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浅谈信息化建设和产品档案管理 　　 摘 要：档案信息化建设是不可阻挡的趋势，档案管理现代化水平，主要看其档案信息化的程度，本文主要结合只身多年工作经验，对档案信息化管理提出几点体会。 　　 关键词：档案 信息化 建设 管理 　　 　　 随着人类社会的发展和计算机的广泛应用，档案信息化建设作为一种发展趋势倍受大家的关注，对档案管理也提出了愈来愈高的要求。档案信息化建设已经成为档案事业发展的重要方向，所以加强档案信息化建设是档案管理适应时代和社会发展的必然选择。 　　 1.档案信息化建设的必要性 　　 “档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息，档案信息是社会信息中最可靠、最系统、最具有价值的原生信息。档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他信息相互融合，广泛地服务于社会。在这个高度信息化的时代,人们对信息的价值日益重视，信息技术无疑为档案管理,特别是数量大、更新快的产品档案管理注入了新鲜血液，继续采用传统的管理方式已经无法满足单位发展的需要，只有把工作重点放在信息化管理、网络化建设上，充分利用信息高速路的优越性，努力实现档案信息资源共享，使档案从“物的传递”转变为“知识的传递”和“信息的传递”，才能使档案管理更健全、利用更高效。 　　 2.加强档案队伍建设，树立档案信息意识 　　 档案管理人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有档案管理人员更新观念，树立起档案信息意识，充分认识到档案信息化建设的重要性，才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，主动思考档案管理新情况、新原则与新理论，认真做好信息化过程中的各项工作，确立信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架和基本方法，实现档案信息的社会化服务。 　　 档案管理人员是实现档案管理信息化成功的根源，决定着档案信息化的发展速度和质量，是推动档案信息化建设发展的动力。因此，必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化和吸收信息技术的成果，加快档案人员知识结构更新。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，使档案人员拥有广泛的现代科学技术知识，为方便档案信息交换，实现档案资源共享创造条件。 　　 3.提高档案信息化水平 　　 信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。所以首先应该加快软硬件设施建设。要及时配备档案管理所需要的计算机、打印机、光盘刻录机、扫描仪、数码照相机、互联网设备等硬件设备。硬件是档案数字化建设的骨架，软件是档案数字化建设的灵魂，因此，选择优秀的档案数字化软件管理系统，将成为档案数字化成败的关键。选择适合本单位的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。如我单位档案人员会同信息部门与某软件公司一起，根据我所实际情况，编制了《档案信息管理系统》软件，解决了出所产品档案数据的录入问题，加快了立卷速度，提高了工作效率，实现文件一次输入，多途径输出，重复使用；利用该软件对新研制产品项目的档案资料，从信息源头抓起做到边收集边输入，建立了统一的数据格式标准，实现了纸质档案和电子档案“双轨制”，即纸质文件和电子文件同时归档的工作模式，避免重复劳动，加快档案信息数字化的进程。 　　 4.因地制宜,创造性地做好档案信息化工作 　　 4.1创新档案管理制度 　　 信息化建设理念需要科学的档案管理制度作支撑，档案部门应结合实际情况制定科学、合理、严密的管理制度，用统一的标准和规范指导单位档案信息化建设，健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作环节和步骤，制定出详实、操作性强的信息化实施细则，改革不适应档案信息化要求的管理体制；加强监督，严格把关，对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，同时要加强电子文件积累、著录、归档工作，提高档案信息资源交换及共享水平，为科研人员创造更多方便利用的条件。如我所按照科研制生产计划制定归档计划，明确各部门归档时间，并将归档完整率和归档质量作为考核指标纳入各部门的考核范围，在季度绩效考核指标完成情况中加以考核，确保了文件的及时归档。 　　 4.2 推进产品档案信息数据库建设 　　 如何利用计算机技术对产品档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已成为产品档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立产品档案数据库，如档案目录数据库、电子光盘数据库、专题数据库等，为用户提供电子资料传递、信息查询，用计算机检索代替传统的档案卡片检索。数据质量是计算机管理系统成败的关键，在进行档案数字化时，必须对相