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关于高校学院办公室工作几点思考 　　摘要：学院办公室是学院领导下的一个行政管理与办事机构，它既要参与政务，又要管理事务，还要搞好对??生的服务，是院（系）的“窗口”和“关口”、是领导的参谋和助手，在院内发挥着承上启下、顾左连右的桥梁和纽带作用。随着科技的发展和办学摸式改革的深入，学校将面临办学规模扩大、办学层次增多、国际化趋势凸显等形势，传统院办公室的模式已经越来越不适应这种发展和改革的需要。在这种状况下，办公室如何科学、有效地完成办公室新的职能任务将是它面临的实际问题。笔者认为，应先从人员素质抓起这是搞好办公室工作的基础，其次要尽快实现办公手段的现代化这是完成办公室新职能工作的保障。 　　关?I词：院办公室职能；办公手段现代化；院办公室管理 　　中图分类号：G462文献标识码：Ａ文章编号：1005-5312（2011）05-0204-02 　　 　　一、提高素质，增强“服务”意识 　　院办公室广义地说它包括院党委、院行政、院学生工作、院教务（本科生、研究生成教生）院人事院资料室，这些办公室对外是“窗口”对内是“关口”，起着承上启下的桥梁和纽带作用。为师生员工服务是办公室最基本的职能，无论是党务、政务、教务还是学生管理人事管理、文稿起草、文书处理、会议安排、机要保密等事务工作，都是围绕为师生“服务”这一中心运转的。办公室工作人员素质的高低 工作能力的强弱，关系到能否当好院领导的参谋和助手，并将直接影响到院各项工作开展的成效。因此，办公室工作人员应具备以下基本素质，才能胜任办公室工作。 　　（一）政治思想素质方面 　　有政治思想觉悟、有理解政策的水平，能认真贯彻执行党的路线、方针、政策；能遵纪守法，主动贯彻执行国家及院、校的各项规章制度；有大局意识，讲团结、讲奉献，不争名、不争利具有团结同事共同工作的团队精神；为人是非分明，有?q别正确与错误的能力，有敢于坚持正确做法的道德水准。 　　（二）文化素质方面 　　每个办公室工作人员都面临着要经常起草通知、报告、撰写总结等文字工作。因此，文字综合能力是办公室人员的一项基本功，办公室人员的文字综合能力的高、低必将会反映到办公室形象的好坏和办事水平的高低中。为此，办公室工作人员就要具有一定的人文知识，就要具有较好的文化修养、文字功底和口头表达能力。 　　（三）业务素质方面 　　办公室工作人员只有熟悉本岗位业务，如党务、政务（行政办）、教务、学生工作、人事工作等，才能为领导当好参谋和助手。因此，就要具有各项本职工作方面的政策水平，才能应付本职工作中的突发事件?K给予妥善处理；才能具有内、外协调的综合组织能力以应对各种繁杂的事务。当然，为了不断完善工作，还要勤于学习和探索，善于总结和提高。 　　（四）工作作风方面 　　办公室工作人员日常不是对上就是对下“服务”，居于“窗口”和“关口”的位置。因此，要求工作人员必须秉公办事、不循私情、不谋私利、文明礼貌、工作耐心细致、为人正派、待人谦和。 　　（五）开拓创新精神 　　当前院办公室管理工作正从传统管理向现代化管理转变的过程之中，这不仅仅是管理方法的转变，更是一种观念的转变。因此，要求办公室工作人员必须具有系统化、现代化、?爰驶?的管理理念，才能适应当前改革的形势。如教育摸式的改革、人才引进制度的改革、学生就业的改革、国际化的深入等等都无疑给办公室的管理带来了挑战，如何从被动服务变为主动、贴近、超前服务；从传统守旧向精品、优质、高效服务转变，都是办公室急需要解决的问题。办公室人员只有在不断的学习中、在不断思考和总结中才能去开拓、去创新去解决当前所面临的这些问题。 　　总之，院办公室工作人员，只有具备了以上五个方面的素质，才能适应高校教育体制的改革，从而增强“服务”意识，当好参谋和助手。 　　二、努力实现办公手段现代化 　　现代社会的特点是信息量大、变化快，高科技日新月异使整个世界变成了地球村。高校也不例外，如异地办学，老师 学生居住分散等，办公室再靠传统的手工操写、发送通知和文书早已跟不上信息时代对办公室工作的要求。办公室必须拥有现代化的办公手段，建立办公室自动化网络平台，才能准确、快速地完成任务，也才能力求做到科学、高效的优质“服务”。 　　办公室自动化是应用计算机或数据处理系统代替人工来自动处理日常办公的一些事务性工作的手段，如 文字处理，包括文件的编辑、修改、存储、打印、图形处理、日常会议安排、邮件处理等，如果能把院办公室与教职工之间、与上级职能部门之间联成网络，构建一个办公室自动化网络平台，院办公室的工作效率会大大提高。 　　具体地说，运用办公室自动化网络平台，办公室的各类通知、公告、宣传报道可以在网上向全院师生员工发布，老师们的教学计划、科研、学术活动报告、学生成绩等也可以通过网上提交，缩短了办事