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高校学生档案转递工作中存在问题与改进措施 　　基于高校学生档案对学生个人及用人单位的重要价值，关于学生档案工作方面的研究越来越多，主要集中在高校学生档案的价值、高校学生档案管理的现状、问题及对策等方面。本文试图就高校学生档案管理工作中的转递环节进行研究，针对转递环节中存在的问题进行阐述并提出改进措施。据人力资源社会保障部消息，2016年就业形势比较复杂、非常艰巨，今年高校毕业生是765万人，比去年增加16万人。毕业生人数的不断增长加大了高校学生档案转递工作的强度和难度。 　　一、高校学生档案转递工作存在的问题 　　1.档案意识较薄弱 　　高校学生档案转递工作的顺利完成需要专职档案员、兼职档案员、学生的良好配合。专职档案员的档案意识相对较高，对学生档案的了解与认识更清楚。高校兼职档案员主要是指辅导员。辅导员的档案意识相对较薄弱，能对学生档案有基本了解，但由于自身教学管理工作繁重，在学生档案工作上精力投入较少。档案意识最薄弱的则是学生。学生对学生档案的了解甚少，不知道其对自身发展的价值，更不清楚档案安全转递的重要性。 　　一方面，很多大学生在填写归档材料时不重视，不按规定要求书写，书写内容随便，这些问题虽小，却会影响最终的档案转递，延长学生档案整理邮寄时间。另一方面，学生不能及时提交档案邮寄信息、不及时查询档案去向。考取研究生、公务员、事业单位的学生需将调档函及时上交辅导员，由于档案意识的欠缺，部分学生往往不能及时上报信息，这导致部分学生档案转递延迟，不能在用人单位规定时间内寄达档案。每年毕业季我校档案室都会按照就业处的就业分配方案将学生档案寄出，并将邮寄单号及相关信息挂于校园网，同时还通知各学院告知学生让其上网查询以确认档案是否正确邮寄。但很多学生对此不重视，认为自己没有正式单位，只有考公务员、事业单位才需要档案，有些学生甚至不知道档案邮寄这回事。此外，现在很多单位人事关系完全被劳动合同关系取代，并不接收学生档案。这也是学生不够重视档案的原因之一。基于这种档案意识缺乏，很多档案成为“弃档”。在工作中经常遇到毕业很多年的学生回母校找档案的情况，只有需要档案的时候才知道档案的重要性却已然不知档案去向。 　　2.学生档案管理制度欠完善 　　虽然高校档案工作日益受到重视，但相对于教学、行政等类档案，高校学生档案起步较晚，并未被给予高度重视。目前很多高校的学生档案管理工作都有一些管理制度，但都相对笼统，缺乏完善的有针对性的学生档案管理制度。大多数高校学生档案由学生处或者档案馆（室）保管。欠完善的管理制度会让学生档案在收集、整理、移交各个环节出现差错，最终增加学生档案转递工作的难度或导致部分学生档案不能及时转寄。由于工作量大，各部门在毕业季集中移交档案材料时问题较多。如：材料填写不规范，材料不符合归档要求，材料缺失，材料种类多、数量大导致的移交手续不齐全等问题。这些问题都易造成档案不完整并直接影响学生档案邮寄工作。此外，很多高校都没有一套针对学生档案转递工作的管理制度或章程，没有明确档案转递的整理流程及相关人员在转递工作中的职责分工等事项，一定程度上影响学生档案转递工作的有序开展。以我校为例，学生档案的转递流程主要是：我们将招就处发来的派遣信息按邮寄需要进行部分删减后传至邮局；邮局按照此信息打印出快递单并按班级、学号依次排序；将档案装入快递袋并贴上相对应的快递单；邮局派专人取走档案；双方签移交清单（一式两份）；将邮寄信息挂在校园网供查询。但每年在此环节中还是会出现一些或大或小的问题。这都要求我们以学生档案管理工作具体要求为依据，逐步健全学生档案管理制度并有针对性的制定管理章程，规范学生档案转递工作，营造良好的制度环境。 　　3.学生档案管理队伍建设需加强 　　高校档案工作的合理有序开展需要一支相对合理和专业化的档案人员队伍。目前很多高校仍存在人员结构配置不合理之处，档案专职工作人员配备数量与自身档案规模不相符。高校学生档案转递工作主要集中在毕业生离校阶段，需集中整理一届毕业生在校期间产生的需归档的材料，工作量大且有时间限制。这要求档案专职人员和兼职人员投入较大精力去管理学生档案。但档案专职人员配备不够，兼职档案员精力不够且更换频繁，这样的档案队伍建设严重限制了学生档案转递工作的开展。以宿州学院为例。首先，我校专职档案人员三名，应对大批量的学生档案整理归档邮寄工作完全力不能及，通常是招勤工俭学的学生协助做好此工作。但学生毕竟对档案了解少，短期的教导并不能完全确保档案的归档邮寄工作准确无误，这使得学生档案转递工作存在安全隐患。其次，我校各二级学院和部门兼职档案员不固定，更换频繁，易导致档案专职人员与兼职人员的联系交流困难。兼职档案员通常是各学院的行政（党务）秘书或辅导员，他们本身的教学、行政、管理学生任务繁重，投入在学生档案