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高校实物档案工作现状与思考 　　高校实物档案是指在学校公务活动中受赠的具有意义的礼品；党和政府重要领导人以及重要来宾视察、访问时题写或赠送的字画；学校更换的印章；学校更换的旧校牌、旗帜、校徽；学校各部门或个人获得的有较高保存价值和社会意义的奖状、奖杯等荣誉类实物。它作为高校自身活动过程的历史见证，是高校档案的一个重要组成部分。1993年，教育部下发的《高校档案实体分类法》中，高校档案十大类别未将实物档案列在其中，然而，随着教育事业的发展，实物档案的重要性愈加凸显。因而，应将其与高校档案十大类别并列作为第十一大类进行集中统一管理。 　　 　　1高校实物档案管理工作的现状 　　1.1高校的特点决定了实物档案管理工作的辅助性。高校的使命是教学科研相结合，传承人类知识和造福社会，教学科研的健康发展则依赖于党政管理的高效和务实。教学、科研、党政档案在高校档案中居于重中之重的地位，而其管理自然为学校领导和档案部门重视。实物档案是高校从事教学、科研为主的各项活动过程中产生的有价值的历史记录，有助于人们对高校的教学、科研、党政管理历史有直观的认识。实物档案的凭证性功能、教育性功能受高校教学、科研、党政管理工作的决定和影响。 　　1.2兼职档案员实物归档意识淡薄。高校档案管理不仅是校（院）办或档案馆（室）的职责，而且，与各院系、各机关领导、兼职档案员的协调配合密切相关。高校各院系、各机关对教学、科研、文书档案的重要性历来有相当程度的认同，能较好地配合档案部门做好教学、科研、文书类档案收集、整理甚至立卷工作，而对实物档案的重要性不甚了解，缺乏实物档案归档意识，致使许多有价值的实物档案散落各处甚至丢失、损毁，严重影响了高校实物档案的收集。 　　1.3档案管理者的工作主动性差。兼职档案员实物档案意识淡薄，影响了档案管理部门实物档案收集的数量和质量，加上档案管理部门“坐等上门”，不主动加强沟通和协调，上门催要或电话催要，没有加大宣传、监督力度和多渠道主动收集，实物档案的状况长期未能改变。 　　#8201;受习惯思维的影响，档案管理者往往消极等待档案利用者上门查借阅，缺乏积极提供利用服务的主动性和灵活性，有关部门移交实物档案积极性受到严重影响。 　　1.4利用者对实物档案的档案属性及其价值缺乏正确认知。人们对高校的教学、科研、文书、声像档案的利用较为频繁，而对实物档案的利用价值不甚了解，长此以往，使用实物档案的历史记录性、凭证性、教育性等功能日益萎缩。 　　1.5实物档案的库容量小。档案馆室的库容量小是全国高校普遍存在的问题，用于保存实物档案的库存量就更是小之又小，这就使得实物档案的摆放和保管成为一大难题，加之实物档案形态各异、大小不同，难以统一摆放标准，实物档案的叠加堆放、挤压碰撞不可避免，严重影响了实物档案管理的质量。 　　 　　2做好高校实物档案管理的建议 　　高校实物档案是高校发展过程的历史记录，因此，必须予以重视，采取措施提升实物档案的管理水平。高校档案工作者对实物档案管理应有清醒的认识，应改变思路，踏踏实实管理好实物档案。 　　2.1主动收集有价值的实物档案。档案部门领导应与各院、系（部）、机关领导加强沟通，强化归档部门领导的实物档案归档意识，主动加强与各机关、各院系兼职档案员的沟通和联系，指导并监督兼职档案员做好实物档案的收集、整理、登记和归档工作。同时，还应多方拓展包括校园网在内的各种信息渠道，及时追踪和掌握实物档案的去向，主动出击，尽可能地收集有保存价值的实物档案。 　　2.2加强档案宣传, 提高各级领导及广大人员的实物档案归档意识, 让大家认识到，它不仅是反映单位业绩、社会声誉、商务诚信的凭证性载体，也是一个单位无形资产的重要组成部分。 　　2.3制定实物档案整理规范和管理制度，明确规定其归档范围、要求、管理办法、借阅、销毁制度等。 　　2.4实物档案的归档范围和时间，应当是本单位在各项教学、科研、管理和重大活动中获得和形成的具有保存和利用价值的证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗、印章、字画、产品等实物原件。归档时间应灵活掌握, 但最迟必须在获得后一个月内，由主办单位或个人编写说明向档案部门移交，并有交接手续。 　　2.5加强监控，就地保管。实物档案库容量小与有价值的实物档案数量多是客观存在的矛盾，化解此矛盾应变通收集保管方法，采取实物档案在产生单位就地保管，档案管理部门登记目录、拍照存档、加强监督这一共同管理的方式，妥善做好实物档案的收集整理保管工作。 　　2.6主动提供利用服务。档案部门应紧扣实物档案直观性强的特点，抓住学校评估、校庆、领导视察、接待来访等一系列机会，举办包括实物档案在内的精品档案展览，使实物档案在服务教学科研、提高学校声誉等方面发挥作用。有条件的高校还可通过设立专门的实物档案、不定