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Excel函数技术在高校教学信息管理中实际应用 　　摘要从利用Excel函数进行高校教学信息数据的录入、处理、输出三个方面入手,重点介绍Excel函数的使用方法。 　　关键词计算机;Excel;函数;信息管理 　　中图分类号TP311文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)052-0143-01 　　 　　Excel是办公自动化中非常重要的一款软件,很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅能够方便的处理表格和进行图形分析,而且强大的函数功能在对数据进行自动处理和计算方面尤显突出,然而很多用户对于强大函数功能却难以进一步深入实际应用。本文从数据的录入、处理、查询三个过程入手,详细介绍Excel函数技术在高校教学信息管理中的实际应用。 　　1快速准确录入学生基本信息 　　高校教学信息管理是一项复杂的工作,学生情况信息表中,各类信息多样化,比如:学生基本情况包括学号、姓名、性别、出生日期、身份证号、所在班级等数据项,再加上每位同学数十门成绩,录入数据是一项非常繁琐的工作,即便采用复制、选择列表等技巧仍显效率不高,如果利用Excel函数来处理则可以大大提高录入速度,减少错误率。 　　1.1根据身份证号自动获取出生日期 　　学生的身份证号包含有出生日期、性别等信息,如15位身份证号的7―l2位,18位身份证号的9―14位分别表示出生日期。 　　在工作表中,B3:B12单元格存放学生的身份证号,计算出生日期时,可在D3单元格建立公式: 　　=IF(LEN(B3)=15,DATE(MID(B3,7,2),MID(B3,9,2),MID(B3,11,2)),IF(LEN(B3)=18,DATE(MID(B3,9,2),MID(B3,11,2),MID(B3,13,2)),“”)) 　　该公式中使用了IF、LEN、DATE、MID四种函数,其中:①IF函数功能:根据指定条件的逻辑判断的真假值,返回不同的结果。②LEN函数功能:返回文本串的字符数。③DATE函数功能:返回代表特定日期的序列号。④MID函数功能:返回文本串中从指定位置开始的特定数目的字符。 　　知道了各函数的功能,我们通过分析不难得出该公式的作用为:通过MID函数从身份证号码字符串相应位置分别截取2个字符,即分别得到了年、月、日字符数字,再通过DATE函数将字符数字转换为日期格式。公式最外层,通过IF函数的判断对15位和18位身份证号进行识别。 　　公式建好后,将公式填充到整个出生日期数据区,当输入身份证号码时就会自动得到学生的出生日期。 　　1.2根据学号获取班级名称 　　一般情况下,高校学号编码中包含了班级编码信息,如本例中学号“082011003”前两位数字(08)为入学年份后两位,第三位数字(2)代表学制,第四、五位数字(01)代表专业,第六位数字(1)代表班,最后三位(003)为实际班内排号。由此分析,我们可以在E3单元格中写入如下公式: 　　=MID(A3,1,2)“级”MID(A3,3,1)“年制”CHOOSE(VALUE(MID(A3,4,2)),“计算机”,“英语”,“数学”)MID(A3,6,1)“班”。 　　该公式中使用了MID、CHOOSE、VALUE三种函数,其中MID函数上文已介绍过,其它两个函数用法如下: 　　①CHOOSE函数功能:根据给定的索引值,从待选参数中选出相应的值或操作。 　　②VALUE函数功能:将表示数字的文字串转换成数字。 　　公式中CHOOSE函数根据A3值,分别提取出入学年份、学制、专业、和班级数值,通过连字符“”连接为完整的班级名称。因此E3单元格通过上述公式运算得出最后结果为“08级2年制计算机1班”。 　　同理,信息表中的性别、年龄也是可以用类似公式得到的。 　　2巧妙进行信息处理 　　2.1计算总成绩、平均成绩 　　在成绩统计中,经常要统计成绩的总和。我们知道数学函数SUM是计算单元格区域中所有数字之和。可以用它来计算各科成绩的总分。 　　本例中,计算各科成绩的总分,可在K3单元格中输“=SUM(F3:I3)”,确认后即可计算出第一位同学的总分。自动填充整个总分数据列就可计算出其他学生的总分。 　　平均分计算方法与总分计算方法类似,只需将SUM函数替换为AVERAGE函数。 　　2.2利用RANK()函数进行排名次 　　成绩统计表离开不成绩排名,统计出每个学生的名次(要求不改变原工作表记录的顺序),要充分考虑到并列名次的问题。RANK函数可以完全胜任此项工作,它的功能是返回某一数值在一列数值中相对于其它数值的排位。需要注意的是函数RANK对重复数值的排位相同。但重复数的存在将影响后续数值的排位。比如:在一列整数中,若整数80出现两次,其排