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对档案部门网站建设现状思考 　　摘要:文章旨在分析档案部门网站建设现状的基础上,探讨如何完善档案网站的内容建设和服务功能,从而实现档案网站的真正价值。 　　关键词:档案网站;档案机构;档案法规 　　中图分类号:TP391文献标识码:A 　　文章编号:1674-1145(2009)27-0195-02 　　 　　在这个科技高度发达,信息化、数字化成为趋势的时代,档案部门传统的服务方式存在明显缺陷,已不能满足和适应新时期档案工作的需要。因此,将数字化的档案信息上网,建立各种可公开的信息数据库,使利用者足不出户就可以查询、利用档案信息资源,成为新时期档案工作的重要内容,档案网站的建立就是实现这一工作的主要途径。 　　 　　一、档案网站建设现状 　　 　　近年来,我国档案信息化建设进展迅速,档案部门纷纷建立起自己的网站,并加大力度促进其发展。到目前为止,各地档案网站在宏观上基本保持上升势头,进入良性发展轨道,但仍存在一些问题和不足。 　　 (一)内容与服务功能较单一 　　现行大部分档案网站,虽然基本都设置了档案机构概况、馆藏介绍、规章制度和动态新闻等栏目,但大都是一些介绍说明性文字材料,提供的档案信息多以文本信息和图像信息为主,能够提供音频、视频等多媒体类型档案信息的网站很少。单调的信息内容使用户只能对档案部门形成一个初步的认识,自然无法引起用户的兴趣,使得档案网站缺少应有的竞争力。 　　而且,目前档案网站中,很少有能同时具备宣传、交流、服务、教育四种功能的。大部分的档案网站都只是开发了其宣传的功能,服务功能开发得相对不多,具有网上查档、交流和教育功能的网站更是屈指可数。 　　 (二)特色不够鲜明,设置不够人性化 　　当前,档案部门网站设置的栏目归纳起来主要有:部门职能信息、馆藏档案信息、档案利用服务信息、编研成果信息、档案学术研究信息、档案法规与标准、动态信息、特色档案。各地档案网站项目设置雷同,不能完全体现地区和自身个性特色,使每个网站看起来大同小异。同时,大多数档案网站发挥的作用主要还是在本局馆功能宣传和介绍上,使档案网站成为一个个网络版的档案管理职能部门罗列。 　　实际上,每个档案部门由于职能和保管范围不同,都会有自己的特色档案。这些档案或年代久远,或内容罕见,或载体特殊,它们才是本部门的特色馆藏,显示着本部门的与众不同。然而当前,“只有22个网站分别以不同的级别、类型和方式提供了具有地方特色或民族特色的档案信息”。[1]很多网站的特色馆藏栏目内容偏少,难以体现特色馆藏。 　　 (三)各自为政,信息孤岛成问题 　　当前,各地档案网站建设采用的后台技术是相对独立的,提供给用户的查找方式各不相同。由于每个档案网站都是基于各自拥有的档案资源进行网站信息的各项服务,和其他相关的档案网站没有沟通和交流,使得一些网站上的档案资源重复建设,造成不必要的浪费。利用者在进入一个档案网站时所能利用的资源,仅局限于本部门拥有的档案和提供的服务,因此要找到自己需要的特定信息就要对不同的档案网站逐个浏览。虽然大部分网站也都提供了对本区域或全国乃至世界范围部分档案网站的超链接服务,但是从本质上看,只是链接到相应的档案网址,仍然没有解决在线档案资源内容的整合与跨库检索,这使得档案信息资源分散,给利用者共享网络档案资源造成了很多障碍,同时也不利于扩大档案网站以及档案事业的发展。 　　 　　二、档案网站内容建设 　　 　　建设档案网站的目的是为用户提供所需的各类档案信息资料,信息充足准确,用户才愿意光临,网站才有生命力。所以说,网站的信息内容是档案网站建设的核心,是吸引用户访问网站的关键,其好坏决定着网站建设的质量。 　　每个档案部门都拥有着数量巨大、种类繁多、内容丰富、各具特色的档案资源,这才是能充分展现本部门特色的档案资源。档案网站应首先重视并立足这些信息资源的网上发布,打好基础。其次,要积极开展数据库建设。在馆藏资源数字化的进程中,要本着利用优先,分步实施的原则,优先进行珍贵照片档案、音像档案、重要纸质档案资源的数字化,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库、现行文件目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。最后,要建设贴近大众的特色资源。如根据部门特色建设整合一批与百姓有关的基础信息专题数据库,建设诸如职务任免、个人荣誉、职称评定、工作调动、毕业结业等大众人物信息数据库等等。 　　 　　三、档案网站服务功能 　　 　　档案网站的服务功能是网站建设的基本环节,其水平高低决定着档案部门能否提供范围更广、内容更完善的服务。档案网