传媒集团招标采购档案管理的思考.docVIP

传媒集团招标采购档案管理的思考 　　 随着湖北日报传媒集团事业的发展，招标采购档案产生越来越多。目前，国家对招标采购档案管理要求并不十分明朗。从档案管理的角度看，招标采购档案管理的主要任务是依据国家相关招投标法、档案法律法规，按照招标采购档案运行规律和特点，集中统一地管理招标采购档案，确保招标采购档案的系统、完整、准确和安全，积极创造条件，开发招标采购档案信息资源，为集团事业发展做好服务。 　　 在招标采购订立合同之前，在公开、邀请招标采购、谈判、询价等过程中，会产生各种带有凭证性能及价值的图表、文字等资料，这些就构成招标采购档案。招标采购档案是招标采购活动的真实反映，成为项目参与法律谈判的依据。 　　 一、招标采购档案的含义 　　 集团的监督管理部门、采购人以及采购代理在单位的采购活动中产生的文字、图像、声像以及纸质、光盘、磁盘等不同类型介质的记录，这些都称之为集团采购档案。集团采购档案主要包括：（1）采购计划申报表;（2） 采购活动实施过程中形成的各种审批表格及其他文字资料;（3）供应商资格审核相关材料;（4）采购公告;（5）招标文件;（6）招标现场记录文字材料;（7）专家评审材料及评审报告;（8）采购结果公示;（9）中标通知书;（10）验收报告书;（11）采购合同;（12）各种变更、修改、澄清材料;（13）质疑、投诉原始材料及质疑答复、投诉处理结果;（14）其他所有与采购活动有关的文字性记录。 　　 二、招标采购档案的特点 　　 招标采购档案的特点主要表现为档案成套性、动态性和保密性。 　　 招标采购档案是围绕在一个独立的采购活动中形成的真实历史记录的采购档案，档案内容是密切联系的有机整体。例如，某家具项目的采购一般都是从申购部门报告、领导审批工作方案至立项开始，要经过市场摸底调查、发布采购信息、供应商报名、发出招标采购文件、回收投标文件、抽选评标委员、召开项目组开标定标会议、确定中标单位、发出中标通知书，与供应商签订合同，家具的验收出具报告等过程。 　　 成套性是招标采购档案的重要特点，它集中体现在采购档案形成和内容构成两个方面。成套性特点对采购档案的管理起着重要的规定和制约的作用，它要求采购档案必须完整。 　　 采购档案动态性的特点，是指采购档案在一定条件下可以补充，它始终与客观对象保持一致，随着记录对象的变化而随之变更，始终与现实保持一致。如，房地产项目档案是房地产工程实施的依据，当实施过程中由于各种原因进行了设计变更，在原有档案存储的信息后，必须补充更新后的设计图纸或其它档案资料。 　　 采购档案中很多涉及的采购价格、评委的确定等有关内容是保密的。无论在保管还是在利用工作中，要注意做好保密工作，以维护集团和个人的利益不受损害。 　　 三、招标采购档案管理工作的地位和作用 　　 首先，招标采购档案能够如实的体现出采购全过程，能够实现集团招标采购的公开、公正以及公平，能够反映采购人员的专业能力和素质。招标采购档案要提供真实可靠、全面客观的统计数据，帮助总结工作经验，提高采购质量，维护国家和集体的利益，提高集团采购资金的使用效率，提升集团廉政建设，促进集团采购工作的开展。如每年的新闻纸采购，则需要将往年的档案数据结合市场动态管理机制的信息，一方面通过多种信息手段掌握市场变化，另一方面继续坚持深入市场一线考察，掌握真实的第一手材料，做到时刻保持与市场的有效衔接，确保第一时间掌握市场最新动态，提高市场研判和应对能力，掌握主动权，保证集团采购价格处于市场较低水平的同时保证质量较优。围绕“控制成本、采购性价比最优的产品”为工作目标。 　　 其次，招标采购档案能够体现采购人或者采购代理机构、供应商以及相关部门的采购活动行为，同时也能够对采购行为进行监督管理，不仅要对招标采购计划和采购的程序进行监督，同时也要确保采购结果的真实性。国家相关法律法规对招标的组织性、程序的规范性、以及评标过程中的保密原则等作了明确的规定。招标活动的特点决定了它自始至终都要受到社会的监督，纪检审计部门能够通过招标采购档案对采购活动进行监督审计。因此加强对招标采购档案记录和管理显得尤为重要。 　　 第三，招标采购活动法律程序结束后，实际采购活动还没有完结，通常经济纠纷问题会出现在采购活动结束后。例如供应商提供的产品出现质量问题、不能较好的完成承诺服务;例如，采购回来的物品需要退换产生的法律纠纷等，这些纠纷问题解决时需要依据采购档案的原始资料。因此，招标采购档案非常重要，完善的档案管理能够维护集团的经济效益，降低采购的风险，最大化保护采购人的利益。所以，集团招标采购档案实现规范化管理，有助于提高集团采购活动的质量。 　　 四、规范招标采购档案管理工作的对策建议 　　 根据新形势新要求，2015年集团招标采购部对历年招标采购项