高校档案管理信息论文高校档案管理信息网络平台建设的研究和思考.docVIP

高校档案管理信息论文：高校档案管理信息网络平台建设的研究与思考 [摘要]本文根据高校档案管理中面临的现状和问题，分析了高校档案管理信息网络平台建设的必要性、可行性和现实问题，指出了平台建设的发展方向，和网络平台在高校档案管理现代化中的重要作用。 [关键词]高校档案；管理信息；网络环境；人员素质；现代化 在信息时代的今天，档案资料作为重要的信息资源之一，它的价值越来越被社会所认识。档案管理工作是高校工作的重要组成部分,也是高等教育中的一个重要环节,几乎涉及校内每一个机构、每一项工作、甚至每一个人。为了满足信息化社会人们对信息“广、快、精、准”的要求，有必要借助先进的通讯设施和技术手段，建设高校档案信息网络平台，实现档案信息资源的共享。 建设信息网络平台是现代经济社会发展的客观需要高校档案信息具有两方面的重要作用，其一是真实地记录高校发展的历史轨迹，其二是为档案使用者提供信息服务。随着社会的不断进步，档案管理工作进入了信息化时代，发挥档案服务作用的重要性正日益显现出来，工作重心也从“档案保管”转入到“档案利用”上来。落后的管理理念和服务手段与档案信息不断凸显的社会价值之间的矛盾日益尖锐，建设高校档案管理信息网络平台已如箭在弦。1.1建设信息网络平台是经济社会发展和科技进步的客观需要以纸张和各种书写材料为主要载体、建立在手工管理基础上的、以手工服务为主要手段的传统档案管理模式，已经不能适应现代经济社会发展需要和高校自身建设要求。随着网络技术的不断发展成熟，计算机被广泛应用于目录分类、存贮和管理等档案工作，利用的方式也由单机型信息存储工具、内部联机的档案管理计算机系统，发展到自动化与网络化的新阶段。高素质人才、大量学术前沿信息的汇聚，都为高校突破教书育人的传统定位，建设成向社会输出高技术信息的科研基地提供了必要条件。现代信息传播学研究成果表明，要充分发挥信息对社会的推动作用，除了要重视信息的开发环节，还要重视信息的发布和传播，否则，即使有再高价值的信息如果不能及时的发布和广泛的传播，那也是死信息、无效的信息。高校档案网络平台就是为采集、整理、向社会发布教育、科研信息，发挥高校科研先导作用和科技助推器的社会职能而产生发展起来的。 1.2建设信息网络平台是高校档案管理自身发展的客观需要高校档案管理是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校创造性劳动的凝结。建立高校档案管理信息网络平台，有利于在整体上提高档案管理工作的质量和水平。首先，档案管理的规范化需要网络平台。以手工管理为主的传统型档案，受到管理人员的水平、能力、责任心等诸多因素的影响，工作质量很难保证，水平很难提高。引入网络平台后，档案管理以计算机为工具，按照规范的计算机程序来实施管理，只要按照计算机指令操作即可，形成的电子档案差异性很小，档案管理质量上的问题也会相应减少。其次，提高工作效率，降低工作强度需要网络平台。各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，可以在网络平台上直接生成部门档案并汇总和进人学校的档案管理信息网络系统，转成高校的完整档案库和管理系统。第三，档案工作现代化需要网络平台。把传统档案转制成网上可读的电子文件，输入档案管理信息网络系统，利用网络的强大功能进行存贮、检索、使用和管理，是档案管理工作的发展方向。 1.3建设信息网络平台是提高档案管理工作服务水平和利用效率的客观需要高校档案管理信息网络平台不仅能够满足传统档案馆（室）咨询服务对象亲自到馆（室）查阅使用资料的需要，更以其功能强大、效率高而将服务范围扩大到全球各地，服务方式也由传统的面对面交谈或信函、电话式发展到不见面、直接在网上进行的参考咨询，利用E-mail表单、实时交互、聊天的方式就能够获取自己所需的服务。网络环境下的参考咨询服务，其层次更高，课题更深，对服务和效率的要求也更严苛，这些都是高校必须面对的现实。 加强高校档案管理信息网络平台建设全球性计算机信息网络的产生和发展冲破了地理界限，加快了信息传递速度，改变了信息传递方式，为广大师生、科研人员以及社会各界提供了一个全新的信息利用模式，从根本上改进了信息交流、科研合作和资源共享，促进了教育和科研事业的迅速发展。我国高校借助教育科研网和其它网络系统建立自己的档案管理信息网络平台时应注意以下几个问题。 2.1档案信息的保密性不容忽视如何加强网络环境下的保密工作是档案工作者必须面对的全新课题。档案信息具有一定的保密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须符合国家保密规定，既不是任何档案都可以上网，也不是只要涉密就不能输入信息网络系统。一般地说，涉及国家安全和利益、涉及社会秩序或个人隐私的档案，就应当对其利用范围加以必要的限制。实际操作中可以依据国家保密法律