刍议档案信息化建设与档案管理优化措施.docVIP

刍议档案信息化建设与档案管理优化措施 　　【摘 要】随着科学技术的发展以及计算机在各个领域的应用，对信息进行科学有效的管理是现代企业赖以生存和发展的基础。当今的时代是信息的时代，传统的档案管理满足不了人们对信息的使用和需求，档案信息化和档案管理已经是一个十分重要的课题。 　　【关键词】档案信息化；建设：档案管理；思考 　　一、引言 　　档案信息化是指利用现代信息技术对档案进行管理和共享，它以资源建设为核心，网络建设为平台，不断扩大信息资源的开发和利用，逐步实现档案资源数字化，实现档案资源共享。 　　二、档案信息化建设与档案管理的内容 　　（一）档案信息化建设的内容 　　1.档案信息化建设的含义 　　档案信息化建设是指利用信息技术提高档案管理工作的现代化水平，重新确立档案管理的新情况、新原则和新理论，确立网络环境中档案管理和档案服务的基本框架和方法，实现档案信息的共享和社会化服务。是综合运用多门学科的知识和各专业的相互配合，各个部门之间互相协调以及多个环节为一体的复杂系统。档案信息化建设是从局部建设发展成整体建设，在宏观体制下进行全面的规划和实施，通过与电子政务建设相结合，逐渐成为国家信息化战略的重要组成部分。 　　2.档案信息化建设的要求 　　档案信息化建设主要由五部分组成，其中包括基础设施的建设，基础设施主要指的是档案信息网络系统和档案数字化设备的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建立先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化整体的效益；应用系统的建设主要包括档案信息的收集、管理、利用和信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度和质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案服务的效果；标准规范建设是指对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导实施的过程，它相当于“交通规则”，对于确保计算机管理的信息和网络运行的安全畅通，具有十分重要的意义；档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，档案信息化资源建设的主要内容有馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收；第五个是人才队伍的建设，档案管理人才是关键。管理档案需要专业的人才，他们既要懂档案管理的业务，又要熟悉信息技术，所以必须是复合型人才。 　　（二）档案管理的内容 　　档案管理的内容主要是针对本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。根据不同的文件资料制定案卷类目，合理存放，便于利用和归档。对档案进行分类、整理、编目，并制定相应的检索工具，能根据要求快速准确的查询所需要的信息，并做好文件资料的安全和保密。 　　三、当前我国档案信息化管理中存在的问题 　　（一）数据的异构性 　　因为档案馆的资料来自不同的单位和部门，不同单位的数据都有其特点和结构，因此档案馆在处理信息时也比较复杂。 　　（二）信息的高度分散性 　　比如财务报表，税务部门有自己的财务报表，各单位都有自己的财务报表，这就加大了档案馆在处理信息时的难度，他们要从巨大的信息量中抽出最为有用的信息，进行合理的加工和处理，这样才有助于社会信息的共享。 　　（三）当前的信息管理的滞后性 　　档案信息化的核心在于对档案信息管理的流程进行提炼、优化和重组，提高信息的利用。国外的经验表明，档案信息化的建设重点是进行档案管理而不是电子设备的使用。我国的档案管理体制不够健全，存在很严重的滞后性。 　　四、影响我国档案信息化建设的主要问题 　　（一）对档案信息化建设缺乏认识 　　信息技术的普及可以提高工作效率，完整的信息框架和信息处理模式可以更快的对信息进行加工和处理。很多工作人员会排斥新技术，不愿意去学习，因此在信息化建设中应当树立以人为本的理念，让他们转变思想，通过不断提高自身的技术水平，提高工作效率。 　　（二）档案部门的信息化水平不高 　　虽然目前很多企业已经引进计算机技术来进行信息管理，但是仍有很多机构采用单机操作，这就使得信息资源无法实时共享，没有充分发挥现代计算机技术和网络技术的优势，很多人对计算机的使用效率过低，只会一些简单的操作，这也会影响信息化建设。 　　（三）对于运用信息资源的观念也存在问题 　　档案资料的流入档案馆很重要，但是把这些信息转变成为对社会有用的，能够服务大众，并带来经济效益更为重要，管理人员应该把注意力转移到后者，提高资源的共享和有效利用。 　　五、完善我国信息化建设和档案管理的措施 　　（一）完善档案信息化工作体系 　　主要从以下几个方面做起：第一首先要不断完善我国的运行机制，加强各部门的监督管理，逐步实现对文件资料的全程管理，赋予档案管理部门一定的