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高校场馆使用数据管理系统开发 　　摘 要：高校场馆是学校文娱活动的重要场所，如何在数据统计管理上提炼出有价值的信息以提高场馆的使用效率和效益，达到学术与娱乐的和谐，是目前高校场馆管理者需要思考和探索的问题。运用桌面数据库管理系统Access开发的一个简单实用的高校场馆数据管理系统，实现了高效的数据查询及统计，对于提高办公效率，提升管理水平有着较大的促进作用。 　　关键词：高校场馆；数据统计；Access 　　中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：1673-8454（2011）07-0030-03 　　 　　一、高校场馆使用管理现状 　　国家对教育事业的重视和投入加快了高校场馆的建设，这些场馆除了举办学术报告、各类会议等以语言扩声为主的需求外，往往还要具有适应小型文艺演出、影视播放等功能，但由于管理水平不齐、管理方式欠妥、管理经验陈旧等原因，导致高校场馆呈现两种明显的现象：一种是大量闲置；另一种是利用过度，使用率严重不均。[1]这种现象发生的关键原因是缺乏相应的数据统计工具而无法及时地发现使用过程中存在的问题。这不但造成了资源的浪费而且增加了维修、管理的成本。目前仍存在一些问题影响场馆使用数据的管理工作。[2] 　　1.原始数据不集中 　　高校场馆建设、审批、使用、维护分别归属学校不同部门，建筑的原始数据、场馆的使用率、设备运行的情况、维护的支出等数据分别保存在不同部门，如果有一方数据未做整理或出现偏差就会加大原始数据的不完整性和不准确性，使后继的查询、统计工作大打折扣。 　　2.难以实现针对性数据的共享 　　传统的纸质材料不但浪费大量纸张，而且数据很难共享，保存也很不方便，各相关部门想从原始数据提炼出有利于各自管理工作上的相关数据就需要对原始存单做大量的翻阅、查看、整理工作，虽然改进的Excel电子表单能实现数据共享，但它仅局限于整体数据的共享，对于一些需要部分数据的部门则需要重新整理，由于数据庞大，工作量可想而知，针对性数据的共享还是存在较大的难度。 　　3.难以统计和提供有参考价值的信息 　　场馆管理工作需要统计大量的有参考价值的信息。比如各部门的使用情况、具体某一场馆的使用情况、场馆活动的性质、维修情况、经费支出状况等，除了要实时了解各场馆的使用情况外，还要定期对各场馆进行综合统计，以便了解场馆的使用规律以及在使用中存在的问题，为人员的配备、今后高校场馆的设计建造提供重要的参考依据。传统的人工方式来完成此项工作，不但容易出错，而且要花费大量的人力、物力。 　　二、高校场馆使用数据管理系统的开发 　　针对场馆使用数据管理中遇到的问题，笔者开发了一个基于Access简易数据库的软件，实现了数据准确、高效的管理，该软件是 Microsoft Office的成员之一，普及率高，具有易学易用、功能实用、开发成本低、周期短等优点，可以有效地解决上述问题。 　　1.开发工具的选择 　　专业的软件开发工具普遍采用VB、VC、DELPHI或者ASP及.NET平台，各种开发平台都有各自的特点和优势，软件的开发过程的基本流程一般都分为需求分析、功能分析、代码编写、软件测试几个阶段，但是最终目的只有一个，就是满足用户实际需要，提高工作效率。 　　高校场馆数据管理系统具有自身的特点，即：数据量不断增加，根据学校的教学安排在使用上存在集中性、阶段性。数据主要是使用单位的信息和各场馆使用状况的信息。考虑到设计的自主性、操作的方便及数据存储格式的易维护性，排除了需要高要求的系统运行环境及普及率较低的专业开发工具，采用了普及率极高的Office组件中的Access工具进行开发，实现了系统中数据表的建立、查询、统计和数据导出等基本功能。该系统的优点是： 　　（１）简单实用：Access使用简单，设计过程可以通过向导进行，相关查询语句可以通过生成器协助编辑，整个软件开发过程智能化较强。缩短了开发周期、降低了编写代码的错误率。并且Access更宜于做出窗体、报表类的管理系统界面，可视化效果比较强。[3]更易于制作人机互动的界面，后台数据运行也比较快，尤其数据量超大时，数据处理要比Excel来得快，适应场馆数据管理的需求。[4] 　　（２）开发周期短，成本低：由于使用了Access及其VBA功能作为主要的开发工具和语言，使得开发时间大大减少，Access并不是像Excel一样单纯地为数据分析而存在，它更多的是面向数据的管理。虽然Excel可以通过二次开发实现类似的数据逻辑的设置，但实现起来还是有一定的难度。Access这些优势是传统的VB、VC或DELPHI、ASP等平台所无法比拟的，后期维护也比较方便，而场馆的数据管理功能都能得到一一实现。[5] 　　（３）移植及维护方便：用户需要进行功能扩充时，只要