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高校培训档案规范化管理途径探析 　　[摘 要]档案工作从狭义上讲就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。培训档案管理工作是培训工作的组成部分，是提高培训工作效率和工作质量的必要条件，是保持培训真实面貌的重要工作。为了总结培训档案的相关工作，本文重点论述了培训档案工作中存在的主要问题，进而提出了实现培训档案规范化管理的途径，希望能够为相关人员提供借鉴。 　　[关键词]高校；培训；档案；管理；规范化 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.082 　　[中图分类号]G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02 　　随着时代的不断进步和知识的不断更新，人们对于学习的需求也越来越强烈，学生需要学习，在职人员需要进修，每一个社会人都有必要不断学习。高校举办的面向社会各类人群的提升教育日益增多，比如面向社会的专业技术人员知识更新工程、面向教师和班主任的继续教育等，所以为了生存与进步的需要，人们会以参加培训机构举办的培训班的形式进行进修学习。人们只要参加培训班就一定会产生培训档案，有必要对众多的培训档案进行规范化管理。 　　培训档案是培训工作的重要组成部分，其是否规范化、科学化是衡量培训班管理质量的重要因素之一，为使培训档案更加完善、严谨，各项档案缺一不可。但是，二线城市、非重点院校、小型企业等此类机构的档案管理水平还有待进一步提升，不利于对培训班进行规范化管理。 　　1 培训档案工作中存在的主要问题 　　随着社会各项事业的快速发展，档案事业也发生了日新月异的变化，但是在发展的同时，也面临着很多问题需要解决，主要存在以下几个方面的问题。 　　1.1 学员对培训档案缺乏重视，档案不易收集 　　按照规定，新学员入学需要填写学员登记表，交证件照，且在结业前须提交规定完成的作业。学员对培训档案缺乏重视，档案不易收集主要体现在以下几个方面。第一，制作学员结业证用的证件照需要多次催缴才能收齐，作业不催促就收不上来，从而增加了培训档案收集工作的难度。第二，由于学员是被动参加培训的，本身的参与度与积极性并不高，所以对班主任收缴材料抱着一种无所谓和不重视的态度，自由散漫，不配合班级的统一管理。 　　1.2 培训档案的整理时间相对紧张，人手不足 　　入学档案、照片、作业等材料，都需要班级管理人员将它们逐一收齐，并根据学员名单逐个核对相应的材料是否需要提交。收集与核对等工作耗时耗力，必须配有一个甚至多个专职档案人员负责，同时学员是否配合也会影响收集时间。 　　目前，大多数培训部门还没有专属的档案室，有的是兼职本项工作，有的是跨部门工作。人手紧张导致档案工作无法更加精细化，影响档案的收集、整理、归档等工作，是目前面临的一个重要问题。结业后的培训档案更是种类众多、品类繁杂，比如学员的考勤表、试卷等众多的档案都有待整理。对于一些中小型的培训基地和非国家级重点院校的培训基地，这些机构的培训部门的员工较少，再加上档案工作又很繁重，遇到配合的学员还好，若遇到不配合的学员会给收缴工作带来重重压力，在无形中也会增加档案工作人员的压力，甚至可能会影响工作人员的身心健康。 　　1.3 ?n案硬件设施不完备 　　各机构举办的培训班的数量与种类也日益增多，由于用于存放档案的库房与档案柜空间有限，导致很多档案无处保存，只能被暂存在临时的地点，有的不能被规范地放置在档案盒中，只是粗略地进行归类暂存于档案袋中。由于实际条件的限制，致使档案无法严格按标准按规范存放，长时间不规范的堆放也可能导致原有的档案损坏。 　　培训档案整理多集中在培训部门，但这些部门的档案硬件设施又不完善。具体来说，这些部门中的档案整理工具多数不达标，没有专业的配套工具，如所采用的档案盒不是目前最标准的款式，有些地区使用的还是很多年前的工具。同时，校档案室与部门档案工作衔接也仅限于档案移交，并没有更多的业务咨询与指导工作，这些都有待于更新。 　　1.4 档案管理没有制度化、规范化 　　目前，某些机构的档案工作并未形成制度，不利于档案专职人员执行工作。各部门对自己承办的文件单独进行保存，没有进行统一的收集和存放，也没有建立起科学化的电子公文档案。档案只是按年份和文种进行存放，没有严格按照分成类目进行立卷装订保存，既不利于查找，也不利于档案的保存。制度缺乏会使档案工作无法规范、严谨地进行。 　　2 实现培训档案规范化管理的途径 　　2.1 建立奖惩措施 　　有一位著名的教育家曾经说过：“没有处罚的教育是不完整的教育。”在实际的教学活动中亦是如此，没有处罚的教育是不能达到预期目的的。教师可以借助一些技巧来规范班级档案管理