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巧用Excel实施应收账款账龄分析 　　【摘要】 实施应收账款的账龄分析是一项重要的应收账款管理措施，财务人员应该选用高效的方法开展分析，本文从新的角度探讨一种以Excel作为分析工具的相对比较实用、比较有效、更加易于财务人员掌握的分析方法，其基本思路是日常在应收账款发生或回款时建立Excel数据清单进行详细记录，在编制账龄分析表前进行业务的核销，随后建立数据透视表编制账龄分析表，这样的表可以被灵活地进行重新设置，以满足不同的账龄分析目标。 　　【关键词】 应收账款；账龄分析；Excel；数据透视表 　　[中图分类号] F232 　　[文献标识码]A 　　[文章编号]1673-0194(2006)10-0037-04 　　 　　应收账款是指企业因销售商品、产品或提供劳务等原因，应向客户或接受劳务的客户收取的款项或代垫的运杂费等。应收账款发生后，企业应采取各种措施，尽量争取按期收回款项，否则会因拖欠时间过长而发生坏账，使企业蒙受损失。其中一个重要的措施就是及时地实施应收账款账龄分析，编制账龄分析表。Excel是一种实施应收账款账龄分析的很好的工具，应用Excel编制账龄分析表相对手工编制账龄分析表更加快捷、精确，账龄分析的结果更便于企业对其应收账款实施监督，以及时地收回款项，降低企业经营风险。应用Excel实施账龄分析，编制应收账款账龄分析表的方法有多种，本文从一个新的角度，探讨如何综合应用Excel的多种功能，建立数据透视表来编制应收账款账龄分析表的方法，这种方法相对其他应用Excel实施账龄分析的方法效率更高、更加实用。 　　 　　一、应用Excel实施应收账款账龄分析的模式的确定 　　 　　定期对应收账款进行整理，分析企业应收账款在各个账龄时间段的金额、百分比等分布情况，编制应收账款账龄分析表，这就是应收账款的账龄分析。表1是某企业2005年12月31日的应收账款账龄分析表。 　　 　　通过账龄分析可以了解到企业应收账款的分布情况，可以运用最适当的收款政策收回款项，此外还可以预测有多少欠款会因拖欠时间太久而可能成为坏账。对可能发生的坏账损失，企业应提前做好准备，充分估计这一因素对损益的影响，从而对应收账款的回收情况实施有效的监督和管理。可见，账龄分析是相当重要的。应用Excel实施账龄分析可以对传统的模式进行扩展，以增加账龄分析的效果，这完全是由于Excel具有丰富的自动数据处理功能。 　　 　　1. 账龄时间段的确定 　　账龄是指应收账款的发生时间与分析评价时间之间的间隔。例如，一笔应收账款的发生时间为2006年1月1日，当前被分析评价的时间为2006年6月1日，则该笔应收账款的账龄为5个月。 　　在应用Excel进行应收账款账龄分析时一般要考虑信用期，因为企业为了吸引客户，一般允许客户从购货到付款之间有一段时间的间隔，这就是信用期间。一般来说，在信用期内的应收账款我们一般认为其是良性的，这样，我们编制的应收账款账龄分析表中的账龄可以这样划分：信用期内、超过信用期30天、超过信用期60天、超过信用期90天、超过信用期90天以上等，这样的账龄的分析表对应收账款是否可以收回有更精确的表示。 　　此外，对账龄时间段的划分，企业可以根据账龄分析的目标以及企业的特点来确定。当然，一般来说，账龄时间段划分越灵活，越细致，所编制的账龄分析表更易于对应收账款的可回收性进行判断，更易于精确地估计坏账，但是能否编制出更加灵活细致的账龄时间段的分析表与分析工具的性能有直接的关系，手工就比较难实现，但Excel完全可以胜任，可以满足账龄时间段划分细密的要求。下面是应用Excel进行账龄分析的一种账龄时间段的划分样本。 　　当然，因为应收账款是流动资产，所以对一年之内的信息可以分得更细致一些，一年以上可以更粗略一些。 　　 　　 　　2. 增加客户信息 　　编制应收账款账龄分析表的目的之一就是要催收款项，所以可以在表1模式的账龄分析表中增加分析每个客户在不同账龄时间段内的应收账款分布情况，这样便于及时通知客户回款。如果是手工会计，编制分析表时增加分析客户的应收账款，可能会增加更多的工作量，有时甚至会因耗费太多的人工、时间而不能实现，但是应用Excel，其实现起来是相当轻松的，与编制表1模式的账龄分析表的工作量没有特别明显的增加。 　　 　　二、应用Excel实施应收账款账龄分析所用到的功能 　　 　　1. 排 序 　　Excel提供了数据排序功能，可以对工作表中的数据按照某个或某些字段重新进行排列顺序。在进行账龄分析时，为了对客户数据进行分类汇总，可以事先应用Excel的排序功能，其方法是：选中被排序的数据清单中的任一单元格，单击命令【数据】|【排序】，指定关键字后则可由系统自动将数据进行