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会计档案规范化管理的探讨 　　摘 要 会计档案是企业十分珍贵的经济管理资源信息，也是经营决策的主要信息来源。为了更好地规范会计档案的管理，本文深入研究会计档案管理的重要性、目前会计档案管理中的问题以及解决会计档案管理存在问题的措施。 　　关键词 企业会计档案 规范化管理 档案管理的问题 解决措施 　　一、前言 　　在企业日常管理中，财务管理成为了企业资源管理的重要组成部分。会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容，是会计档案形成的前提和基础。会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，然而，会计档案管理这一财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了财务管理的质量和水平。会计档案规范化管理有利于堵塞漏洞，对于提高财务管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的作用具有重要作用。 　　二、认识会计档案规范化的重要性 　　企业会计档案是记录和反映企业在一定时期财务进出的单据，是企业在经营过程在留下的重要证据。企业财务也是衡量一个企业在一定经营周期内经营状况的意向重要指标，而作为记录财务状况的财务单据，为投资者对该企业的投资决策和该企业决策者在决策中都提供了最直接的依据。所以，保留规范的、准确的财务档案，不仅有利于企业日常管理中对企业的财务监控，而且能够如实地反映企业当前的财务状况和企业资源状况，从而保证企业决策的正确性和科学性。 　　三、会计档案规范化管理的内容 　　（一）会计档案的归档 　　会计档案的收集范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他相关会计资料等四个部分。 　　（1）会计凭证。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、银行存款对账单、银行存款余额调节表等。凭证粘贴时张与张之间要均匀、整齐，对于超过粘贴单的大中型原始凭证等应折叠摆放；会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。会计凭证的归档应按日期顺序、会计记账凭证及时装订，装订的顺序以凭证排列先后次序为准进行归档。 　　（2）会计账簿。账簿是有账页组成的簿籍。它全面、理想、系统、综合记录着单位的资金运动的发生。它是将单位的会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。各会计事项一方面要记入有关的总账；另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。单位的会计账簿与会计记账凭证应同时归档。 　　（3）会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。会计报表按本单位隶属单位和月、季、年分别整理，报表附注和决算说明应与报表一并组卷装订。各类会计报表应编写页码，其方法与账簿相同。会计人员应全面熟练地操作单位的会计报表处理方法。单位的会计报表应按月、季、年上报及时归档。 　　（4）其他相关会计资料的归档。属于财务业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册等。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。 　　（二）会计档案的保管 　　《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 　　（1）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 　　（2）各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 　　（3）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 　　（三）会计档案的销毁 　　保管期满的会计档案，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 　　销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 　　保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项