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浅谈信息时期档案工作 　　摘 要 本文对信息时期的档案工作的现状、实行档案信息化建设的意义进行了一些初步的分析,然后对加快档案管理工作的信息化进程和信息化下的档案工作应注意的问题提出了自己的看法。 　　关键词档案管理;信息化;计算机;电子文件 　　中图分类号G271文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)031-0194-02 　　 　　随着计算机的普及和应用,世界已进入了信息时期。知识和信息已成为经济发展的重要资源,信息化的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了深远的影响。计算机广泛应用于各类单位管理的方方面面,各单位处理日常工作产生了大量电子文档,传统的档案工作方法已经不能完全适应新时期档案工作的需要,档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择,档案信息化和信息建设势在必行。 　　1档案管理信息化的现状 　　社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任,使机读形式的档案信息具有系统性,真实性、有价值性,查阅者才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。 　　1.1社会的现代化发展管理软件缺乏统一性 　　档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等,各自开发的软件不能互用,这制约了档案信息化的进程。 　　1.2档案管理基础工作标准化规范化仍需改进 　　档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作,档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案自动化工作尚无统一标准,这也制约了档案信息工作化。 　　1.3档案信息管理人员的素质有待提高 　　实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的素质和计算机水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏档案、信息处理复合型人才,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有的管理人员不懂计算机,尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。 　　2档案信息化建设现实意义 　　档案管理的信息化、网络化,可以给职能部门、管理人员带来显而意见的效果和收益。 　　2.1档案管理不再费时费力 　　档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。 　　2.2检索查询方便 　　传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。 　　2.3档案查借工作可控 　　档案管理实现信息化后,查借阅采用计算机管理,操作方便,可以自动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还。 　　2.4提高整个部门的工作效率 　　实施档案管理的信息化后,部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好地从事档案的收集和编研工作,提高职能部门的工作效率。 　　3加快档案管理工作的信息化进程 　　3.1加大投入,实现档案现代化、信息化 　　要保证档案工作信息化的实现,各单位要加大投入,配置与档案信息化相适应的基础设施,增加库房面积,购置档案装具,改善档案工作软硬件环境。