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欧美家谱档案利用工作对我们启示等 　　欧美家谱档案利用工作对我们的启示 　　 　　李琨在2007年第12期《档案与建设》上撰文，分析了国外家谱档案利用工作的特点。（一）利用率比较高。在美国、加拿大、英国、意大利和北欧国家的档案馆中，家谱档案的利用者在利用总人数中均占50%以上，个别档案馆家谱档案利用者的比例甚至高达75%-80%。（二）内容相当丰富。主要包括出生记录、死亡记录、婚姻记录、财产记录、业绩记录、籍贯和移民记录、家庭或家族成员关系记录以及其他相关文献资料（包括书信、日记、手稿、著作、书画作品）等。有的国家甚至将人口普查记录和土地普查记录也列入家谱档案的范畴。（三）利用需求广泛，包括寻根求源、维护自身权益、进行学术研究以及休闲的需求。（四）服务类型多样。在英国，国家档案馆设立了“家庭档案中心”。在美国，一些档案馆专门开辟了家谱、族谱档案利用室，并十分重视发布家谱档案的开放信息。为了让更多的用户能方便地获取家谱档案信息，并实现资源共享，欧美国家的一些档案馆网站设有关于家谱档案内容的栏目。（五）相关政策比较齐全。既有促使家谱档案普遍利用的政策，又有保护公民个人隐私的限制利用政策。 　　作者认为，中西方的档案结构是不一样的，我们不可能完全照搬欧美模式，但是欧美家谱档案利用工作所带来的社会效益是值得我们借鉴的。（一）充分利用。首先要做到的是丰富馆藏；其次，要提供多种有效的利用途径；最后，要主动开发具有参考性的信息服务，将馆藏档案信息开发出来报道给利用者，例如编写馆藏家谱目录，结合其他专题档案对家谱档案信息进行编辑加工，提供资料汇编、年表编辑、图集绘制及传记编撰等编研成果。（二）协调利用，包括权力协调和分布协调。由于家谱档案具有独特的文化价值、文物价值、史料价值和家族排系的作用，档案馆、博物馆、图书馆、历史研究所等单位及个人都收藏着家谱档案，目前要将家谱档案集中保存在一个部门有一定的难度。在这种情况下，档案馆要和其他保管单位及个人进行协调，加强交流与合作。由于特定的历史原因，我国家谱档案的形成、保管和利用一般都由本家族中特定的人物负责，具有强烈的私有性、隐秘性。档案馆应充分发挥协调功能，鼓励公民把他们所藏的家谱以损赠、寄存或出售等方式交给档案馆，给予他们享有优先利用的权利，并允许其对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的要求。 　　 　　论电子文件收集社会化 　　 　　徐辛酉、麻新纯在2007年《湖北档案》上撰文，分析了电子文件收集因其生成环境的复杂性、自身特征的脆弱及对其研究的不成熟，目前存在的两种制约因素。 　　1、缺乏有效收集手段。在电子环境中，电子文件以虚拟形态呈现，在其现行效用执行期间，人们较多的仅关注其职能履行情况，一旦现行职责完成，可能由于其占用一定计算机存储空间而被删除，或因本身的脆弱性易被删除或被替换。此外，电子文件真实、可靠、完整性的保障要求得到产生该文件的背景信息或元数据支持，但目前国际上尚未形成成熟的背景或元数据收集方法，电子文件收集因缺乏理论支持步履维艰。 　　2、收集观念仍停留在实物形态文件时代。电子文件收集模式与实物档案的不同，突然要求改变长期的档案收集行为使人们很不习惯，受到诸多阻挠。当然这其中也有电子文件自身特性及当前归档系统不完善或不科学的影响。 　　由于电子文件收集手段的缺乏及人们收集观念的滞后，影响了当前电子文件收集工作，需要积极探索有效措施，归纳起来有：1、增强社会“存史”意识。特别是其中的文书、档案人员，更应具备职业敏感性。而要做到这点，首先要加强社会宣传力度，宣传电子文件的重要性及其收集的有效措施；其次是丰富国民电子文件知识，把它纳入信息素质培养公共课中传授；当然最重要的是能让人们在利用电子文件所带来的切身利益中体会收集工作的重要性。2、收集工作纳入相关人员岗位责任制。3、积极探索“逻辑归档”。通过逻辑归档，即以自动化技术实现把应归档保存的电子文件及其背景信息一经产生就归档，防止了文件流失和更改，保障了电子文件原始记录性。4、收集工作强调多部门配合。 　　 　　档案信息化建设的风险管理 　　 　　《湖北档案》2007年第10期陈国云的文章指出，档案信息化建设的风险管理重点是要加强风险管理的三个过程管理：风险识别、风险评估与风险应对。 　　风险识别是进行风险评估的基础和前提。风险识别就是将项目风险的因子要素归类和分层地查找出来。档案信息化建设中主要的风险因素有如下几种：观念和认识风险、投资风险、技术风险、管理风险及人才风险。 　　风险评估是风险应对的前提。风险评估就是对识别出的风险进行测量，给定某一风险的概率，通过对风险分析工具、技术以及风险表现类别的掌握，对风险的影响和损失、风险级别加以分析。简言之，风险评估就是风险量化，通过比较风险的大小，来决