高校二级学院办公室管理效能影响因素和对策分析.docVIP

高校二级学院办公室管理效能影响因素和对策分析 　　摘要：高校二级学院办公室“一室多能”，在学院乃至整个高校运转过程中起到枢纽和桥梁的关键作用。文章作者根据多年办公室工作经验，从办公室的工作职能与特点出发，分析了影响二级学院办公室管理工作效能的因素，并探索性地提出了对策。 　　关键词：高等院校；二级学院办公室；管理效能；影响因素；对策 　　中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-9324（2012）06-0095-02 　　高校二级学院承担着教学、科研、学生管理、教辅工作、行政管理等各项任务，“两级管理、以院为主”的学院制管理模式被高校普遍采纳。学院办公室作为学院工作顺畅有序运行的关键环节，其职能与承载的任务大大增加，在高校整个结构体制中也越来越突显其重要性。因此，把握影响办公室工作效力的因素，抓住提升办公室工作效力的关键点，对提升管理运行水平，提高工作效能，发挥二级学院办公室的作用起着至关重要的作用。 　　一、把握影响办公室工作效力的因素 　　1.日常工作繁琐，职能惯性错位。办公室是学院正常运转的基础，具有参谋、助手、协调、督办以及服务等多种职能，是学院正常运转的基础。但办公室人员紧缺，一人多岗，既要参与领导班子对重大问题的讨论决策，又要组织管理日常事务，还要搞好协调与服务，工作内容点多、面广，日常往往因停留在繁杂的事务中，而忽略了其它职能，出现日常事务性工作职能与发挥参谋助手、协调督办等职能惯性错位。 　　2.管理职能弱化，无法参与核心工作。办公室工作“细、繁、杂、忙”，随着教学、科研工作地位的不断强化，行政管理作为辅助性工作逐渐被弱化降低。办公室往往沦为办事机构，处于从属地位，工作人员以被动服务为主，无法参与到教学、科研等核心工作中。 　　3.规章制度不完善，执行不到位。办公室管理普遍存在制度不完善，缺乏一套完整的制度体系，或者制度体系没有及时修订，不能适应学院发展的需要等问题。在工作任务不明确，管理产生混乱、无序的情况下，往往有章难循。加之多方因素影响，制度的执行往往难以落到实处，甚至是根本无法执行，制度不过一张白纸、几行文字，其效力全靠人为赋予。 　　4.理论研究不够，个人发展缓慢。办公室综合要求高，事务性工作多，长期处于应对状态而没有时间和精力进行专业技术理论研究，外出进修、学习的机会少，职称评聘难，无论文、无课题，工资待遇上不去，管理缺乏行之有效的激励机制，导致办公室工作人员逐渐对待工作形成消极情绪，存在着干多干少一个样，不求有功但求无过的错误想法，其积极性、主动性难以得到充分调动。 　　二、抓住提升办公室工作效力的关键点 　　1.积极争取，确立权威地位。积极争取学院的高度重视与支持，从“软”、“硬”两方面确立办公室工作的权威地位，为提升办公室管理效能提供组织保证。“硬”是指通过“文件”、“会议”、“通知”及“督办”的有形的介质去实施权威性和影响，“软”是指通过能力、办事效率、氛围等无形介质去实施权威性和影响。 　　2.科学管理，转变工作职能。由事务工作向政务工作转变，抓全局、谋大事，对关键性问题增强敏感性和预见力，紧跟领导的思维节奏及决策进程，未雨绸缪、提前思考，积极谋划，既要是处理日常事务工作的能手，又要是善于出点子的高参，充分发挥参谋、助手的作用，由被动服务向主动参与转变。化被动为主动，在被动工作中加强主动服务。这一点主要体现在：第一，增强办公室工作管理的科学性、计划性和预见性。对日常周期性工作，事先做好计划安排，把工作做在前面；对突发性任务，要研究、思考在前，尽量做到有预见和准备，减少盲目性，避免措手不及；第二，增强工作的实效性和能动性，对各项工作，主动督办、主动反馈、主动落实，妥善处理各种工作关系和公共关系，上传下达，确保党政各项工作高效有序地开展。 　　3.分工明确，制度规范管理。明确工作内容，确定岗位职责，制定工作计划，以严谨、流程化的工作行为为保证，规范办公室人员的工作程序，明确操作流程和规范要求，加强分工与合作，做到忙而有序、有条不紊。准确定位，保证制度的合理性、可行性和可操作性，形成激励机制和执行力有效结合的制度化、规范化的办公室管理体系，形成公平竞争的良性循环。 　　4.简洁高效，强化信息化管理。当前是讲究时效的时代，时间精度越来越高，工作效率也越来越好，因此，应转变传统观念，运用不同的工作方法与手段进行分析应对。利用校园网络，大力推进信息平台建设，强化信息化管理，既提高了信息传输的速度与工作效率，减少事务性工作环节，又节约经济、时间与人工等成本，真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。 　　5.创新服务，推进工作求新求变。照章办事、奉命撰文、埋头闷干已经不能适应当前的发展形势。创新思维、开阔视野，创新方法、注重细节，创新服务、高效运转；建立信息灵敏、反映快捷、优质高效的办