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对现代化文书档案管理思考 　　(杭州市公路管理局浙江杭州310004) 　　摘要在今后很长一段时间，纸质文件与电子文件将长期共存。但是，利用微机进行文书档案的管理是档案工作发展的必然趋势。因为，这既能减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作时效；又保持了文件的历史原貌；同时，又为档案资料的检索、利用提供了方便，提高了档案管理工作的质量。 　　关键词文书档案；微机管理 　　 　　当今世界已经进入信息化时代，微机和网络技术迅猛发展，传统的文书档案管理工作已越来越不适应发展了的新形势，改革创新已迫在眉睫。向现代文档管理迈进，这是文书档案工作的新课题。 　　 　　一、档案的收集是文书档案管理的基础?? 　　 　　档案的收集工作在档案管理的各个环节中占着首要地位，是档案管理的前提和基础，档案材料收集工作的好坏、质量的高低直接影响到档案的归档率和完整率，影响到整个文书档案管理工作的质量。 　　收集档案是每个档案工作者应尽的义务，对档案的收集工作，应该采取积极主动的态度，服务到家，亲自到机关部门去询问文书档案的收集情况。要采取多询问、多探讨的方式，加强与兼职档案人员的联系，因为一个单位的档案管理工作的好坏，很大程度上与兼职档案人员有关。因而，专职档案人员一定要同兼职档案人员多联络，多沟通，经常定期、不定期地检查督促他们的工作，充分发挥他们在档案收集工作中的桥梁和纽带作用。 　　 　　二、文件立卷、归档是文书档案管理的关键?? 　　 　　档案管理的关键是文件转化成档案。这一过程，需要经过文件的鉴定、分类、组卷、拟写案卷标题、填写卷内目标和备考表等等繁琐的程序。这就需要档案工作者要有耐心，要细致入微地做好档案的立卷工作，不能有丝毫的差错。新形势下实现办公自动化要求档案工作者与时俱进，充分发挥计算机的作用，改变过去陈旧的立卷方式，简化归档程序。在现阶段，文件的归档依然以纸质文件为主，究其原因是档案永久保管的需要。世界上最早的纸质文献是在甘肃一座西汉墓中出土的纸质地图残片，距今有2100多年的历史，由此可见，纸质档案的保存期限是经过历史验证的。但是，实现办公自动化以后，机关中的绝大部分文件将以电子文件形式生成，由于当前电子文件的法律效力还没有得到完全确认，因而在今后很长一段时间，纸质文件与电子文件将长期共存。这就要求新形势下文书档案管理工作要积极顺应潮流，在秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们应将其目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全、又保证了上网文件的安全。 　　 　　三、利用微机进行文书档案的管理是发展的必然趋势?? 　　 　　1、直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效 　　传统的文件管理工作有“三难”。一是立卷难。文件按照分类大纲归类后，才可组卷、立卷、而后进行卷内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管期限、装订归档。这些工作都关系到案卷质量的高低，操作难度大，程序枯燥繁琐，工序多。二是管理工作难。组好卷以后，首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面、排列案卷等，工作程序繁琐，人工操作量大，致使管理工作难。三是提供利用效率低下，查准率不高。由于档案管理的人工操作，查找文件就是一大难事。首先，查找文件时必须先说明要查什么文件、什么内容、以及可能的年度，然后，档案管理人员才能根据要求查找案卷总目录、按卷内目录查找文件。这时，可能会出现二种情况：一是如果因文档人员立卷水平不高，出现组卷不合理、所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容，查找起来就困难了；二是如果来借阅的人员在记忆上稍有差错，也会出现调阅困难。因此，随着经济时代的到来，现代网络系统提供了快速便捷的管理手段，这不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除立卷归档、检索查找的繁难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量，检索速度。而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改变为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，而且可随时补漏增缺，使文档不形成存积，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。 　　 　　2、微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺?? 　　传统的文件立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷内文件又得重新排列，编张次、抄卷内目录、装订，修改填写案卷封面等等。其工作量是可想而知的。若文件整理由微机归档，文件插入就十分方便了。这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。省时省力，就会给工作人员以充分地时间去提高业务水平。 　　 　　3、微机管理保持了文件的历史原貌?? 　　传统文件管理工作在立卷时，为了案卷装订整