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企业基建工程档案的收集与管理方法分析 　　【摘 要】基建档案是企业基本建设项目从立项、勘察到竣工验收整个过程中各项工作的历史记录。基建档案中有关工程项目立项申请、批复等资料内容，是确定建设项目合法、合理性的重要依据和凭证，其中有关项目竣工图和相关文字记载内容，是进行后期项目使用和维护工作的依据。所以，基建项目工程档案是非常重要的内容，要保证其具备充分的完整性和真实性。 　　【关键词】企业基建工程；档案收集；管理方法 　　一、基建工程档案管理的重要意义 　　工程科技档案一般含有一系列固有的基本建设程序，即项目工程的立项→项目工程的可行性研究→对项目工程进行初步的设计→设计项目工程的技术施工图→招投标→项目工程的施工及管理→对于竣工的项目工程进行验收。工程科技档案的重要作用可以从以下两个方面进行考虑：①它可以对工程实施中每一个环节的实际状况进行深刻地揭示；②可以对工程项目建设的全过程进行详实地反映。工程科技档案的这些特点决定了基建工程建设中档案管理上的特别之处。工程科技档案的建立可以说是一项长期性的基础工作，因为它的原始材料都是在每个工程施工的过程中产生的。此外，工程建设还具有时间长、操作的环节较多以及设计部门很广泛等不利的条件，因而采取一些有效的措施来加强工程科技档案的基层管理，才能够真正地建立起一套完善的科技档案。 　　二、企业基建工程档案的收集与管理措施 　　（一）提高档案管理人员的思想认识，不断完善档案管理制度 　　思想意识能够指导人的行为方式，也在一定程度上保证了行为的实施效果，因此企业基建档案的收集和管理工作也要重视观念教育，及时进行观念的教育和革新，正确认识工程档案管理工作的重点，认真配合相关部门和领导的各项工作，经常宣传和介绍一些有效利用档案的优秀事件，激发企业档案管理人员对自身工作的积极性和工作热情，能够认真、仔细对待档案管理的每个细节。同时企业也要对当前的基建工程档案管理制度进行不断的改进和完善，并且要同当前基建工程项目实际情况相联系，认识到基建工程档案管理的特殊性和管理要求，要求每个参与部门都要建立一套严格的档案管理机制，在开始施工后将档案管理机制同实际实施步骤相联系；安排专门的档案管理人员，不断完善当前的基建工程档案管理系统，增加每个子工程项目管理人员同档案管理人员之间的沟通和联络；将基建工程项目档案管理工作规章制度进行不断的优化和改进，并且符合基建工程档案管理的各项要求，完全适应部门当前的实际情况。同时可以组织对基建工程档案管理工作的评价，激励人们不断努力，对施工环节、竣工验收等各项工作流程更加规范地执行，也是不断进步的过程，细化对基建工程档案的管理工作，将档案保管、整理等每个细节都落实到具体人员身上，保证基建工程档案能够完整、真实、准确地归档。 　　（二）科学规范基建工程档案管理业务流程 　　（1）要把对工程档案的资料收集、管理、保管等多项工作的具体要求归纳到合同管理中 　　要从基建工程的建设初期抓起，将相关的各类文件资料管理工作加入到合同管理的范围内，比如在招标文件和合同中，要完整地说明进行文件收集、归档等的要求和规定，将这些归档的要求作为合同的附件，并且合同中对档案的各项归档要求、时间等详细写出；建设单位在同其他管理公司签订设计、施工等各种不同内容的合同时，要在其中明确说明档案管理工作要严格遵守四个“明确要求”，从而使得文件资料的管理工作更加准确、清晰。 　　（2）档案交底工作 　　建设单位完成项目立项后，要对所有的参与单位进行一定的档案交底工作，确定项目中涉及的各种文件现场的保管方式和重点，比如进行项目建设时，要安排专用的文件收集设备，保证文件能够长期完好无损，防止由于环境条件原因造成文件出现虫咬、受潮等现象，同时要做好各项文件的备份工作，当前主要是电子备份，确保文件足够的安全、完整、有效。 　　（3）要同时进行各项基建档案管理和工程建设工作 　　就是要在工作过程中，不断进行机制的改进和完善，明确每个员工的工作责任，建设单位还要要求监理方、施工方必须安排专门的档案管理人员，将资料的收集管理加入到工程质量管理环节，人员要认真完成自身任务，并且进行适当的绩效考核工作，保证档案管理工作能够有效、科学地进行。 　　（4）要认真、仔细完成竣工验收时期的各项资料整理、收集工作 　　在进行工程项目验收时，一个非常重要的要求就是这些竣工材料必须是达到项目各项要求，所以，这些对于工程项目的一些管理部门、监理部门和资料员等，必须认真做好验收材料的各项审查工作，对每个单位上交的各项资料要认真检查、仔细核对，并重点关注对一些隐蔽工程项目记录材料是否准确、有效，保证做出的相关项目变更都能有效实施，是否有完整的资料记录，确保真实、准确，符合国家的各项规范要求，在保证工程资料的全面、合理、详细