(bt-xz-211)文书档案管理制度.docVIP

编号：BT-XZ-211 版 本 号 A 文书档案管理制度 修改次第 00 页次/总页数 PAGE \* MERGEFORMAT 6/ NUMPAGES \* MERGEFORMAT 7 文书档案管理制度 受控状态：____受控_________ 发放编号：________________ 生效日期：____2007-04-02____ 版本/修改次第 更改页次/章节 编制 审核 批准 生效日期 1 总则 1.1 1.2 为加强公司的文书档案管理，规范工作程序，特制订本制度。 办公室为公司文书档案的归口管理部门。 2 文件的收集 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 公司文件资料的收集范围 凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。 政府机关或行业管理部门（简称职能部门）的文书材料 a)职能部门召开的有关房地产工作的会议文件； b)职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件； c)职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话； d)职能部门对公司各类请示事项的批复； e)其它相关资料。 公司证照 营业执照、税务登记证、企业代码证、资质证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管。各部门一般使用复印件。如确需借出原件，必须填写《资料、物品借离申请表》，经办公室主任同意后方可借出。原则上，证照借出当日内归还。 公司文书材料 a)公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；公司下属公司的股东会、董事会、监事会形成的各种文件资料。 b)公司工作例会议记录、纪要以及其它会议的文件材料； c)公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿； d)公司给上级部门的情况汇报及请示等；公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件； e)公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等； f)公司各类调研工作形成的文件材料； g)公司调查处理的违纪、违规事件材料； h)公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料； i)公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料； j)公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外项目部带回的与本公司业务有关的文件资料； k)各类投诉处理材料； l)公司经济纠纷处理材料； m)公司的工商登记资料；所属公司报送的工商登记备案资料； n)公司各类资质、权属证书；所属公司报送的各类资料、权属证书的备案资料； o)公司重要的各类协议合同；所属公司报送的重要的各类协议合同的备案资料； p)公司及所属公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料； q)公司《章程》及规章制度等文件资料；所属公司报送的规章制度备案文件； r)公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册； s)公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等； t)其它各类相关资料。 3 档案业务处理 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7 3.5.8 3.5.9 公司各类档案按部门工作职责范围，收集整理文件材料并立卷归档。 公司文件资料归档，必须做到完整、准确、系统。 各部门领导必须支持专、兼职档案员工作。专、兼职档案员将所收集的文件、材料加以系统整理，组成保管项目部(卷、册、袋、盒)及时归档，向办公室移交。交接双方根据归档范围移交目录，清查核对，并履行签字手续，对不符合规定的限期改正后再行移交； 对调离本公司的人员，必须把该归档的文件材料办理移交手续，把借阅的档案归还办公室后方可调离，否则不予办理调离手续。 文件资料的归档范围 具有日后查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录音带、录像带等； 已经处理完毕的文件、材料，包括三大部分，即：上级和外项目部来的文件、材料；本项目部生产经营活动中形成的文件、材料、声像资料及工程、基建竣工资料、会计材料等；下级项目部报来的文字材料。 文件资料的归档时间 各部门兼职档案员每年于一月底前完成前一年本部门文件、材料的收集、整理、归档工作，并向办公室移交。会计档案每件均应立卷，财务部门保管期限为二年，到保管期限后的次年一月底之前进行归档； 办公室档案管理员每年六月底前完成前一年公司各门类档案的收集、整理及归档工作； 工程、基建竣工档案在工程完成三个月内由工程、技术人员完成整理，按归档时间统一交公司办公室存档； 员工外出开会、学习参观等带回的文件，以及在工作中形成的凭据或依据性材料需随时归档； 归档