浅谈无纸化办公在政府机关应用.doc

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浅谈无纸化办公在政府机关应用

浅谈无纸化办公在政府机关应用   【摘 要】随着社会信息化水平的提高,办公方式也逐渐从传递文件向无纸化办公转换,不但节省了成本,还提高了效率,也有利于一些政策的传达和公开。目前,政府机关办公提倡采用无纸化的办公方式,如何做好无纸化办公的应用需要不断的实践与探讨。   【关键词】无纸化办公;政府机关;应用   新的时代要求人们提高对资源环境保护的重视程度,在我国政府机构中,传统文件传达的方式以纸质文件传输为主,送上到下,各个层级每天都要消耗大量的纸张。文件的增多,首先在纸张的使用上,是一个十分巨大的消费,对于文件的归档留存来说,在占用空间和文件检索方面也是一个比较沉重的负担。随着信息技术的提升和普及,政府办公在简化冗余步骤,利用信息手段,使部分工作实现了无纸化   一、无纸化办公的内容   1.无纸化办公的组成要素   无纸化办公随信息化的发展而产生,无纸化办公的整体环境构建要求有以下几个关键要素:一是整体办公环境设施。无纸化办公需要通过一个高速、及时、整体的环境来控制,因此无论是企业还是政府机构、控制信息走向的部门一定是文件发起的源头,需要由专门的科室负责技术上的支持和管理,有的是“办公室”,有的是“综合管理部”。二是完整的通信设备。在信息化的不同发展阶段,信息化办公的侧重方式有不同,例如开会的方式,电话会议,到电视电话会议,到远程视频会议,现在也可以用手机视频开会。因此,需要针对时代特征,不断的更新通信设备以跟得上时代要求,提高办公效率。三是先进的网络环境、数据信息、系统应用软件等办公系统。不同时期、不同领域,其办公网络系统和软件系统也是不同的,因此“办公自动化”、“OA(Office Automation) 协同办公”、“协同管理”、“多维智能管理” 等从软件到观念上不断的演进,形成了现在各个行业不同方式的无纸化办公方式。   2.我国政府机关无纸化办公的发展历程   无纸化办公的思想要从“办公自动化”说起,在八十年代的中期,全国召开的第一次办公自动化规划会议,首先对我国政府机构和直属国企的办公自动化进行了设计,随后逐步由个别企事业单位发展到了社会各行各业。政府办公自动化的代表要从1986 年的国务院电子振兴领导小组办公自动化会议开始,对办公自动化系统功能及模式等诸多细节做出了规定和指示。随后国务院率先开发了“中南海办公自动化系统”,是政府机关无纸化办公迈出的第一步。经过三十年的发展,我国目前政府机关办公自动化的发展历程,可以归纳为三个阶段:第一个阶段是电子文件型OA(Office Automation)阶段,是以国家政府机关开始的,以电脑、WPS、MISOFFICE 等办公软件为主要办公方式,逐步代替传统独立的打字机实现了数据统计和文档写作的电子化,即将办公信息载体从原始纸介质方式转向电子文档方式,将电子邮件的形式逐渐开始取代电报形式,这是一个从形式上的质的飞跃,最显著的效果是为当时的文件传输节省了大量的中间时间和电报成本。第二个阶段是协同型 OA 系统阶段,是从 90年代中后期,借助互联网络技术,在一些文件传输和聊天软件的支持下,开展协同工作,在公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理等功能上,在网站或是专门软件上面就能实现工作流程的简化。例如,文件档案的归档,虽然还保留签字制度,但是在文件台账的整理上和某些文件的传输上,已经形成了电子化的形式。第三个阶段是公开的信息平台。21世纪至今,随着网络端、手机端的结合,以及大众对信息的敏感程度提高,政府机关以“门户”为技术手段,整合信息资源,将信息第一时间的通过专门内外平台,实现对内管理与对外公示,加强了政府与社会各界的交流,加强了政府与人民的联系。   二、政府无纸化办公技术应用现状   无纸化办公在企业,尤其是私企和外企的发展更为迅速,与市场接轨的更加密切。无纸化办公的技术内容已经包括了计算机技术、网络技术、通信技术、管理学、行为科学、人机工程学、系统工程学等领域,对于一个现代化企业来说实现无纸化办公的程度高低已经成为衡量实现现代化管理好坏的标准。   而对于政府机关来说,由于其办公特点的性质所限,无纸化办公的内容和应用程度与企业比还有很大的区别。首先,就是不能实现全面无纸化。从档案管理的角度来说,政府的一些决策性文件或是涉密文件,必须要求纸质形式,甚至在发行份数上有严格限制。从归档的形式上看,一些不能有电子文档的形式,必须要有法律效用的签字才能归档。因此,不能实现全面无纸化,不是技术达不到,而是管理制度要求。其次,政府机关办公对象的区别。无纸化办公不仅仅指的是对内办公,还有一些窗口单位的对外办公,例如一些面向人民的窗口,这就涉及到了窗口开放程度,政府机关不但要做到信息的公开,还要做到不误导人民。再次,政府机关由于层级庞大,软硬

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