附件4：特殊载体档案管理办法.doc

PAGE PAGE 7 附件5 特殊载体档案管理办法 第一条 特殊载体档案指以磁性材料、感光材料等为主要载体及以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录，主要分为声像、电子及实物档案，包括照片、录音（像）带、光盘、证书等。特殊载体档案是综合档案的组成部分，是经营管理和各类活动的重要依据和真实反映。 第二条 为便于保管和利用，特殊载体档案进行单独分类、整理和保管，与相关纸质档案链接，注明互见号，维护档案的完整和系统。 第三条 归档范围与保管期限 类 别 归 档 范 围 保管期限 声像档案 照片、录音、录像 反映主要职能活动和重要工作成果、各类大型（重要）会议、重要技术会议、重大活动形成材料 永久 上级单位、各级领导和著名人物参与本单位重要公务活动形成材料 永久 建设项目开工仪式、竣工典礼；项目管理、质量监理、重点部位施工过程形成材料 永久 重大事件（事故）、自然灾害形成材料 永久 重大科技成果形成材料 永久 组织或参加重要外事活动形成材料 永久 摄制或反映本单位工作活动的专题记录片、录像片 永久 历届党、政班子领导成员标准像（照片） 永久 电子档案 光盘、U盘、移动硬盘 有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、数字化影像文件、声音文件等 永久 实物档案 奖旗、奖杯、证书、牌匾、礼品等 各类活动中取得的奖旗、奖杯、证书、奖状等 永久 单位名称、隶属关系发生变更被废除的印章 永久 其他单位或著名人士赠送的具有纪念意义物品 永久 第四条 特殊载体档案保管单位形式为卷、册、盒、盘等。 第五条 整理要求 （一）照片分为纸质照片和数码照片。纸质照片档案的具体整理原则和规范按《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）执行。数码照片需冲印出6英寸照片按纸质照片档案归档要求整理。数码照片采用只读光盘作为存储载体，不同年度的数码照片刻录在不同光盘上，存储格式统一为jpeg或tiff格式。 （二）照片档案根据内容分组，每组挑选2—3张能反映主题，拍摄角度较好、清晰度较高的照片，注明事由、背景、人物（标明主要人物所在位置、单位、职务、姓名）、时间、地点、摄影者等要素，按“保管期限--年度—事由”进行分组整理，每组照片须有相应的分组说明。有底片的照片号与底片编号保持一致。 （三）照片的冲洗与加工，由摄影者或主办部门整理。经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为归档档案。 （四）录音带、录像带由承办人或主办部门按年度将录像或录音带刻录成光盘，注明具体时间、地点、内容、经办人等要素。 （五）光盘、电子文件的收集、整理要求按《电子文件归档与管理规范》（GBT18894—2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DAT38-2008）、《基于XML的电子文件封装规范》（DAT 48-2009）执行。 （六）证书类档案装入A4大小的档案袋内，封面上注明档号、奖项名称、级别、获奖事由、时间、颁奖单位、收集部门等信息。个人荣誉材料只提交电子照片或扫描件。 （七）印章档案要注明中止或废止时间，留取印模，放入印章档案盒，每格存放一枚，印章的编号粘贴在印章手柄上，盒盖的内侧粘贴印章档案摆放示意图。 （八）礼品档案注明活动或庆典的具体事由、赠送单位全称或个人姓名、获得时间。 （九）实物档案分类整理要求主要以“类别—年度—件号”从最低一级类目按时间先后顺序排列。 第六条 归档时间与要求 （一）与其它载体材料有联系的特殊载体材料在形成后随其它载体材料按时限同步移交归档， （二）与其它载体材料没有联系，单独形成的特殊载体材料由主办部门于次年3月底前移交综合档案室。 （三）特殊载体档案及对应文字说明须一致、真实、完整，以防散失。 （四）特殊载体档案原则应接收原版、原件，特殊情况下可以接收复制件。 第七条 保管与利用 （一）录像带、录音带保存适宜温度为14-24℃，相对湿度40-60％RH。磁带每季度倒放一次，并做好检查记录；对重要的录像带、录音带可复制一套或灌制成光盘备用。 （二）重要的照片作过塑处理或进行复制备份，以便永久保存。保管底片装在半透明的中性纸制成的底片袋，整理或使用时须带手套操作，防止底片的物理损伤和污染。及时修补和复制污损照片。 （三）特殊载体档案的利用和销毁遵循借阅、销毁规定，任何人不得私自移出、销毁、清洗消磁和涂改。 （四）特殊载体档案在不影响保密的前提下，可以用于举办报告会、展览会，编制综合性或专题性画册等。 附表：1.照片档案卷内目录 2.光盘档案卷内目录 3.实物档案卷内目录 附表1 照片档案卷内目录 分组号 照片号 照片题名 摄影时间 摄影者 照片所在页号 备注 附表2 光盘档案卷内目录 序号 光盘档号 光盘名称 刻录日期 刻录人 盘数 备注 附表3 实物档案卷内