(bt-xj-203)项目宣传档案管理跟款项拨付管理制度.docVIP

编号： BT-XJ-203 版 本 号 A 项目宣传档案管理及款项拨付管理制度 修改次第 00 页次/总页数 PAGE \* MERGEFORMAT 1/ NUMPAGES \* MERGEFORMAT 4 项目宣传档案管理及款项 拨付管理制度 受控状态：____受控_________ 发放编号：________________ 生效日期：___2007-04-02____ 版本/修改次第 更改页次/章节 编制 审核 批准 生效日期 1 总则 1.1 1.2 1.3 为了保证宣传费用款项拨付的透明性，规范工作程序，特制定本制度。 销售监督中心为公司所有项目宣传费用组织拨付会签的管理部门。 销售监督中心涉及的宣传档案分为宣传物料制作审批材料（预算1万元以下）、广告合同两种类型。 2 监控记录以及拨款会签 2.1 2.1.1 2.1.2 2.2 2.3 2.4 2.4 执行审批材料入档 宣传业务在审批确定执行之后，销售监督中心保存审批材料复印件，并对审批材料进行仔细审阅，并在登记目录中记录材料或者合同的发生时间、截止时间、登记时间、产生费用等信息，编号后入档保存。对于宣传审批材料所涉及的项目不同进行分档管理，并按照时间顺序排布。 宣传档案中涉及物料制作事宜，将审批单（合同会签单）以及审批过程中涉及的效果图、施工图、报价明细等资料一同留存。 执行监控及款项拨付会签 审批材料或合同入档后，管理人员需要定期对宣传业务的执行情况进行监控。并形成书面监控记录，作为拨款会签的确认材料。 组织拨款会签 拨款会签由销售公司发起，销售监督中心进行审核并确认执行后，组织相关部门会签，需要提报执行部门提报的合法票据以及执行监控的证明， 对于销售分管领导授权范围内的款项拨付，由销售监督中心审核后报分管领导审批，直接由项目公司财务中心拨付；对于超出销售分管领导授权范围的款项拨付，则需要经集团财务总监审核后，报由董事局主席审批拨付。相关部门在接受拨款会签单后，两个工作日之内予以回复。 档案借阅 建立《宣传档案借阅登记表》。登记表中注明档案编号、名称、借阅人、保管人、借阅目的、借阅时间、归还时间。公司其他人员因工作需借阅合同的，需在《宣传档案借阅登记表》上进行登记后方可借阅。 3 附则 3.1 3.2 本制度由销售监督中心负责解释与修订。 本制度自印发之日起实施。