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社区居委会文书档案整理具体办法
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社区居委会文书档案的整理方法
一、归档目的
有利于规范社区档案管理,提高社区工作效率,保证文件材料的齐全与完整,更好地保管和利用档案。
二、归档原则
遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,准确判定文件的保管期限,便于保管和利用。
三、归档要求
1、做好文件材料的收集,收集的范围按照《社区居委会文书档案归档范围及保管期限表》的规定,凡应归档的文件都必须齐全完整。
2、凡是永久保存的文件有生锈的金属物,归档时都必须去掉,并用对纸张无损害的粘合剂(乳胶)将文件重新粘合。长期、短期保存的文件保持文件的原貌归档。
3、归档文件统一采用A4纸规格,大于A4规格的要折叠或裁剪,小于A4规格及破损的要托裱。如果整本(册)文件为16开规格的,不用托裱,但必须保持整齐划一。
四、归档整理方法
1、总的方法:顺其自然,单件归档。即顺应文件形成的本来状况,以自然件为归档单位,逐件整理归档。
2、“件”含义
(1)单份文件,一份文件为一件;
(2)正件与附件合为一件;
(3)来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;
(4)会议记录每次为一件;
(5)各种报表、名册、图册等,一册(本)为一件。
3、编制页码:原则上保留归档文件本身的页码,如文件本身没编页码的应编制页码,或者文件有增加的,应补充页码,用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。
4、分类
按年度——类别(党务工作、行政工作等)——保管期限(永久、长期、短期)由各线专职人员进行分类,整理归档,交社区居委会档案室集中统一管理。
5、编号
(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章,并填写档案章有关栏目的内容。
档案章格式:
全宗名称
年度
件号
类别
保管期限
机构
(2)档案章的项目及填写内容:
全宗名称:填写社区居委会名称;
类别号:一个建档单位不同门类档案的代号。如:文书档案:A
机构或内容:填写类别名称。如:党务、行政。
件号:文件的顺序号。按类别(党务工作、行政工作)、保管期限(永久、长期、短期)编制1 个流水号,每年断号。
年度:填写文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注。如:“2000”
保管期限:归档文件保管期限的名称。如:“永久”
在每年归档工作结束后,如发现有其它文件没及时归档的,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
档案章用黑色签字笔填写。
6、装盒及填写盒内备考表
(1)归档文件编号后。按照年度、类别、保管期限、编号顺序装入档案盒,不同类别的档案不能装入同一个盒中,并按要求在盒的脊背上填上各项内容(用红色的印章盖印,机构一栏用色红色签字笔填写)。盒号暂不要编。
(2)填写盒内备考表
盒内情况说明:主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况,如无上述情况,可不用填写;
整理人:负责整理归档文件的人员姓名;
检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名;
日期:归档文件整理完毕的日期。
7、填写归档文件目录
(1)按类别(党务、行政、民政工作)保管期限——年度编制的流水号;
(2)责任者:文件的署名者或发文机关;
(3)文号:文件的发文字号(没有文号的不用填写)
(4)题名:即文件的标题,一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题,原文标题不能说明内容的,应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号;
(5)日期:指文件形成的日期;
(6)页数:指每一份归档文件本身的有效页数;
(7)备注:用以标注归档文件的变化情况或参见标号;
(8)归档文件目录一式二份,一份放入目录夹装订,一份放入档案盒。
8、编写归档说明
归档说明的内容包括:
(1)社区 居委会的名称;
(2)社区居委会主任人员名单及任免时间;
(3)当年的主要工作情况
(4)当年档案归档情况。
9、档案目录夹的整理
按归档说明——归档目录——年度排列的顺序用目录夹(红色档案目录夹)装订成检索目录册,逐年增加,将目录夹装满为止。
街道社区居委会实物档案整理方法
一、归档范围:
本单位的集体或个人在各类活动中,获得国家、省、市、
区等级别颁发的荣誉证书、奖状、奖牌、奖旗、奖章(杯)及纪念品、馈赠纪念品等实物,均作为实物档案进行归档整理。
二、实物档案的保管期限分为永久、长期、短期三种
(一)获省级以上的(永久)
(二)获市级的(长期)
(三)获区级的(短期)
光荣册放在文书档案归档。获省级以上的光荣册放永久,获市级的光荣册放长期,获区级的光荣册放短期。
三、分类及代号:
实物档案分可折
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