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高校学籍档案数字化实践与探索 　　摘要：本文以上海第二工业大学学籍档案管理为例，就高校学籍档案数字化工作的原则、程序、有待解决的问题等进行了思考。 　　关键词：学籍档案 数字化 安全 　　 　　学籍档案是学生在校期间学习、考试、社会实践等一系列活动中直接形成的具有保存和利用价值的原始记录，客观反映了学生在校期间各方面活动的全过程，是评价学生学习情况、思想表现的主要凭据和证明，也是社会用人单位挑选人才的重要参考依据，极具利用价值。随着电子信息技术的发展，运用计算机进行学籍档案数字化，实现快捷、方便的提供利用，是加强学籍档案管理提高管理水平的发展要求，本文结合上海第二工业大学的工作实践，就学籍档案数字化工作进行探讨。 　　一、学籍档案亟待数字化的缘由 　　（一）传统检索方式速度慢，查全率和查准率低 　　高校学籍档案的内容包括学生录取名册、学籍卡、成绩总表和学生考试成绩、学期评语、实习鉴定报告等，通常按照届别、专业、班级等进行组卷，案卷数量众多。要查找某个学生的学籍材料，传统的方式必须要求利用者提供相关针对信息，然后通过书本式检索工具查到案卷编号，再到库房调阅案卷，效率低下，耗时费力。学籍档案数字化后，检索便捷、高效，显而易见。 　　（二）传统利用方式加速档案实体的损害 　　由于学籍档案利用率高，纸质案卷经常翻阅会带来物理磨损，特别是一些高龄档案，老化、脆变的纸张已经经不起反复翻折。学籍档案数字化后，可直接通过计算机或者计算机网络来查阅相关信息，大大减少了档案原件的调阅和复印次数，而且那些因年代久远出现材质老化、字迹褪变的档案，还可以在数字化过程中对字迹变化部分进行局部加深等技术处理，再现档案原始内容和原来面貌，有效地将信息保存下来，起到抢救保护的作用。 　　（三）传统归档方式与信息化建设脱节 　　随着计算机信息技术的迅猛发展和日益普及，办公自动化已成为学校教学和管理各项工作的基本手段，文档一体化系统把文件流转和电子文件归档有效结合在一起，从源头上推进了档案数字化建设。但是在学籍档案管理中，绝大部分高校的归档方式和流程仍然沿用传统的模式，即各院系教务秘书把从学校教务管理系统中导出的成绩总表、学生登记表、学籍卡等纸质材料汇集到教务处，再由其移交给档案部门归档。而成绩总表、学生登记表、学籍卡等的电子文件与纸质载体相分离，并没有一并归档保存，与文档一体化的初衷不一致，跟不上信息化建设发展步伐。 　　二、学籍档案数字化的指导原则 　　（一） 切实可行 　　学籍档案数字化之前, 应该进行可行性论证，对学校学籍档案的实际状况作一次全面摸底和梳理，学籍档案数字化是既定的目标，但也不能一口吃成胖子，有一个循序渐进、日积月累的过程，要根据学籍档案数量、新旧程度，充分考虑现行管理机制、硬件设施、人员素质等因素，考虑经费投入、设备条件、专门人才和技术水平的承受能力，确保开展工作切实可行。 　　（二） 效益优先 　　学籍档案数字化需要投入大量的财力、人力、物力, 因此必须区分轻重缓急，注重效益，本着利用为纲和抢救保护的原则，要将馆藏档案中利用率高、年代久远面临老化破损的学籍档案先行数字化，新增的利用率较高的学籍档案及时数字化，普通日常利用的学籍档案定期数字化，服务对象有特殊需求的学籍档案专门数字化，争取最佳效益。 　　（三） 规范操作 　　在学籍档案数字化过程中，无论是纸质档案数字化，还是接收电子文件，都要围绕数据库建设服务，坚持按照统一的标准和指标体系规范操作，统筹规划，有序推进，实现依据标准化、程序规范化，尽可能避免出现各自为政、互不兼容、重复建设等现象，提高数字化工作的质量和效率。 　　（四）保持原貌 　　档案是各项活动的原始记录，记录的原始性保证了信息的客观和真实，这也是档案价值之所在。为此，在学籍档案数字化过程中，一定要确保纸质文件与电子文件内容的一致，采取必要的技术保障措施，确保电子文件在传递、拷贝的过程中没有任何改动，把历史原貌原封不动保存下来。 　　三、学籍档案数字化的实践 　　（一）建立领导机构，选择运作方式 　　学籍档案数字化是一个系统工程，需要学校各部门共同参与，因此，要建立以校档案工作委员会牵头的领导机构，便于组织协调原始文件收集，数字文件的形成、运行以及归档管理等工作。学籍档案数字化运作方式一般有两种：一是委托专业数字化加工单位承担，优点是专业加工时间快、质量高，学校不必购买许多数字化的设备，但委托费用昂贵；二是采取组织档案人员自己动手的方式，不必增加过多的成本，又可以锻炼自身队伍，但需要专门设备、人员的投入。确定选择哪一种运作方式，必须根据学校的具体情况，综合权衡人、财、物各种因素，确定适合本校的方式。 　　（二）档案扫描方式 　　纸质学籍档案数字扫描方式有两种: 其一是用扫描