前介工作沟通作业指导手册.docx

前介工作沟通作业指导书 编号： 版号： 第 PAGE 1页 共 NUMPAGES 6页 前介工作沟通作业指导书 编制 日期 审核 日期 审批 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 审批人 PAGE 第 PAGE 2页 共 NUMPAGES 6 页 目的 为保持与新建项目相关部门的沟通，确保信息有效传达，促进深圳大区物业前期介入工作有效开展。 适用范围 深圳大区新建项目前期介入工作。 术语 无 职责 物业前期介入部：及时准确的在新建项目设计阶段，将物业公司提出的建议传送至相关部门。;及时回复项目部（公司）、设计部等部门需物业公司提供的相关信息；协助新项目物业服务团队开展施工期施工现场顾问工作，协调与项目部的沟通等。 新项目物业服务团队：负责施工期跟进施工现场，针对发现的施工质量问题与项目部（公司）进行沟通。 地产相关部门(项目部、设计部、营销部)：负责物业前期介入相关信息及要求的提供，及时通知物业参与相关前期介入工作，对物业建议进行回复反馈等。 沟通的方式 前期介入部在开展物业前期介入过程中，主要采取的沟通方式有：邮件、电话、会议、正式发文、报告等，其中会议主要包括：项目周例会，专项会议，说明会等。 沟通原则 6.1专人跟进原则 前期介入部对于各前介项目要确定一名负责人，跟进项目开发进度，及时掌握项目信息，确保信息的完整性和准确性。 6.2书面确认原则 重要事项应使用邮件或正式发文等书面沟通方式，以便留存记录，避免使用电话等口头沟通方式。口头沟通一般仅用于信息收发的确认，如在发送邮件后，可电话与对方确认是否收到，对信息内容作沟通确认等。 6.3及时反馈原则 沟通工作贯穿前期介入各阶段各项工作中，为做到有效沟通，沟通双方应及时跟进或反馈信息，并对沟通内容进行确认，如前期介入所提建议要及时反馈设计部门，同时也应跟进设计部门的反馈结果。对于会议纪要，应由组织者及时整理发给各参会人员，受缴参会人员也应及时跟进获取会议纪要，对内容进行确认，并将最终经相关与会人员及领导签字的纪要存档。 6.4专题讨论原则 针对较复杂或重要的事项，一般采用面对面的专题讨论会的形式进行沟通，如在各阶段前期介入建议跟进过程中，当跟进内容较多，或邮件沟通存在一定困难时，可由物业前期介入部组织召开专题会，与项目部、设计部对建议逐条讨论研究是否必要采纳。 6.5信息共享原则 对于项目重要信息，如总控计划调整、重大设计变更，项目部要及时知会前期介入相关负责人，负责人在收到信息后要与团队成员分享。对于重要的有输出结果的专题讨论会议，在获取会议纪要后，应在内部召开内部分享会，使前期介入部门的相关同事了解会议内容和相关要求。 主要沟通内容及要求： 7.1 物业前期介入与项目开发对接示意 地产开发部门 物业前期介入部门 开发节奏 关键点 对接部门 跟进部门 前介阶段 拿地 ―― 项目部 设计部 ―― 规划设计阶段 立项 启动会 概念规划 初步设计草案 总体规划 总规划方案出图 前期介入部门 方案设计 方案设计出图 初步设计 初步设计图出图 施工设计 施工图出图 景观设计 景观图出图 精装修设计 精装图出图 销售启动 预售证办理 营销部 新项目物业服务团队 营销配合阶段 招投标 技术标 成本部、项目部 前期介入部门 施工建设阶段 现场施工 专业施工图 深化出图 项目部 前期介入部门 施工现场顾问 项目部 新项目物业服务团队 竣工 竣工备案 项目部 营销部 新项目物业服务团队 承接查验阶段 交付 集中入住 7.2 各阶段沟通内容及要求 前介工作沟通作业指导书 编号： 版号： 7.2 各阶段沟通内容及要求 阶段名称 沟通 内容 要求及注意事项 输出成果 规划设计阶段 规划设计信息 1.项目部应及时通知及时知会，并签订前介合同2.指定项目前介对接人跟进，对接人及时主动与项目联系，获取项目建设最新进度及设计信息资料。信息资料主要包括：项目具体位置、项目规模、规划业态、开发节点计划、市调信息、项目定位、周边市政规划等信息资料 3. 根据项目要求，提供开发总成本物业部分的预算 指定物业前介项目对接人 签订《前期介入服务合同》 开发总成本物业部分预算 现场考察 考察内容包括：具体位置、周边现有/规划交通情况、周边现有/规划配套等方面 《现场考察情况报告》 规划方案评审 1. 跟进获取信息，按照相关标准提出物业评审建议，跟进项目反馈信息 2. 审核过程中与设计部保持充分沟通，必要时可召开专题会进行充分研讨并形成会议纪要。 《规划方案建议书》 初步设计阶段 初步设计图纸 主动跟进及时获取包括房屋本体、地下车库、园林景观、附属配套等图纸，并核对规划阶段建议的落实情况 　 初设图纸评审 按照相关标准提出物业各专业评审建议，跟进项目反馈信息 《初步设