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高校办公自动化系统建设策略探讨 　　[摘 要]办公自动化系统的建设是高校信息化建设的重要组成部分，是提高高校管理水平的有效途径。本文分析了公自动化系统对高校管理的促进作用及系统的建设目标，提出了高校办公自动化系统建设的策略。 　　[关键词]高校 办公自动化 建设策略 　　作者简介：王改性（1972-），男，河南上蔡人，硕士学位，讲师，主要研究方向为企业信息化建设。 　　 　　随着高等学校管理对信息处理的时效性要求和管理的复杂程度的提高，迫切需要一个可以实现整合内外资源的、高效的信息系统，来完成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用。 　　 　　一、办公自动化系统的涵义 　　办公自动化是以信息技术、系统科学和行为科学为支柱的一门综合性技术，它以系统科学为理论基础，行为科学为主导，综合运用信息技术完成各种办公活动，充分有效地利用现有信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，促使办公活动规范化和制度化。它随信息技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。办公自动化系统有三大特点： 　　（一）在使用的手段上，办公自动化综合运用了现代计算机和通信等高新技术，它涉及行政管理、电子、文秘、机械和物理等多个领域，因而它本身是一门综合性的技术。 　　（二）办公自动化服务的对象是办公活动，信息处理是整个办公活动中的主要业务特征。 　　（三）办公自动化是对语音、数据、图像和文字信息的一体化处理过程。它把基于不同技术的办公设备集成在一起，将多种媒体处理技术组合在一个系统中，使办公室具有使用和处理多媒体信息的功能。 　　办公自动化系统的最终目的是提高办公质量和办公效率，促使办公工作规范化、制度化，并提高办公人员的决策质量，为决策人员提供更多的信息和决策方案。 　　 　　二、高校办公自动化系统的建设目标 　　办公自动化系统的建设应着眼于顺应现代行政办公的需要，总体来说要体现出操作方便、信息共享、切合实际、安全高效、智能决策等特点。系统的建设目标大致包括如下方面： 　　（一）实现工作流程的自动化。主要是公文的收、发文管理、汇报、请示、审批等流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，提高校内各单位协同工作的效率。 　　（二）实现文档管理的自动化。通过把各类文档以电子文件的形式存入数据库，按权限实现共享访问和修改更新，方便文档的储存和使用。 　　（三）建立电子通信和信息发布的平台。通过建立校内的邮件系统和信息发布平台，使办公文档、规章制度、新闻简报、技术交流等能够在高校内部各部门得到及时的传播或传送。 　　（四）包含日常办公辅助子系统。日常事务性的工作如会议安排、物资管理、车辆调度等在办公自动化系统中应有相应的办公模块。 　　（五）支持分布式办公。即支持异地办公和移动办公。异地办公和移动办公是当前办公自动化的热点。 　　 　　三、高校办公自动化系统的建设策略 　　（一）取得学校领导的重视和工作人员的支持 　　高校办公自动化系统的建设是一项系统工程，成功与否很大程度土取决于领导是否重视，领导的重视和参与可以充分调动各方面的积极性。要从高校信息化建设的角度来认识办公自动化系统的重要性，通过办公自动化系统建设提高高校的行政办公效率和管理水平。学校领导要在系统应用方面对全校提出统一要求，要求各部门信息及时上网，上报材料必须通过网上报送等。机关工作人员早己习惯手工公文的处理模式，长期以来有一套固定的工作程序和流程，改变原来的工作方式和习惯，应用办公管理系统，难免存在一部分工作人员有抵触情绪，阻碍行政办公系统的推广应用。因此，做好宣传工作，转变观念，是推行办公管理系统应用的必要条件。此外还要制定推广使用系统的规章制度，以保证系统的运行，从制度上约束工作人员能够接受和使用系统。 　　（二）从整体角度进行办公自动化系统的规划 　　办公自动化系统的建设必须在综合考虑学校信息化建设的现状与需求的基础上，从全局和整体的高度规划学校信息化建设的方针、策略、发展规划与实施计划，全面考虑硬件环境建设、应用系统建设、管理规范建设和支持机制的建设，按照规划协同地推进学校的办公自动化。整体规划的制定需要在充分了解学校的办公现状、需求，特别是学校发展对于信息化需求的基础上，结合信息技术的发展形势做出科学、全面的规划。在规划的制定中要做好以下几个方面的工作： 　　1．技术人员和管理人员要密切配合。要做好一个整体规划，必须有学校高层的管理人员参与，这样才能保证规划符合学校的实际，符合学校发展的需要；必须有学校相关职能部门的参与，保证规划的可实施性；还需要有资深的信息技术和办公自动化方面的专家参与，保证规划与信息技术发展的统一。 　　2．从学校实际出发，根据实际需求来制定