐社会、实现和谐发展的梦想和追求。 2.确定主题的方法技巧 （1）围绕会议目标确定会议主题，能够引起与会者的注意和共鸣。 （2）切合公关，提炼主题。 （3）根据会议类型明确会议名称。 2.2.2会议模式定位 1.传统会议模式 （1）报告式。 （2）研讨式。 （3）座谈式。 （4）现场式。 （5）联谊式。 （6）庆典式。 （7）远程式。 （8）讲座。 （9）论坛（沙龙）。 会前准备工作。①会议要明确主题。会议主题提前通报给与会人员，让与会者有一定的准备。②选好主持人。主持人要熟悉并掌握该技法的要点和操作要素，摸清主题现状和发展趋势。③参与者要有一定的训练基础，懂得该会议提倡的原则和方法。④会前可进行柔化训练，即对缺乏创新思维者进行打破常规思考、转变思维角度的训练活动，以减少思维惯性，从单调紧张的工作环境中解放出来，以饱满的创造热情投入激励设想活动。 会议原则。①禁止批评和评论他人，也不要自谦。②目标集中，追求设想数量，越多越好。③鼓励巧妙地利用和改善他人的设想。④与会人员一律平等，各种设想全部记录下来。⑤主张独立思考，不允许私下交谈，以免干扰别人的思维；⑥提倡自由发言，畅所欲言，任意思考。⑦不强调个人的成绩，应以小组的整体利益为重。 Diagram 主持人技巧。①主持人应懂得各种创造思维和技法，会前要向与会者重申会议应严守的②可轮流发言，每轮每人简明扼要地说清楚创意设想一个，避免形成辩论会和发言不均。③要以赏识激励的词句语气和微笑点头的行为语言，鼓励与会者多出设想。④禁止使用下面的话语：“这点别人已说过了！”“实际情况会怎样呢？”“请解释一下你的意思。”“就这一点有用。”“我不赞赏那种观点。”等。⑤经常强调设想的数量⑥遇到人人皆才穷计短出现暂时停滞时，可采取一些措施，如休息几分钟，自选休息方法，散步、唱歌、喝水等，再进行几轮脑力激荡。或发给每人一张与问题无关的图画，要求讲出从图画中所获得的灵感。⑦根据课题和实际情况需要，引导大家掀起一次又一次脑力激荡的“激波”。 ⑧要掌握好时间，会议持续1小时左右，形成的设想应不少于100种。（2）玻璃鱼缸式会议。（3）休闲式会议。（4）网络会议。 2.2.4会议策划中组织协调 1.组织协调概述 组织协调是指组织者根据工作任务，对资源进行分配，同时控制、激励和协调群体活动过程，使之相互融合，从而实现组织目标。 对会议策划来说，组织协调是必须的，而且是能否顺利开展工作的前提条件。只有具备了较强的组织协调能力，才能有效地安排各项工作，使每个岗位都有人承担相应的工作。 2.会议策划中的组织协调 组织能力是指组织人们去完成组织目标的能力，它是领导者成功有效地完成工作的必备能力。协调，是一种行为状态，字面上的解释就是同心协力、配合适当的意思。这里可以指通过组织工作达到和谐的状态。 会议策划的组织协调，主要指以下方面： （1）充分运用各种资源，使之合理搭配，