及时掌握实验室数据探索面向过程监管实验室管理方法.doc

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及时掌握实验室数据探索面向过程监管实验室管理方法

及时掌握实验室数据探索面向过程监管实验室管理方法   摘要:本文通过分析高校实验室管理工作中存在的信息来源单一,相关监督和评价体系的不健全的问题,探索在实验室管理领域,通过建设高水平信息管理系统,升级管理手段动态掌握实验室情况动态,加强过程管理力度,提高管理水平。同时作者对具体的信息管理工具软件的设计思路做出探索性思考,以及简要的功能描述。   关键词:过程监管;实验室综合管理;信息管理系统      过去的10年来,随着众多高校较大规模的经费投入到实验室建设中,实验室的资源和环境得到很大改善,并具备了一定的规模和水平。面对这样的形势,如何更高效率,更好的管理实验室,是摆在实验室管理工作者面前的一个重要课题。同时,各校在落实本科教学评估工作对实验室管理要求的过程中,已经感到实验室管理需要更加规范化和精细化,目前在此领域还有很多工作需要改进。   作者根据自己在迎接本科评估工作过程中的一些体会,分析目前实验室管理过程中,信息收集和处理工作存在的问题,以及这一问题带给实验室管理工作的影响。本文拟对这一课题作出分析,并提出自己一些不成熟的意见,供同行参考。      一、目前实验室管理中信息收集和处理工作的现状分析      在实验室管理中,特别是在迎接上级检查和评估的准备阶段,常出现一种较为普遍的现象:实验室管理部门不同科室经常通过下发大量电子表格,要求各实验室填报数据。但在这些表格中,数据重复程度高,绝大部分数据已经在以往的表格中上报过,只是这些数据的组合形式不符合当前的要求。例如,上次实验室报送了实验人员基本信息表,但是这次管理部门要求实验室上报人员结构分析表。   这样的数据收集和处理工作,让实验室老师认为管理部门没有有效地处理实验室历次上报的数据,将本该管理部门承担的数据处理的工作转嫁给实验室老师,容易让实验室老师质疑管理部门的管理水平,工作中产生厌烦甚至是抵触情绪。   同时,作为实验室管理部门也很为难。因为这些上报来的数据往往以文件形式存放在不同的管理岗位,数据形式和要求多样,很难相互共享信息。要手工从这些文件中组织数据,生成满足要求的报表非常困难,工作量巨大。最后管理部门只有将数据处理的工作交给实验室完成。   这类情况的存在,大大制约了管理部门对实验室情况的及时掌握,从而影响管理部门对实验室管理工作的效率,让大部分管理工作停留在“事后管理”阶段,很难做到“过程监管”的水平。同时缺少及时准确的数据支持,让管理工作失去考核依据和决策依据,影响实验室评估和建设。      二、升级信息管理手段,降低数据处理工作量,变事后管理为过程监管      固然,出现这种现象的原因是多方面的。比如管理部门人手紧缺,任务时间紧,要求变化大等。但是作者认为管理部门的信息管理手段不能满足不断变化的工作需求,是问题的关键所在。   综合分析目前的实验室管理工作现状,作者总结如下几点:   1.数据来源过多依赖实验室上报,形式单一,处理效率低下   实验室的基本信息收集和管理还处于手工操作或者文档管理的阶段,缺少及时了解全校实验室各类信息的数据平台。当评估检查或需要数据上报时就要加班加点赶材料,使本来就繁重的管理工作任务更加艰巨。   2.数据不能共享,信息不畅   虽然目前大多数高校的实验室管理部门都具有一些业务管理系统或办公系统来处理相关工作,管理部门运行多个应用系统来分别管理设备、物资、经费、人员、实践教学等。但各个系统很难数据共享,软件功能单一,不能全面管理实验室事务,人为加大信息壁垒,增加运行管理成本。   3.信息收集速度慢   大部分管理软件局限于主管部门的直接运行和管理,基层实验室老师难以参与其中,这就加大了及时掌握一线过程数据的难度,降低了信息的及时性,也减少了数据相互验证和审核的环节。   4.缺少信息的监控和考评体系   由于数据来源缺少必要的审核,主要依靠经验判断,没有客观数据支持,缺少监控和考评体系,影响管理和决策的科学性。比如实验室为了获取更多运行经费,往往多报工作量,但是管理部门缺少和教务部门的数据沟通和验证,很难审核这些数据,或者审核这些数据需要投入大量的人力,这就造成经费分配的不科学。   5.管理滞后   由于受到管理手段的制约,管理部门不能及时掌握实验室最新动态,让管理工作大多数时候处于“事后管理”的尴尬,很难对实验室工作进行动态的“过程监控”,这就直接影响实验室管理工作水平的提高。   6.服务工作不到位   受到管理手段的影响,让管理部门把大部分精力和时间都投入信息收集和处理中,影响到管理部门对实验室服务工作的开展,很难做到“管理和服务并重”,让一些本可以改进的服务工作,很难有时间精力去推动,这也会造成基层老师的不满。   为了解决这一问题

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