浅谈高职院校实物档案管理.docVIP

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浅谈高职院校实物档案管理

浅谈高职院校实物档案管理   【摘要】:实物档案是高职院校在从事教学、科研、管理以及对外交往等各项工作中形成的对学校和社会具有收藏价值的各种形式的特殊的载体档案,它在某种程度上、某些方面反映并体现出高职院校的发展史和荣誉史,其地位和作用是其他档案载体所不能替代的。文章针对如何做好高职院校实物档案的收集和管理工作进行了探讨,提出了一些见解和看法。   【关键词】:高职院校; 实物档案; 档案管理   中图分类号:G25 文献标识码:A 文章编号:1002-6908(2008)0820155-02      高职院校在教学、科研、党政管理、外事和其他各项活动中,直接产生了大量的具有保存价值的历史记录,这些记录的形式包括文字、声像和实物。在高职院校档案管理的实际工作中,人们往往对文字、声像档案比较重视,相对忽视了对实物档案的收集整理与开发利用。私以为,高职院校的实物档案是这个学校的发展史、荣誉史的重要载体,有着不可替代的地位与作用。高职院校的综合档案室对这项工作应该予以足够的重视,要有计划、有目的、有选择地收集、整理、保存一些反映学校历史及各项重要活动的、代表性强的实物。下面就如何做好实物档案的收集、管理工作,作一些实际性的探讨。      1. 高职院校实物档案的收集      收集档案是档案管理工作的基础,做好实物档案的收集工作,就能为建立学校陈列室打好基础。作为学校,平时所积攒的实物档案很容易分散存放在校内有关业务部门,比如综合类获奖奖品、过期的印鉴、校徽等存放在学校办公室;党群系统各个部门组织参加活动的获奖奖品存放在各党群部门;学生团体参加各种竞赛活动的获奖奖品保管在团委、学生处;重要集会以及重大活动的各种纪念品、礼品多保存在学校办公室或外事等相关部门;教职工和学生参加各种活动的获奖材料会收藏在获奖者手中……。这些实物,其重要程度如何、其收藏价值的高低、能够稽考哪个时期什么活动的情况、哪些有必要收集归档由学校综合档案室集中统一管理,都是必须要弄清楚的问题。所以首先要明确实物档案的收集范围,注重收集方法。   1.1 收集范围   1.1.1 学校荣誉实物档案。荣誉实物档案是学校在进行党政管理、教学、科研、外事、工团等工作活动中直接形成的,它是记录学校发展成绩历史见证。其收集范围为以本校或本校内部机构名义参加各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物。主要有以下几个方面:上级政府、教育主管部门颁发给学校的各种荣誉;学校在教学、科研、管理等活动中得受政府与社会团体颁发的各种荣誉;各部门以学校名义参加上级业务管理部门、团学等各系统组织开展各项竞赛活动所获得奖项;学校在各种大型文体活动中所获得奖项;教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的奖项;学生个人参加各项活动获得的奖项等。需要注意的是在收集教职工、学生个人获奖的奖品时,应采取原件自愿捐赠的办法。如遇获奖者不愿捐赠的情况时,可采取原件仍由个人保管、学校综合档案室以复印件或拍照的方式进行征集即可。   1.1.2 有关单位、团体赠送的锦旗、牌匾等。   1.1.3 上级领导、知名人士的题词、书画。   1.1.4 兄弟单位、国内外友人、校友等赠送的珍贵礼品、纪念品。   1.1.5 学校教职工、学生创造发明作品的原(复制)件及证书原(复印)件等。   1.1.6 学校办学历史上曾经使用过的各种校徽、纪念章、印鉴等。   1.1.7 其他有保存价值的物品。   1.2 收集方法   综合档案室的工作人员要以高度的责任感和使命感,采取定期收集和随时收集相结合的方法,注重对实物档案的随时收集。积极主动地参与学校的重大庆典和展览等活动,及时跟踪收集具有保存价值的实物档案,以免活动结束后实物档案随之流散。   1.2.1 学校综合档案室要抓好平时收集和登记工作。要充分利用现代化的信息渠道,及时了解学校工作动态,掌握各种获奖、赠送等活动的时间、地点、内容、程序的要素,以便有的放矢,齐全完整地收集的各类实物档案。   1.2.2 加强对实物档案收集的宣传。对于实物档案的收集,综合档案室要制订宣传计划,印制宣传资料,面向全校师生作广泛的宣传,让所有人了解征集实物档案的重要性和必要性,从而增强征集和协助征集实物档案的自觉性,在思想观念上能够重视并做到主动积极。   1.2.3 建立实物档案收集网络,完善收集程序,细化收集手续。综合档案室要督促各部门、处室、院(系)兼职档案员及时做好有关信息登记和实物的平时收集归档,并于次年一季度移交学校综合档案室;移交时开列清单、完备手续。教职工、学生个人获奖情况则可采取年终自报,部门进行统计,然后进行统一捐赠或由学校综合档案室与相应管理部门兼职档案员上门完成获奖实物材料的复印、拍照存

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