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Excel函数在总承包采购管理工作中运用 　　摘要 本文通过Excel函数在总承包采购管理工作中库存管理、库存分析、库存物资的处理、销售清单的确定四个案例中的运用介绍了Excel函数在总承包采购管理工作中的的运用。 　　关键词 Excel函数 工程总承包管理 采购管理 库存管理 　　中图分类号：F253. 2 文献标识码：A 　　 　　 　　Excel函数的功能是非常强大的，在工作中灵活地运用它，能够极大地减少工作量，为工作带来事半功倍的效果。下面就通过Excel函数在总承包采购管理工作中库存管理、库存分析、库存物资的处理、销售清单的确定四个案例中的运用介绍Excel函数的运用。 　　一、Excel函数在库存管理中实现“日清月结” 　　（一）事情的起因。 　　在工程总承包初期，由于没有系统的工程管理软件，很多作业都是手工作业。而手工作业是每月月底结帐，所以准确的库存都只是在月底知道，很难把握实时的库存信息，这显然不能满足工程的需要。 　　（二）解决方案的构思与实施。 　　构思：库存工作表中每种材料应具有唯一的明细，这样方便查询库存。库存有进有出，故进有一块、出有一块。通过设置总入库量、总出库量之后可以得出库存。 　　实施：进按合同进，这样在行底可以合计，以检查数据的正确性。出按施工单位/子项出，以进行成本核算。总入库量列对所有合同合计，出库量列对所有施工单位/子项合计，库存列可以得出库存。工作中，仓储工作人员每进行完一笔业务，在帐目中登记之后，实时库存立刻显现出来。对于多人操作问题，可将文件设置为共享模式，可供多人同时操作存取数据。 　　以上“日清”工作完成以后，剩下的就是“月结”工作。在手工作业中，每月月底需对各类型材料的月增加数量、月增加金额、月减少数量、月减少金额、结存数量、结存金额数据进行月度总结。而在总承包工程中，各类型材料的明细众多，数据动态巨大，手工统计的工作量是非常繁重的，需要将同种类型材料明细当月进进出出的数量及金额累加。如何在Excel中解决这一问题，也成为减轻仓储工作人员工作量的一项重要事情。 　　实现办法：根据各类型材料月结这一概念，首先将各类型材料进行“广义”的编码。在这里对“广义”打上引号，是因为在总承包工程中，材料的种类繁多，逐一编码的工作量很大，一时无法完成。在这里只是将同种类型材料设作同一编码，以便统计使用。第二步将每月月底与手工帐目核对无误的库存工作表进行备份，并将备份工作表改名为当前年、月、日。这样既醒目，又可避免因每天操作库存工作表不可避免造成数据损失之后无纠正来源。第三步，设置月结工作表，在这里主要是用两个函数SUMIF、SUMPRODUCT。 　　月增加数量=SUMIF(库存工作表的类型列,当前类型,库存工作表的总入库量)-SUMIF(上一次备份库存表的类型列, 当前类型, 上一次备份库存表的类型列的总入库量)。意义：当前类型材料截止到目前总的入库量-截止到上月结帐时总的入库量，即为当前类型材料当月入库量。 　　月增加金额=SUMPRODUCT((库存工作表类型列=当前类型)*(库存工作表总入库量列*库存工作表单价列))- SUMPRODUCT((上一次备份库存表类型列=当前类型)*( 上一次备份库存表总入库量列*上一次备份库存表单价列))。意义：当前类型材料截止到目前总的入库金额-当前类型材料截止到上月结帐时总的入库金额，即当前类型材料当月入库金额。 　　月减少数量：参考月增加数量。 　　月减少金额：参考月增加金额。 　　结存数量：参考月增加数量。 　　结存金额：参考月增加金额。 　　（三）解决方案的效果。 　　通过以上解决方案以后，当每天的出入情况在库存工作表中输入后，库存情况立即显现出来，月结表中也会有所显现，月底核对完库存工作表之后，月结情况也随之出来了。从而极大地减轻了仓储工作人员的工作量。 　　二、Excel函数在库存分析中的运用 　　（一）事情的起因。 　　工程总承包在进行到中后期以后，仓库已库存较多材料，而在工程中却紧缺另外许多种材料。基于对工程结束之后库存材料偏多的担忧，需对库存材料进行一次分析，以查出哪些材料是多余的，哪些材料还需要再采购，以便于后期采购工作的进行以及多余材料的处理。 　　（二）解决方案的思路。 　　各材料的总计划量（已有施工单位各子项计划表）即为总需求量，总入库量（已有材料库存表，内含各材料总入库量）+未入库量（已到货未办理入库手续）+在途物资（即已签合同未到货）可视为总采购量，通过这两个数据的量差（采购量差）可以判定材料是否有多买。通过采购量差与库存的比较，可以知道库存的材料是否是有用的，或是其中有多少是无用的。 　　（三）方案实施前的准备。 　　此方案主要通过Sumproduct函数