质量管理体系文件编写教本.pptVIP

5.当运行不符合标准要求时（缺此项要求或不完善），应进行讨论、分析、提出整改措施，并纳入文件执行，使编写文件过程促进运行改进，千万不要迁就现实而背离标准要求； 6.作好对原有文件的修改、补充、完善、形成统一的文件体系； 7.要注意运用过程方法和PDCA循环思路去写，体现持续改进的要求； 8.作好编写过程的统稿，根据过程涉及的范围可分层或局部进行，但一定要有全面统稿过程，有时还可能经几次统稿才能定稿。对涉及到的部门应会签； 9.切忌照抄，照搬其它组织的文件； 10.要按文件控制要求执行，特别是文件的审批及修改、评审再批准。 有人对质量管理体系文件编写的注意事项总结了以下几条： 1.领导决策 2.组织落实 3.培训先行 4.调查入手 5.编写规范6. 上下结合 7.精心审批 8.实践落实 3.质量管理体系过程之间的相互作用的表述。质量管理体系的各个过程都不是孤立存在的，各个过程间存在着各种各样的关系，一个过程的输入可能是几个过程的输出，而一个过程的输出，又可能为几个过程的输入，因此在质量手册中应识别和确定这些过程并对其相互作用进行详细表述，使各过程协调有序。 如何表述过程之间的相互作用呢？在ISO/TC176/SC2/N544《质量管理体系的过程方法指南》一文中写到： A)识别质量管理体系所需的过程及其在组织中的应用： ——我们的QMS需要些什幺过程？ ——这些过程有否外包？ ——每个过程的输入和输出是什幺？ ——过程的顾客是谁？ ——这些过程的要求是什幺？ ——过程的“所有者”是谁？ B) 确定这些过程的顺序和相互作用 ——我们的过程的总体流程是什幺？ ——我们怎样描述这些流程？（过程图或流程图） ——过程间的接口是什幺？ ——我们需要什幺文件？ 按以上的内容来描述是一种适宜的方法。 实际上9001标准中对质量管理体系中的大过程已经定好了，我们应结合组织的实际一层层的识别相关的小过程。在手册中考虑上面A、B中提出的问题，对过程进行描述。描述中一定描述清楚“5W2H”中的“做什幺”、“谁来做”，至于“如何做”可能描述不很完全，可自然的引出相应的程序文件及相关文件，在相关文件中写清楚。在描述中要注意写清本过程与其它过程的相互关系，以及本过程内的小过程之间的相互关系。 可以按9001标准中过程的顺序进行描述。也可以不按标准条款的顺序描述、辅以对照表说明手册内容与标准条款的关系。 若某一过程已形成专门的程序文件，则手册中描述的可以简单一点，只描述基本内容，详细内容见程序文件。若某一过程没有形成程序文件或其它文件，则在手册中要详细描述、把“5W2H”交代清楚。 在过程描述中，不要按标准要求逐条回答问题式描述，更不要照抄标准，方式可多样，要根据标准要求结合组织实际情况如何实现这些要求，进行有效实施的描述，即把标准要求变成实施活动。标准对组织的质量手册没有提出统一格式的要求、组织可以取最适合自己的方式表述，有时可能一个过程与2-3条要求有关，可以一起表述，也可以将过程再细分以便操作。过程能分解到什幺程度应取决于组织的结构和运做的方便而不是标准条款。 标准中的4.1是总要求，具体应落实到各过程及其活动中去，因此可以不单列一条专门描述。 能采用流程图并辅以简单的文字说明，对质量管理体系过程进行描述是一种好办法。 4、质量手册中的其它内容 质量手册中要给审核员看，应满足审核员了解组织状况的需求。同时质量手册要满足组织的使用需求、要适用。所以质量手册还应包括其它内容，例如： （1）组织的概况，组织的基本信息，如背景，历史，规模和业绩，组织的名称，地址，通讯方法（地址、邮编、电话、传真、联系人和网址等）。可以在手册前言中，也可以单列组织概况一节，把以上内容表示清楚。 （2）组织质量管理体系范围内的职责、权限和相互关系。列出组织的机构图，和职能分配表，给出各机构的职能，各主要岗位职责和权限。可以结合对“5.5职责、权限与沟通”过程的描述表示清楚，也可以在对过程描述前把组织的机构图和职能分配表展示出来。 （3）引用文件，质量手册应包括一个引用文件的清单，这些被引用的文件并未包括在质量手册中