投标报价与销售合同评审程序.docVIP

上海羿辉能源工程有限公司 PAGE 1 / NUMPAGES 7 投标报价及销售合同评审程序 目的 规范公司投标工作，有效评审投标书/销售合同、防范风险，达成销售利润目标。 范围 适用于本公司及所有分、子公司的竞投标、销售合同的评审。 定义 无 职责 项目开发部负责组织投标书/合同的编制和评审；并负责对公司所有销售合同的签订、变更、履行跟踪、存档管理。 技术部负责制订系统技术方案和设计图纸，确定材料清单；协助项目开发部进行合同谈判。 工程建设部制订施工方案，确定工程量清单。 采购负责收集供应商（材料、分包）信息、询价和报价等，并且得到供应商的报价/标准交期期/最少订单量/付款要求等相关数据。 财务部负责审查投标单位财务状况、信用评估，审核报价，确定价格的合理浮动范围，协助商定商务条款等财务相关内容。 各相关部门参与投标书/合同的评审。 综合部负责合同盖章。 内容 获取客户信息 项目开发部及时整理统计“项目开发信息表”，项目管理部每周组织评审会，对所有项目信息评估，并汇报总经理，确定继续跟踪项目，以及回续行动计划。 项目开发部在得到明确的需求信息后，应及时获取客户书面的文件，如邀标书，准确了解客户的需求，汇报总经理。 评估客户的需求 项目开发人员对客户的需求进行评估，组织技术，工程部人员，包括通过现场勘查、咨询、客户沟通等手段初步了解项目的潜在利润。财务部负责调查客户的信用状况。 项目开发人员填写“光伏项目调查表”，向技术部门提供方案设计的基本数据、客户的基本信息，并确保信息的准确。该表送达技术部门后，由部门经理确认所有的输入信息已经清晰、充分，并安排项目技术经理负责该项目所有技术支持。 技术项目经理负责完成初步的技术方案，项目开发人员负责草拟初步报价策略（根据需要召开讨论会），由管理层决定是否参加竞标。项目开发部负责保管好客户需求评估的相关会议纪要和邮件、资料。 项目启动会 决定参与竞标且得到客户的书面招标书后，项目开发部立即组织销售、技术、工程、财务等部门，召开项目启动会，成立由项目负责人、项目技术经理、工程项目经理、成本经理、 客服主管等人员组成的投标小组，确定项目进度计划；研判招标书的内容，记录所有的问题和风险，积极主动联络客户，澄清所有疑问。 技术方案设计和评审 项目技术经理安排设计人员编制技术方案，完成项目的方案文本、设计图纸、BOM/SOW等。 设计方案完成后，项目技术经理组织项目负责任人、工程项目经理等投标小组的成员，对设计方案进行评审。技术部负责保留相关的评审记录。 成本预算 财务部成本经理组织采购、项目技术经理、工程项目经理完成项目的成本预算。 采购和项目技术经理协助完成材料成本清单； 工程项目经理和项目技术经理协助完成设计、土建、安装、人工等各项成本清单。 项目负责人将所有的报价清单汇总，制作“报价单”，成本经理初步审核最终的报价，根据approval matrix确定项目的目标利润、报价的合理浮动的范围。 评审投标文件 项目负责人组织编制投标书。投标书的编制必须对应客户招标书的要求，完整、清晰、准确，同时符合公司的要求。 投标书编制完毕后，项目负责人组织技术、工程、财务、采购、质量、销售等部门对标书的内容进行评审，填写“项目投标（合同）评审表”（附上“技术方案”、“项目成本预算及利润分析”、“报价单”“投标书”等），并根据approval matrix中的报价审批权限提交审批。 评审通过后，项目负责人安排投标书的打印、装订等事宜。 投标 项目负责任人负责根据审批的“项目投标（合同）评审表”申请盖章（必须是骑缝章、每页均盖），将投标书密封，在封口处盖章。在客户要求的时限内提交投标书。 投标谈判。根据需要，项目负责任人组织项目技术经理、成本经理等，就投标书内容相关事项与客户进行谈判、沟通。 开标后，无论中标与否，项目负责任人均须做出总结报告，就项目的得失进行分析、累积经验，向销售总监汇报，并与公司内相关人员分享。 合同谈判、评审及签署。 中标后，项目负责任人组织客服主管准备合同文件。合同文本应采尽量用由法务部审校后的公司标准格式。如非标准格式，需由法务部进行审校，可用邮件形式确认。 项目负责任人组织项目技术经理、工程项目经理、财务等，就合同内容与客户进行磋商、谈判。 项目负责任人负责组织相关部门进行合同评审，填写“项目投标（合同）评审表”。 商务条款：（包括：签约货币、开票要求、合同价格、销售毛利、付款条件、信用评估、质保期等）由销售人员、信用经理、销售经理评审。其中“信用评估”需由信用