商务部-管理手册.docVIP

PAGE PAGE 4 商务部文件管理手册 修改记录 版本 修改原因/内容 编制人/修改人 批准人 生效日期 1.0 创建 商务部组织机构管理手册 与管理职责 目的：明确商务部部门及各职员岗位的职责，提高商务工作绩效，实现层层管理、级级负责，有效推进商务部各项工作的顺利开展，提高公司工程业绩，并作为商务部各职员的工作职权依据及工作业绩考核依据。在公司统一制定各部门的相关规定前，作为本部门管理的基础性规范，本规定不完善之处，以书面形式加以补充。 适用范围：适用于本部门人员及相关人员。 商务部组织机构工作范围及执行文件： 3.1商务部由公司分管副总经理直接领导；由总经理按公司规定进行考核商务部门的工作业绩效考核。 3.2商务部由部门经理商务部负责人负责实施商务部全面工作，实行经理负责制。 3.3商务部工作职责： 3.3.1在分管副总经理的领导下，负责公司投标文件的编制、审核、投标等相关工作 3.3.2负责分析全国招标投标市场发展形势和招标投标法律、行政法规，搞好投标调研工作，不断总结经验； 3.3.3负责本部门员工的日常保密、教育、培训、奖罚及绩效考核等管理工作； 3.3.4负责做好投标资金回笼及账款异常处理工作，协助财务部做好投标保证金相关应收应付款的定期核对回收工作； 3.3.5负责与投标有关职能部门的协调配合，搞好投标文件所需的资料，协助项目管理部，做好中标项目的资料移交工作； 3.3.6负责中标项目的合同制作、谈判、签订等工作，按规定报项目管理部备案，参与所签合同纠纷的处理； 3.3.7根据公司市场拓展和客户的需要，相关人员要求，与有关部门合作，提供工程技术方案和商务文件的咨询、的技术文件编制服务； 3.3.78完成领导临时交办的其他工作。 3.4商务部执行文件：《中华人民共和国招标投标法》；《交通部公路工程国内招标文件范本（2003年版）》；交通部《公路工程施工招标投标管理办法》（2006年第7号）；公司内部相关规章制度。 四、职责与权限 4.1 商务部经理职责与权限 4.1.1．负责全面统筹协调商务部各项工作； 4.1.2. 4.1.3 4.1.4 4.1.5业务洽谈，代理有关中标项目的 4.1.6了解客户的经营情况及信用程度，收集并建立相关的客户资料 4.1.7 4.1.8完成领导临时交办的其他工作。 4.2商务代表职责与权限 4.2.1负责编写公路工程机电项目的资格预审文件、投标文件（商务部分），整理审核投标文件中的 4.2.2负责前期招标文件的购置、投标及与相关单位协调的工作； 4.2.3负责收集整理在编写投标文件中涉及到与其他部门相关内容的资料； 4.2. 4.2.5负责整理及更新有关投标时需要的所有资料，项目资审、投标结束后，向商务助理移交全部资料(含电子档)， 4.2. 4.2.7负责中标项目的合同文件的制作、谈判、签订 4.2. 4.2. 4.2.10完成部门经理交待的其它工作。 4.3技术代表职责与权限 4.3.1负责编写公路工程机电项目的资格预审文件与投标文件的技术部分 4.3.2 4.3.3仔细阅读、审核招标文件中关于设备的具体技术参数要求，认真 4.3 4.3.5 4.3 4.3 4.4内勤人员商务助理职责 4.4.1 4.4.2 4.4.3负责本部门日常事务性工作，统计本部门人员的出差、出勤、调休 4.4.4负责本部门的 4.4 4.4.6 4.4.7负责本省及外省招投标信息注册、登记工作，积极与部、各外 4.4 五、 商务部一般规定 5.1周一至周五工作时间为：上午8：30～12：00、下午1：00～5：00。(如需变化，将开会通知)不鼓励员工加班，如因工作量较大等原因不能按时完成的，可向部门经理申请后确定加班时间及长度； 5.2上班时间不得玩游戏、进行与工作无关的网上聊天、浏览与工作无关的网页； 5.3下班后必须关闭所有电器电源并锁好办公室门、窗，如电脑（含显示器）、打印机、空调等； 5.4关于打印纸，提倡节约原则，内部用纸尽量使用二次纸； 5.5涉及到向业主提交的资料必须经部门经理或分管副总经理审核后才能向业主提交； 5.6非本部门人员不得随便进出商务部办公场所； 5.7相关部门人员因工作原因需本部门提供资料时，须经部门经理同意后方可办理。 六、月报制度 6.1负责有具体项目的人员，认真填写《投标业务流程表》，投标结束后，应汇总交部门经理审查，合格后交内勤人员商务助理归档。同时部门所有员工应在每个月月底将本月工作情况及下月工作安排，汇总交部门经理处。每月统计汇总本月的投标项目，由商务助理整理成月报表，于每月5日之前，交于部门经理，年底根据月报表汇总成、年报表，于每年的元月10日前，由商务助理交于部门经理。 6.2如果长期在外不能及时汇总的，需在工作地认真填写，在回公司后及时上交