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公章使用管理制度及说明
公章印章的管理及使用规定
一:目的:
规范公司印章的管理,维护企业形象和合法权益,实现印章管理的制度化和规范化, 特制定本办法。
二:要求:
所有用章(印)手续必须严格按照本规定的程序办理执行。
三:印章的分类:
根据用途、类别分为:公司公章、财务专用章、法人章、公司合同章;
四:具体内容:
(一)管理制度:
1、公司合同章的使用须严格执行登记程序,完成审批手续后方可用印;不符合规定和不经主管领导签发的文件,保管人有权拒印;
2、任何情况不得携带各类章(印)外出或外借。若因工作需要,需提交申请,经总经理批准,在行政部登记后方可带出。公章带出期间,只可将公章用于申请事由,并对公章的使用承担一切责任;
3、公司公章由财务部保存,由行政部管理并严格按公司印章管理制度执行,不得私自使用印章,不得外借,不得因任何人的个人要求而违规用章;
4、财务章、法人章必须经总经理授权并登记后方可使用;
5、各类章一律不得使用在空白的:纸、单据、合同、协议上;
6、各类章的保管人有变更时,必须以文字形式完成使用记载、印章的交接手续;
(二)使用范围:
1、 公司公章的使用范围:
1)公司对外签发的文件;
2)以公司名义出具的证明及有关资料;
3)公司对外提供的业务报告;
4)公司章程、协议;
5)公司接收到的政府各职能部门要求盖章的文件、回执等。
2、合同章的使用范围:
1)公司签署的各项合同、协议等;
2)各个部门经过授权的业务使用;
3)流程:必须由用章部门填写用章审批表,行政部签字确认后,报总经理批,方可登记用章;
3、财务专用章及法人章主要用于货币结算等相关业务。
由总经理批准后,财务部方可使用;
(三) 各类印章的管理:
1:公司公章的保管与使用:
1)公司公章由财务部负责保管,由行政部负责管理;
2)使用公章须履行登记手续,由经办人到行政部填写《印章使用审批表》,写明用印事由,用章部门经理签字后,由行政部上报,总经理同意后,方可用印;
3)任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章;
2、 公司财务专用章、法人章的保管与使用:
1)财务专用章、法人章由财务负责人保管;
2)除正常的财务需要用到财务专用章与法人章外,其他事项必须经过财务部主管报请公司总经理批准后方可使用。法人章用印须履行登记手续,由经办人至财务部填写《法人章使用登记表》写明用印事由,并经直接上级、总经理审核同意后,方可用印。
3) 任何人不得以任何事由在空白书面上加盖财务专用章和法人章。
五、本管理制度自2016年1月1日起实施执行。
附件:《公司印章的使用登记表》
行 政 部
2016年1月4日
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