文件表格控制程序.doc

文件表格控制程序 1、目的 对文件进行控制，确保各有关场所及时得到和使用有效版本的文件。 2、适用范围 适用于与食品安全、质量、环境管理体系有关的文件的控制。 3、职责 3.1 总经理负责手册和程序文件的批准、发布。 3.2 管理者代表（兼食品安全小组组长）负责手册和程序文件审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。 3.3 文控中心负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。 3.4 各部门相关文件的编制和使用保管，部门负责相关文件的批准。 4、工作程序 4.1 新文件的编号 4.1.1 管理者代表根据《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》对手册、程序文件进行编号。 4.1.2 其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号（文件取号参照《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》）。 4.1.3 取号时应填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。 4.2 文件的编写 4.2.1 手册和程序文件由管理者代表组织编写。 4.2.2 食品开发部负责编制技术文件，包括技术标准、采购规范、工艺文件。 4.2.3 食品安全小组负责编制PRP，OPRP，HACCP计划，其他管理文件、作业指导书由相关部门组织编写。 4.2.4同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。 4.3 文件的审批 4.3.1 手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准；PRP，OPRP，HACCP计划由食品安全小组中指定的成员审核，食品安全小组组长批准。 4.3.2技术文件由食品开发部主管工程师审核，经理批准。 4.3.3 检验规程由品管部经理负责审核、批准。 4.3.4 其他部门级管理文件、作业指导书由相关部门负责人负责审核、批准。 4.3.5 公司级管理文件由总经理批准。 4.3.6 文件在送审的同时需填“文件分发清单”以确定分发部门，并由此文件的审批人负责审批“文件分发清单”。 4.4 文件的发放 4.4.1 受控文件原稿在提交给文控中心前，送交人应对文件进行以下确认： 是否进行有效的批准？ 可不是、文件号、版本号、页数是否完整？ 如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。 受控文件的范围见《受控文件的范围规定》。 4.4.2 将文件连同“文件分发清单”提交文控中心，文控中心将收到的文件原稿做好编目登记，填写“文件归档编止清单”。 4.4.3文控中心文件管理员根据“文件分发清单”的总份数进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章。 4.4.4 文控中心文件管理员把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在“受控文件分发回收记录”上签收。 4.4.5 受控文件的原稿存放在文控中心指定位置。 4.4.6当需使用文件的人员未放你一马文件时，不得随意借用其他人的文件，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及管理者代表批准后，到文控中心办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由文控中心收回，并追究其责任。 4.4.7 当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发（应在“文件领用申请表”中做出丢失原因的说明）。文控中心在补发文件时应给予新的分发号，并在“受控文件分发回收记录”是注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分民号通知各部门，防止误用。 4.5 文件的以旧换新 4.5.1 结于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。 4.5.2以旧换新的文件，文控中心文件管理员要在“受控文件分发回收记录”上做好登记，并注明原因。新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。 4.6 文件的更改 4.6.1 文件需更改时，应填写“文件更改通知单”说明更改原因。 4.6.2 “文件更改通知单”及更改后文件的审批应由原审批部门进行。 4.6.3 文件更改批准后，由相关部门负责人实施更改。更改后的文件连同“文件更改通知单”交文控中心。文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”的名单发放修改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的旧文件。 文件更改完成之前，可先发“文件更改通知单”。 4.7 文件的换版 文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。 4.8 文件的作废 作废的文件由文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”收回并记录。作废文件原稿加盖红色“保留之作废文件”印章后保存于文控中心，不作销毁。其余作废由文控中心统一销毁。 4.9 文件的管理 4.9.1 文件应有序地存放以便于存取和查阅。 4.9.2 不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 4.9.3 公司运作方式以及外部法律、法规及变更时，应及时更改相应文件。 4.9.4 借阅文件时，应经文件所在部门负责人批准