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论档案管理调控机制构建 　　从系统论的观点来看，科学的档案管理工作应该是一个周而复始，良性循环的运动系统，而导致其循环运动的一个重要机制就是反馈调控。传统档案管理工作重过程轻效果的倾向，使这一机制未能得到有效的建立和充分展现其应有功能。要构建科学完善的档案管理运作体系，就应加强档案管理反馈调控机制的构建。 　　 　　1　重档案管理调控功能的发挥 　　 　　档案管理调控是档案管理协调与 控制的合称，是为实现档案管理的和 谐化和保证档案管理目标的顺利实现 而对档案管理活动进行控制与协调的 过程。其功能主要有： 　　1．1 保证档案管理目标的合理。首 先，调控标准是根据档案管理目标和 计划来确定的，因此，在其确定过程 中，往往会发现原有目标和计划中的 某些不足，进而有效地修订和完善目 标与计划。其次，在调控的实际过程 中，也会进一步发现目标和计划与客 观实际不相符合的部分，便于及时采 取相应的措施和办法进行修正和完善。 可见，进行调控的过程，也就是使目 标和计划不断完善化和合理化的过程。 　　1．2 促进档案管理目标的贯彻实施。 档案管理目标和计划只有在被采纳并 付诸实施之后，才有可能产生实际的 作用，并最终达到目标和完成计划。 但是，由于种种原因，如档案管理人 员和有关人员的认识水平、价值取向、 个人及其所代表的利益、偏好等，常 会使档案管理目标和计划在执行过程 中遭到误解、滥用、消极抵制甚至反 抗。为此，调控的重要作用就是按照 一定的标准对目标的执行活动进行检 查、监督和调节，以保证预期目标的 实现或者发现预期目标与现实效果之 间的反差，并找出其中的原因，如果 是预期目标太高而难于实现，就必须 调整目标以适应现实的条件；如果目 标是正确可行的，但却没有实现，问 题就必然出在执行过程中，如执行不 力、方法或步骤有问题等，就要作相 应的调整。 　　1．3 促使档案管理目标顺利达成。调 控的最终目的，就是要有效地促使目 标顺利达成。档案管理调控的基本标 准，就是要确定和坚持与档案管理目 标相一致的方法、步骤和行为，消除 与档案管理目标不一致的方法、步骤 和行为，把档案管理系统中的各种要 素统一到共同的目标上来，使档案管 理活动和谐、高效地运转。可见，调 控越是合理有力，就越能促使目标顺 利实现。 　　 　　2　档案管理调控标准的构建 　　 　　2．1 调控标准的作用与来源。调控标 准是衡量实际工作绩效的依据和准绳， 拟定调控标准是档案管理调控过程的 起点。档案管理调控工作不能盲目进 行，调控的对象、范围、方法和手段 是什么，怎样调控才能达到目的，等 等，必须有相应的标准。由于调控的 最终目的是要保证档案管理目标和计 划的顺利实现，所以，合理的调控标 准也应来自于档案管理的目标和计划。 但是，调控的标准又不等于目标和计 划，因为档案管理目标和计划的内容 往往比较详尽，各级档案管理人员不 可能注意到其中所有的细节方面，而 只是注意其中的某些关键点。因此， 在控制工作中，必须根据档案管理具 体业务活动的特点，选出计划中的关 键点作为控制的标准，通过这些关键 点输出的信息，就能够掌握档案管理 有关工作的进展情况，进而针对工作 中的偏差和问题进行有效的调控。 　　 　　2．2 调控标准的类型。 　　2．2．1 实物数量标准。即根据事物的 自然属性和特点，用自然、物理计量 单位来表现的标准，一般用绝对数来 表示。如库房面积单位(平方米)、档 案人员数(人)、案卷或零散文件总长 度(米)、案卷数(卷)、全宗数 (个)、文件数(件、页)、缩微胶片数 (卷、米、张)、磁带数(米、盒、盘) 等等。由于它可以比较直接和具体地 反映出档案管理工作各个方面和总的 工作量及规模水平，所以往往是档案 管理工作的基础，也是调控的基本标 准。 　　2．2．2 质量标准。即反映档案管理活 动相对水平的标准，一般用相对数或 平均数表示。它包括实物质量标准和 工作质量标准。实物质量标准表现为 档案的完整程度、系统化程度等等； 工作质量标准表现为每人每月平均整 理卷数、每人每周平均鉴定案卷数、 每人每天平均调卷数或档案的检全率、 检准率、难查率、拒借率、自然损毁 率等等。在档案管理中，质量标准可 以用来表明档案信息为机关和社会服 务的效果，也可以用来表明档案管理 手段的利用效果。由于质量标准是数 量标准的派生物，所以常用来反映档 案管理活动中各种现象之间的内在联 系和对比关系，以便深刻地阐明其中 的规律。 　　2．2．3 价值标准。是根据事物的社会 属性采用货币计量单位来表示的标准。 价值标准代表着一定的社会必要劳动 量，使不同的实物有一个共同的衡量 尺度，因而具有较强的综合性和概括 力。价值标准对于反映档案管理的经 济效益是必不可少的，运