吴凤技术学院文书处理规则知识.doc

PAGE －PAGE 153－吳鳳技術學院文書處理規則81年3月23日行政會議制定82年8月16日行政會議修正84年2月10日校務會議修正90年4月23日行正會議修正第一章 總 則第 一 條　本規則依據行政院祕書處八十七年三月頒行之「文書處理檔案管理手冊」訂定，本校公文書之管理，悉依本規則辦理之。第 二 條 凡本校校務、教務、學務、總務、技術合作、會計、人事、軍訓及各系等單位之內外往來文書（含紙本、傳真及電子傳輸形式之公文及業務簽呈）等，統稱為公文書。第 三 條 文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。其流程圖示如下： 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 歸檔歸檔發文用印校對繕打判行核稿擬稿批示會簽擬辦呈核退稿閱稿會稿交辦創稿來文收文分文提呈 1 2 3 4 5 6 7 8 9第　四　條　公文處理程序規定如下表：步驟關係人來（收）文去（發）文簽 呈注 意 事 項令、函、呈、申請書呈、函、令、通知、公告、申請書收分文收發員收文、拆封、編號、摘由登記，分送主辦人名稱、日期、件數急密要件速送並保管現金票據先交出納組長簽收認明主辦單位簽收證明擬辦主辦人詳閱文意有卷者調閱舊卷擬具辦法或簽具意見或請示後擬辦簽具辦法核簽主 任核定後發還主辦人核簽意見轉呈校長核定後發還主辦人核定後發還主辦人核簽意見轉呈校長核定後發還主辦人擬稿主辦人照核定所擬辦法擬稿自行擬定文稿奉命擬辦文稿自行簽擬辦法根據業務需要應提出意見或文件核稿組 長主 任1.組長核轉2.主任核定組長核轉主任核定按行政系統分層負責判稿主 任校 長主任核稿轉呈校長判行按行政系統分層負責繕稿繕校員摘由登記編列字號照已判行文稿繕打照原文稿校對由文書組統一辦理文字及格式是否相符用印監 印1.判別上行、平行、下行文稿，決鄧用印格式2.用印登記1.是否已判行2.用印方位3.用印數量封發收發員1.審查文件是否完整裝封文稿及舊卷發還主辦人歸檔1.名稱、件數2.急密要件保密速發3.凡屬公文類之封發工作，由文書組辦理4.學生通知及校內通知由各單位封發歸檔主辦人依據「檔案分類表」填註檔號，按照公文性質於公文處理簿及公文書上分別註明檔號2.結案後即歸檔1.依據「檔案分類表」填註檔號，按照公文性質於公文處理簿及公文書上分別註明檔號2.結案後即歸檔編號摘由登記2.依據「檔案分類表」填註檔號，按照公文性質於公文處理簿及公文書上分別註明檔號3.結案後即歸檔檔 案管理員1.依據「檔案分類表」填註檔號2.依據檔號分繕目錄及分類表，按檔號順序收入檔案櫥內3.於新年開始後二個月內將舊年檔案分別裝訂成冊，並繕造檔案清冊呈閱1.依據「檔案分類表」填註檔號2.依據檔號分繕目錄及分類表，按檔號順序收入檔案櫥內3.於新年開始後二個月內將舊年檔案分別裝訂成冊，並繕造檔案清冊呈閱編號摘由登記2.依據「檔案分類表」填註檔號3.依據檔號分繕目錄及分類表，按檔號順序收入檔案櫥內4.於新年開始後二個月內將舊年檔案分別裝訂成冊，並繕造檔案清冊呈閱第 五 條 收發文件，由文書組分設收、發文簿，編號、摘由、登記內外往來文件，自每年一月一日開始使用，至十二月三十一日止，按１２３４……順序統一編號，以免混淆。機密文件與普通文件應分簿登記。第 六 條 收發文字號之區分，由文書組編訂，簽呈校長核定後公布施行。第 七 條 定期性經常案件，其文不需蓋用校印者（如各處室通報等），可設立釘本式稿簿，此項稿簿於每學年開始時設立，於學年終了二週內歸檔。第 八 條 文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間以明責任。第二章　收文處理第 九 條 各級單位外來文件，由文書組統一收受；收文之作業程序分點收、拆驗、分文、編號、登記及分送。第 十 條 點收：收文人員收到公文或函電，除普通郵遞信件外，應逐一核對實收文件數量與送文簿（清單）所載是否相符。收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，收文人員得當面退還送件人或拒收。辦公時間外，遇有公文收受，由值日人員依值日及值夜規則之規定辦理。第 十一 條 拆驗：機密件或書明親啟字樣之文件，登記後送交校長或指定之密件 處理人或收件人簽收拆閱。普通件應即點驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，應於來文首頁右邊裝訂線內註明蓋章，分由承辦單位催補。檢視來文之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱，如相隔時日較長時，應於文面註明收到日期。公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送出納單位或承辦單位點