计算机实用技术第7章7.6报表的设计与应用.ppt

第7章 Access 2003入门与进阶 7.1 初识Access 2003 7.2 创建数据库 7.3 数据表的创建、管理和维护 7.4 查询的种类与应用 7.5 创建窗体 7.6 报表的设计与应用 7.6 报表的设计与应用 7.6.1 报表基础 报表的结构 报表一般由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五部分组成，每一部分称为一个“节”。 报表的视图 设计视图 用于创建和编辑报表的结构。 设计视图中提供的工具包括标尺、工具箱和字段列表等。 打印预览视图 用于查看报表的每一页上显示的数据。 版面预览视图 用于查看报表的字体、字号和常规布局等版面设置。 报表的分类 （1） 纵栏式报表 一般是指以垂直方式在每一页中主体节区显示一条或多条记录。 报表的分类（2） 表格式报表 以整齐的行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录、一页显示多行记录。 报表的分类（3） 图表报表 利用图表报表可以将数据以图表的形式直观地打印出来 。 报表的分类（4） 标签报表 主要用于打印书签、名片、信封、邀请函等特殊用途。 7.6.2 创建报表 创建报表的方法 Access 2003在“新建报表”对话框中提供了多种创建报表的方法。除设计视图不需要向导而创建新报表外，其余5种：报表向导、自动创建纵栏式报表、自动创建表格式报表、图表向导和标签向导均为使用向导创建报表的方法。 使用“自动创建报表”创建报表 自动创建报表建立的报表只有主体节，没有报表页眉/页脚节和页面页眉/页脚节。 【例】使用“自动创建报表”创建输出学生基本信息的纵栏式报表。 使用报表向导创建报表 【例】使用“报表向导”创建输出学生编号、姓名、性别、年龄、课程名称和成绩的学生选课成绩报表，并带有成绩平均值汇总项。 7.6.3 报表设计与编辑 使用设计视图创建报表 【例】 使用报表设计视图建立“学生基本信息报表”。 报表控件及格式设计 “报表设计”工具栏 报表设计工具箱 7.6.4 报表排序和分组 记录排序 （1）在报表设计视图中打开相应的报表。 （2）单击工具栏中的“排序与分组”按钮或选择“视图”|“排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框。 （3）在“字段/表达式”列中，可以依次选择第1、第2直到第10个排序字段，“排序次序”列可以选择升序或降序排序，系统默认为“升序”。第1行的字段或表达式具有最高排序优先级（最大的设置），第2行具有次高的排序优先级，依次类推。 （4）要改变排序次序，可以在“排序次序”列表中进行选择。 （5）单击工具栏上的“打印预览”按钮，对排序数据进行预览，保存报表。 记录分组 【例】 制作如图所示的“各门课成绩的明细表及平均值报表”。要求按“课程号”分组，每组内按“学号”的升序排列数据，成绩的平均值保留整数位，并在页面的顶端显示总页数和当前页码。 7.6.5 使用计算控件 添加计算控件 【例】在“教师信息表”报表设计中根据教师“工作时间”字段值使用计算控件来计算教师工龄。 报表统计计算 在Access 2003中利用计算控件进行统计运算并输出结果，有两种形式。 主体节内添加计算控件 在主体节内，若要对每条记录的若干字段进行求和或求平均计算，可以设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式。 组页眉/组页脚节内或报表页眉/报表页脚节内添加计算字 在“报表页脚”或“组页脚”节中添加的“计算控件”，是对某些字段的全部记录或分组记录进行求和或求平均值的计算，做的是纵向计算。 7.6.6 打印输出报表 预览报表（1） 预览报表的版面布局 （1）选择“视图”|“版面预览”命令，或者单击工具栏中的“视图”按钮并在下拉列表中选择“版面预览”，进入版面预览视图。 （2）在版面预览视图下，可以进行如下操作。 单击“打印预览”工具栏中的“显示比例”文本框，可以选择或输入所需的缩放比例。 如果要预览页，可以单击窗口底部的“记录浏览”按钮。 如果要同时预览多页报表内容，可以单击工具栏中的“两页”或“多页”按钮。 单击“打印预览”工具栏中的“关闭”按钮，可以返回到报表的设计视图中。 预览报表（2） 预览报表中的数据 （1）在数据库窗口中，单击“报表”对象。 （2）单击要预览的报表名。 （3）单击工具栏中的“打印预览”按钮，或者选择“文件”|“打印预览”命令，在打印预览视图中显示报表的布局和数据。 打印报表 （1）在数据库窗口选择报表。或在“设计视图”、“打印预览”或“版面预览”中打开报表。 （2）单击“文件”菜单中的“打印”命令。 （3）在“打印”对话框中进行以下设置。 在“打印机”选项组中，指定打印机的型号 在“打印范围”选项组，指定打印所有页或者确定打印页的范围。 在“份数