公司档案管理制度（试行版）.docVIP

Q/SXZMJS-ZG(XZ)程序管理文件 公司档案管理制度 第一章 总则 第一条 为了规范本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 第二条 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章 文件材料的收集管理 第四条 公司指定专人负责文件材料的管理，综合管理部负责公司档案管理工作。 第五条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司分管领导或总经理审阅后归档。 第六条 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交综合管理部备案。会议文件由综合管理部收集。 第三章 归档范围 第七条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 第八条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第九条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十条 本公司与有关单位签订的各类合同、协议书等文件材料。凡是本公司形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。 第十一条 本公司员工信息资料、劳动情况、工资、福利方面的文件材料。 第十二条 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。特殊专控文档（人力资源、财务等）本部可单独存档。 第四章 归档要求 第十三条 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第十四条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，归档遵循本部门或项目单位保存副本（复印件或标注副本盖副本红章），公司综合管理部（档案室）保存原件（正本），部分划归到公司经济财务类专控档案资料由公司财务审计部保管原件（正本）。 第十五条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 第十六条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 第十七条 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第十八条 各部门根据目前公司的各项活动所产生的档案类型分别制定出目录清单，便于档案归档整理与查阅，经营、物资等专业资料，应在项目外部、内部结算完毕后集中归档。 项目文件、项目档案的修改、补充是档案保管工作中的一项重要内容。项目工程档案反映在一定条件下技术工艺质量、生产、建设活动的历史状况，现实面貌必须与物质成果保持一致。为了严肃项目文件、项目工程档案的修改、补充手续，特做如下规定： （一）对项目文件、材料中有设计错误或由于新技术的应用需要修改、补充时，公司的任何部门（含项目部）都有权提出修改、补充建议。 （二）根据提出的修改、补充建议，经本部门负责人审查与有关联的部门联合会审，由分管领导签署修改、补充通知单，指定专门人员负责修改、补充。 （三）如底图需要修改时，若内容较少，可直接在图中需修改的部位划改，刮改或发送修改通知单。采用划改，刮改时匝在修改处标注修改标记。 （四）底图修改内容较多时，应另出新图代替，原图纸作废，新图代号等与原图一样，签字手续与原底图手续相同。 （五）底图破损或底图丢失，也应重描底图，利用底图代号。 （六）复印图修改时，如底图划改，复印图也同样划改或晒印新图，旧图作废；如底图刮改，复印图一律更换新图，旧图作废。 （七）修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改，补充通知单。 （八）修改时应遵循科学性和技术先进性原则。 第十九条 案卷封面，应逐项按规定用黑色笔书写，字迹要工整、清晰、编码有序。 第五章 档案管理人员职责 第二十条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 第二十一条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 第二十二条 档案保管人员应当遵守制度、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 第二十三条 档案室（档案柜、库房）必须符合档案保护的“八防”要求。即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生