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基于WEB无纸化公文管理系统研究 　　摘 要如今计算机已被广泛应用，网络技术日益完善，公文管理走向无纸化已经成为不可避免的趋势。本文就无纸化所面临的问题、基于WEB的无纸化公文管理系统的模型、无纸化公文管理的技术实现及其安全性等方面作一些探讨。 　　关键词 WEB；公文管理；无纸化 　　中图分类号：G40-057 文献标识码：A 文章编号：1671-489X（2007）06－0070-02 　　Research on System of Paper-free in Document Magagement Based on WEB//Kong Linjun 　　Abstract Nowadays, computer has been widely used, and the technology of internet has became perfect. It is inevitable to apply the system of paper-free in the document magagement. In this essay, attention will be paid to the problems existing in this new system, the new mode of the documental management system which bases on web,and the technology as well as the safty of this system of paper-free. 　　Key word WEB；document magagement；paper-free 　　Authors address Network Centre, Zhejiang University of Finance Economics, Hangzhou 310018 　　 　　1引言 　　 　　 随着信息化技术的发展与普及，公文管理及处理作为高校各个办公室日常办公和管理活动的重要内容之一，在OA系统中占有十分重要的地位。如何有效地管理公文以提升我们的公文办理效率，提升办公绩效，是我们孜孜以求的目标。当前公文管理技术与标准还不够成熟，随着无纸化管理的深入，表现出来的问题也越来越多。我们需要进一步研究开发适应新要求的无纸化公文管理系统。 　　 　　2无纸化面临的问题 　　 　　2.1人工系统工作方式与管理需求的差距 　　 处理公文时，由于信息共享的局限性，通过各部门掌握的收文登记簿及公文处理单来实现对公文的收发与办理不可避免的会存在这样那样的问题： 　　 ①无法及时、完整地掌握信息 　　 由于信息生成较为分散，而信息传播途径不足，不可能及时查询公文办理情况。很多时候，各个办公室为了提高协调功能，常采用置备复印件，这样不仅增加了办公成本，而且由于信息的大量冗余，反而增加了信息管理的困难与混乱。 　　 ②无法对办文过程做到整体而有效的控制 　　 催办是管理人员对公文办理过程进行控制的主要手段，但是在人工的系统下，特别在办公室工作量急剧增加的时候，管理人员往往很难确切地掌握公文的当前状态，从而削弱了管理人员对公文办公过程的整体控制。 　　 ③无法得到对效率监控的数字依据 　　 人工情况下，无法对数以万计的公文办理环境进行定量定性的分析统计，只能依赖我们的直觉发现效率的问题，很难进行必要的定量分析，从而影响改善办公效率的速度、实效、经验。 　　 　　2.2　现有的计算机辅助公文管理系统还存在系统技术上的局限性 　　 目前市场上已经有很多有关公文信息管理的软件系统，但效果却很有限，究其原因，主要有以下几点：首先，规范化标准化程度低，系统处理公文信息的内容、范围与公文处理的有关规范和标准存在一定距离，系统共享性和普适性较差。其次，系统体系结构和可操作性也存在不少问题，由于没有采用先进的WEB技术，使得系统在用户界面、多媒体信息集成能力、信息的查询与检索方面不能满足现代公文管理的需要。最后，系统安全性不高，没有提供一种较为完整的系统安全机制，不能为公文管理信息系统提供有效安全保障。为此，我们需要从各个方面来考虑，采用新的理论和方法，实现新型的基于WEB的公文管理系统。 　　 　　3系统的3种模型 　　 　　3.1　系统的工作流程与业务模型 　　 高校的公文管理的工作流程如图1所示： 　　 　　 　　3.2 系统的数据库模型 　　 综合以上信息，我们可以抽象地归纳出公文管理系统的数据库概念模型，如图２所示： 　　 　　 我们根据此图，定义专用名词类表： 　　 主题词表L1、公文种类表L2、案卷目录一览表L3、记件标志一览