ワープロ表示-南十胜消防事务组合.DOCVIP

第1　第2条(左横書き)関係 　　組合の公用文は、次に掲げるものを除いて、左横書きで作成します。 　1　法令等により様式が縦書きと定められているもの 　　(1)　「法令等」とは、法令及び他の官公庁の通達などをいいます。 　　(2)　法令等により様式が縦書きと定められているもの 　　　【例】　登記嘱託書、裁判所に提出する答弁書、準備書面等 　2　表彰状、感謝状、賞状、祝辞、弔辞その他これらに類するもの 　3　その他消防長が縦書きを適当と認めたもの 　　(1)　刊行物、ポスターの類は、必要がある場合は、縦書きとして差し支えありません。 　　(2)　(1)以外のもので縦書きを必要とする場合は、書類担当責任者は、事前に総務係長に協議してください。 第2　第3条(文体及び表現)関係 　1　文体 　　(1)　「一般文書のうち議案、契約書等」とは、次に掲げるものをいいます。 　　　ア　議案 　　　イ　契約関係文書のうち契約書、覚書、協定書等 　　　ウ　部内文書のうち報告書、復命書、辞令書、要綱、要領、内部資料等 　　　エ　裁判所に提出する文書のうち答弁書、準備書面、指定書等 　　　オ　不服申立関係文書のうち決裁書及び決定書 　　(2)　「ます」体を用いる文章であっても、箇条書にする部分等表現を簡潔にする必要があるところでは、「である」体を用いて差し支えありません。 　2　表現 　　(1)　「簡潔」な表現を用いるに当たっては、次の事項に留意します。 　　　ア　文章は、なるべく短く区切り、句読点を正しく付けます。 　　　イ　文章が長く続く場合には、意味の大きな切れ目に段落を付けます。 　　　　　なお、段落を付けるかどうかは、次のような接続詞、語尾の表現等を基準とします。 　　　　(ア)　段落で行を改めるもの 　　　　　【例】　なお、○○○　　　おって、○○○　　　つきましては、○○○ 　　　　　　　　　また、○○○　　　さて、○○○　　　ところで、○○○ 　　　　(イ)　段落で行を改めないもの 　　　　　【例】　ただし、○○○　　　その際、○○○　　　この○○○　　　したがって、○○○　　　その○○○　　　このため、○○○　　　この場合において、○○○　　　○○○も同じである。　　　○○○も同様とする。 　　　ウ　箇条書、表等を活用します。 　　　【例】　特に、会議の開催通知や案内状などは、 　 1　日時 2　場所 3　議題 　(1)○○○について 　(2)○○○について 　　　　　　というように、箇条書にすると簡潔で分かりやすくなります。 　　　エ　敬語は簡潔に用います。 　　　【例】　お申し込みになられますと　　　　→　お申し込みになりますと 　 何分の御配意を賜りますようよろしくお願い申し上げます。 →　御配意をお願いします。 何分の御教示を賜りたくお願い申しあげます。 →　御指示を願います。 　　　　　　　御調査された結果を　　　　　　　→　御調査の結果を 　　(2)　「分かりやすい表現」を用いるに当たっては、次の事項に留意します。 　　　ア　まわりくどい表現、堅苦しい表現は、用いません。 　　　【例】　出席方についてよろしくお取り計い願います。 →　出席をお願いします。 　　　　　　　その特徴とするところは　　　　→　その特徴は 　　　　　　　予断を許さない　　　　　　　　→　前もって判断できない 　　　　　　　特段の御配慮を賜りたい　　　　→　よろしくお願い申し上げます。 　 ○○については、現在検討しているところでありますが、 →　○○を(は)現在検討していますが、 　　○○を(は)現在検討中ですが、 　　○○を(は)現在検討しておりますが、 　　　　　　　事務処理に遺憾のないよう　　　→　事務処理を適切に行うよう 　　　イ　あいまいな表現は、用いません。 　　　【例】　前向きに検討する 　　　　　　　慎重に対処する 　　　　　　　善処する →　(抽象的な慣用句を安易に用いず、具体性をもった表現とします。) 　　　ウ　否定形を使い過ぎたり、省略し過ぎたりした表現は、避けます。 　　　エ　文語調、漢語調の表現は、避けます。 　　　【例】　諸般の事情により　　　　→　いろいろな事情により 　　　　　　　貴殿　　　　　　　　　　→　あなた 　　　　　　　過般お願いした　　　　　→　先日お願いしました 　　　　　　　○日付けにて　　　　　　→　○日付けで 　　　　　　　○号をもって　　　　　　→　○号で 　　　オ　権威主義的な表現、命令調の表現は避け、親しみのある表現を用います。 　　　【例】　運用に遺憾のないよう命により通達する。 →　運用が適切に行われるよう配慮してください。 　　　　　　　○○せられたい。 　　　　　　　○○すること