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浅谈电子信息技术在档案管理中应用 　　摘要：档案是一种珍贵的历史材料，具有很高的参考价值和利用价值，它是人类社会在不断的发展过程中形成的。受早期技术条件的制约，起初的档案几乎全部是纸质的，随着科学技术的不断进步与发展，才出现了一些其他形式的档案，例如网络文档，电子文档，数字文档等等，这也意味着档案的管理进入了一个崭新的时代。合理利用电子信息技术对档案进行管理便成了一项重要的课程。基于此点，本文首先阐述了档案管理中应用电子信息技术的重要性，并在此基础上提出电子信息技术在档案管理工作中的具体应用研究,期望本对促进我国档案管理事业的发展给予一定帮助。 　　关键词： 电子信息技术；档案管理；工作效率 　　中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 　　1、档案管理中应用电子信息技术的重要性 　　随着科学的不断发展和技术的不断进步，人类社会现已进入了一个高速发展的信息时代，电子信息也随之成为人们日常生活、工作和学习中不可或缺的组成部分之一。所谓的电子信息技术实质上就是一种集电子技术、通信技术、计算机技术、信息技术、网络技术等诸多先进技术于一身的综合性技术。受科学技术发展的推动，传统的档案管理也逐步向电子档案管理转变，这就要求我们应当将电子信息技术有效地应用到电子档案管理当中，以此来提高档案管理的工作效率和质量。 　　1.1电子信息技术的应用能够使档案管理更为快捷。 　　传统的档案管理工作基本上都是依靠档案管理人员手工操作来完成， 这不仅费时而且费力，工作效率也相对较低，而通过应用电子信息技术之后，借助计算机这一平台作为档案管理的基础，管理人员便可以随时随地借助计算机的多种功能对各式各样的数据信息进行整理、归纳、检索，这样一来便无需在翻阅厚厚的纸质档案，从而能够节省大量的时间，工作效率自然会获得显著提高， 档案管理也变得更加快捷。此外，与传统的资质档案相比，电子 文档基本上都是一些数据，这些数据能够全部存储在计算机的硬盘当中，从而并不会占用较大的空间，管理起来也十分方便， 这也为档案管理人员快速完成工作提供了非常便捷的条件。通过对一些档案管理人员进行调查了解发现，应用电子信息技术 进行档案管理的人员要比仍采用手工作业的人员轻松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可见，电子信息技术在档案管理中应用效果非常明显，值得大范围推广使用。 　　1.2有利于提高档案信息的利用效率。 　　通过电子信息技术可以构建起电子档案管理系统，在该系统中，全部文档都具备属于自己的属性信息，这些信息能够根据不同使用者的权限向各个部门开放，进而实现信息共享的目标。这样一来，想要使用档案的部门或是个人便无需在到档案局去调取档案资料，只需要 借助计算机网络就能进行相关的检索和查阅，这种方式不再受到时间和地域的限制，档案信息的利用效率大幅度提高。 　　1.3有助于档案管理工作一体化。 　　电子文档的一体化管理必然会成为今后档案管理工作的主流趋势，当各种档案资料办理完成以后，便可以直接存储到档案数据库当中，然后再由档案 管理人员进行整理、分类，最终完成归档，从而使整个电子档案 管理的流程实现了一体化管理。 　　2、电子信息技术在档案管理工作中的具体应用研究 　　2.1 档案管理内容中电子信息技术的具体应用。 　　档案管理内容相对较多，传统的档案内容几乎都是管理人员手动完成，为了进一步提高工作效率和工作质量，可将电子信息技术应用到 档案内容的管理当中，具体可在以下内容中应用：其一，档案文 件目录存储、检索和复制；其二，档案内容信息存储和检索；其三， 档案文件的编目、统计和汇总；其四，档案文件关键词自动标引； 其五，档案借阅管理与咨询服务；其六，档案文书立卷与管理；其 七，档案文件目录打印；其八，档案数据信息备份；其九，档案库 房管理与安全保护；其十，档案及档案工作情况统计分析；其十 系统维护与数据传输等等。 　　2.2 电子信息技术在档案信息管理系统构建中的应用。 　　档案信息管理系统是一种集多种现代化技术于一身的先进管理系统，在系统构建的过程中，可大量应用电子信息技术，如系统后台数据库的建立可采用SQLServer2003，客户端浏览器则可以采用 IE8.0。大部分档案信息管理系统基本都是有诸多模块组成， 这种模块化的设计也离不开电子信息技术，各个模块可以借助 电子信息技术实现自身的功能，并且还可以借助电子信息技术互相联系到一起，进而构成一个完整的系统，可见电子信息技术在档案信息管理系统中的应用无所不在，其也充分体现出了自身作用和优势，为档案管理信息化建设提供了强有力的技术支撑。 　　2.3 电子信息技术档案备份与恢复中的应用。 　　虽然电子档案具有诸多优点，但是它的缺点也是显而易见的，即电子档案很容易损坏或丢失，当前计算机