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建立完善高校档案电子化几点思考 　　摘 要：在信息社会中，档案进行数字化改革，实现档案电子化已刻不容缓。如何全方位、多角度、高质量、高效率地建立和实现高校办公管理电子化、档案室文件存阅电子化、考生档案电子化、教学档案电子化、人事档案电子化、学生档案电子化提出了措施和内容。 　　关键词：高校档案 电子化 改革 　　中图分类号:G270.7 文献标识码:A文章编号: 1673-1875(2009)02-099-02 　　 　　信息时代的到来，计算机的普及和电子技术的飞速发展，对档案进行数字化改革，实现档案电子化已刻不容缓，国家为规范管理，出台了《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2000）,为档案数字化、档案信息化、档案规范化提供了标准。高校传统的档案管理模式面临着越来越严峻的挑战，应当顺应历史发展，充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来，跟上时代潮流，即实现档案电子化。对此，应从以下几个方面建立完善的高校档案电子化。 　　 　　一、高校办公管理电子化 　　 　　首先要取得领导高度重视和支持，没有领导的支持要实现办公管理电子化是不可能的，领导重视，是开展办公 　　管理自动化的强有力的保障。随着办公条件的改善，知识更新的加快，工作量的加大，科学技术的发展，为了达到办公高效、快捷、方便，为了更好的将办公档案存储、利用、查阅方便，办公管理电子化，势在必行。高校在办公管理电子化上应该走在前列。高校办公管理电子化档案管理工作的着眼点要高，立足点要实。在规划办公管理电子化及文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其办公程序规律，摸清信息产生的源头，使其电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立电子档案归档制度，加大专业人才的培养、培训。办公管理电子化及其电子档案的管理，要求办公人员具备一定的计算机知识和档案知识，培养出各部门即懂档案知识又熟悉计算机技术的全才。加速高校办公管理电子化、自动化档案工作的进程[1]。更新部门领导及工作人员观念，提高对电子档案管理利用认识不足的误解，加大办公管理电子化资金、设备的投入，使其在办公中至上而下充分利用，在录入、查阅、寻找等信息这些繁杂工作都可以根据人的要求，只需轻轻一点即可完成。达到利用者想用时都可以随手粘来。 　　 　　二、高校档案室文件存阅电子化 　　 　　高校作为高科技信息传播者如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征，方便快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。 　　1、实现档案电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，许多档案部门缺乏现代高技术人才，档案人员现代技术水平偏低，高校应加大档案信息处理符合型人才及现代高技术人才的培养，引进现代化的设备。 　　2、档案信息管理电子化前提的基础工作是规范性、标准性、开发性、服务性、共想性。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料的纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。 　　3、文件的起草、签发、催办、归档、信息通报、会议通知、人事任命、处理决定、合同书、目标责任书等运作过程在计算机和局域网中运行、传达，档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案，经过“去粗取精，去伪存真”使机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性。将拷贝成果送到领导及各部门，扩大影响，拓宽服务范围，自然地提高档案部门的影响，使学术、科技等综合性的信息能及时提供给应用者，档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任，才能使高校档案室文件存阅电子化，获得更为完善的服务。 　　 　　三、高校考生档案电子化 　　 　　1998年，国家教育部提出用3年时间实现高校招生异地远程网上录取，实现计算机网上远程录取顺利进行的前提和保证，是考生档案管理工作必须实现电子化，把考生德智体全面考核的材料及考生志愿等一些必须的主要信息数据进行采集和存储，作为进入大学后，对学生在高中三学年的平时成绩，有一个认识、了解、参考的重要价值，起到一个衔接延续，更好利用、管理的过程。作为人事档案保存还是很有价值。电子档案的使用即提高了学校的阅档速度，也加快了省招办的录检速度，加速了整个高校录取进程，体现了录取中公平、公正、公开、社会监督的原则，在整个录取过程中减少了人为干扰因素，使录取环境得以净化。提高了建档工作的质量，做到准确、简化、省时。 　　考生档案电子化，在高校的教育教学过程中，电子档案有利于学校