东海大学财产管理办法释疑.DOC

東海大學財產管理辦法釋疑 概念 ●新進專任同仁與本組之關係。 ◎除了教職員單身宿舍、學人宿舍外，關係最密切的就是各單位財產之增加、報廢、移交、盤點…等。 ●什麼東西需要登記為單位財產？ ◎機具設備可使用達２年以上者，均需登記為單位財產(列產或列管)，不論金額(99元的計算機也必需列管)。若單位認定為消耗物品（耗材）或使用年限不達２年，請在付款申請單上註明為「維修(更換)」或「消耗物品（耗材）」或「使用年限不達２年」。 ●何謂「列產」？何謂「列管」？ ◎「列產」和「列管」僅是單價購置金額一萬元為分界；但「列產」之使用年限依行政院頒行之『財物標準分類』中之「最低使用年限」設定，「列管」之使用年限則均設定為２年。 ●何謂「財產(分類)編號」？ ◎依行政院頒行之『財物標準分類』，由本組分類列產登記後產生之有序號碼，共分三段，第一、二段為分類，第三段為流水號(全校財產之總順序編號)，各段以「-」為區分，可見於設備上之財產標籤及單位財產清冊(序號另於序號起及序號止欄中)。 ●何謂「財產管理人」及「財產使用(保管)人」？ ◎「財產管理人」係單位主管指定之財產管理監督人，對內依財產之使用情形歸列至「財產使用人」名下管理，對外統籌財產增加或減少之經理人；「財產管理人」亦可為「財產使用人」；「財產管理、使用人」必需為專任教職員；若單位財產為公用或共用或兼任教職員使用，由單位主管指定專任教職員管理，並列為「財產使用（保管）人」；變更單位之「財產管理人」，由單位主管寫一便簽或十行紙送本組即可。 財產增加 ●設備採購進貨後之付款程序。 ◎檢附「付款申請單」、發票(部份款項經費必需黏貼於「支出憑證黏存單」)、或有含議價比價記錄表、三家報價單、「購置財物列產記錄單」(保管組公務包裹收發中心填單領用)，部份採購需附合約書或其他證明文件 → 本組登列財產並派員前往確認設備物品數量，黏貼財產標籤 → 本組將整份傳票送交會計室，無誤 → 總務處出納組自動轉帳予廠商，或交寄掛號(需附回郵信封及郵資) →「購置財物列產記錄單」第三聯及「財產增加單」第三聯擲回使用單位留存。 ※「廠牌、型號…」欄內容愈詳細，對日後盤點財產愈方便；採購電腦部份，因配備不同關係價格，故需詳列規格，筆記型電腦亦同(例：IBM R30, 14.1”, Pentium 4-2.4GHz, 256MB RAM, 30GB HDD, 16xCombo DVD…等)；因電腦螢幕(LCD、CRT)常因時因地不隨電腦主機移動，故一律另列財產編管，若價格已含在電腦中，請向廠商詢問價格，取出單價以利登產。 ※若同份採購中，「財產使用（保管）人」有所不同時，可請各使用人於該項設備下方或空白處簽名。 ※若採購之設備，因故無法交貨，可另以「較新型」或「功能較多」或「較高階」…等要求改送新品，「購置財物列產記錄單」上必需填入「實際到貨」的「廠牌、型號…」；若「廠牌」不同，則需請廠商重送報價單(金額不變)，並更改所有請購內容(「請購單」三聯、「議價比價紀錄表」、發票…等有廠牌、型號…之部份)。 ※「單價」「總價」欄之金額均應含稅，不可另填稅金於下。 ※「購置財物列產記錄單」之廠牌、型號…等，一律以書寫方式登載，不可影印報價單內容或打印方式再剪貼於各聯。(90學年度教育部訪視糾舉) ●何謂財產增值？ ◎若採購物品為已列產設備之配、附件，以不另編新財產編號方式，而附加價值於原財產中，如上圖之燒錄機附加於財產編號3140101-03-3999(電腦)中，使用單位必需自行填入，若無，則本組自當編入新財產編號。 ●「捐贈設備」是否需登記為單位財產？ ◎是！一般捐贈僅需填寫「購置財物列產記錄單」，單價需填時價或粗估金額，送本組即可；若為購買某設備時，廠商另贈之物品，則寫入同份付款傳票中之「購置財物列產記錄單」，單價需填時價或粗估金額。 ●維修異動。 ◎一般維修更換者，請以「維修費」報帳，若規格有異動時(例原個人電腦之硬碟20GB，換修為60GB)，請填「購置財物列產記錄單」，寫上財產編號、名稱(硬碟)、廠牌型號、金額，並註明係「維修更換」，本組將自動更新該項財產內容。 ※若送修後有換新品或外殼，以致財產標籤遺漏，請隨時向本組通報(財產編號)印製，並確實黏貼。(90學年度會計師事務所抽點糾舉) ●財產設備升級。 ◎若原財產之部份配件因故必需更換升級，且該配件將”必需”回收或無法另作它用，若尚未達使用年限，請先簽呈核准始提報廢減值申請，新配件則請以「增值」方式列產。 ●經由網路下載授權之軟體如何登記財產？(93.06.23增) ◎若透過國內廠商採購，請該廠商附上「證明文件」及下載授權之通知書或文件檔案輸出，並將該軟體錄至光碟片(需註明該軟體名稱)，將這三份文件物品一起保存，本組將把財產標籤黏貼於授權文件上。 ◎若