第四讲 办公室事务和管理(二).pptVIP

第三节 印信管理 一、印章使用与管理 秘书部门掌管的印章主要有三种：单位印章（含钢印）、单位领导人的私章（公用）、秘书部门的公章。 单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是 （1）标志作用：印章是单位的标志； （2）权威作用：印把子； （3）法律作用：用印后的公文和凭证具有法律效力； （4）凭证作用：不盖章的无效。 1、印章的刻制及启用?? （1）严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改; （2）必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。 （3）启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。 2、印章的审批和使用?? ??必须经过领导人批准，并进行认真的登记，未履行手续或手续不全时，不得用印。 ? 3、印章的保管?? ? （1）印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，保管人也即是使用人，严禁擅自使用或外借。 ? （2）印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。 二、介绍信的使用与管理??? 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。 介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题:?? ? （1） 介绍信的格式应符合要求 ? （2） 介绍信应由专人管理 ? （3） 出具介绍信必须认真履行审批手续 ? （4） 妥善保管好介绍信的存根 练习： 你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上： *???上午举行董事会议，所有的经理都参加。 *???上午给参加员工培训课的新员工讲话。 *???中午与A公司的董事长马XX与夫人共进午餐。 *???下午前往B公司拜会市场开发部的经理高XX。??? *???下午会见C公司的销售部经理张XX。 注：日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。 （二）秘密的等级 我国《保密法》把国家秘密分为绝密、机密、秘密3个等级。 “绝密”是最重要的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到特别严重的损害。 “机密”是重要的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到严重的损害。 “秘密”是一般的国家秘密，泄露出去会使国家安全和利益遭受到损害。 （三）文件保密的方法 1、文件印制前应准确定级，标明密级。印刷时不得擅自多印多留。草稿、修改稿以及历次印刷的清样，必须与正式文件同等重视。印刷过程中的蜡纸、衬纸、废页、废件应及时销毁。 2、文件在收、发、分送、传递、借阅、销毁各个环节中，应严格登记制度，做到件件有手续，件件有着落。 3、阅读秘密文件要在办公室或阅文室进行，不得擅自带回家中阅读。不经制文部门批准，不得扩大阅读范围。 3、外出递送秘密文件，必须有安全保障，途中不得办理与文件无关的事。外出工作必须携带秘密文件的，要经过领导批准，采取安全措施，并遵照有关部门的规定执行。 5、存放秘密文件必须放在保密有保障的库房或文件柜内，并经常检查保密情况。对于平时工作用的秘密文件，应在用后随手入柜加锁。 6、人员调动，必须严格交接手续。在移交秘密文件时，要造册，核对，办理签字手续，不得搞“信任交接”。 7、秘密文件均要定期清查。若发现有丢失的，要及时追查处理。 8、经领导批准销毁文件，须登记造册。秘密、机密文件派专人护送到指定的造纸厂监督销毁；绝密文件和密码电报指定专人就地销毁。 （四）会议保密的方法 1、秘密程度较高的会议，会前应与保卫、保密部门共同采取保密措施，并对与会人员进行保密教育，严格规定保密纪律。 2、尽量不在内、外宾混住的宾馆、饭店召开秘密会议。 3、会前对会场的扩音、录音设备进行保密检查，防止有线扩音设备寄生振荡泄密。严禁使用无线话筒录音或无线话筒代替有线扩音设备。 4、会议期间的文件，一律标明密级，统一编号，登记发放，禁止乱印乱发会议秘密文件。对会议产生的秘密文件，少印少发。绝密文件，严格控制。对领导同志在会议上的讲话，不得随意整理记录散发。 5、会议期间应设保密箱、柜和文件袋。指定专人管理秘密文件、资料等。大型会议最好设保密室。 6、与会者不得以任何理由外泄会议秘密内容；新闻报导部门不得公开报导会议秘密事项。如会议内容需要向下传达时，应明确规定传达的范围。 7、会议结束后，要对会场、住地进行保密检查，看有无遗失文件、笔记本等。 案例分析题 小李是某商社的秘书，在她的办公场所里，人们总是看到满目狼藉、一片繁忙景象。她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去，她的抽屉里总是堆放着满满的文件，她总是穿梭在办公桌与文件柜一段不算短的路途之间。她总感到时间不