商务会议策划-方案.doc

PAGE PAGE 7 项目三 第二组 小组成员： 姓名 自我评分 组员互评 老师评分 杭州动漫学术研讨会策划书 背景：21世纪是一个转型的世纪，世界的发展进入了一个知识科技时代，经济发展趋于转型不在是以传统的产业发展来撑起着世界经济，然而动漫产业作为文化产业的后起之秀，正确经济全球化的过程中扮演着越来越重要的作用，当前的中国动漫产业拥有广阔的市场，但同时也面临着重要的挑战，如何摆脱现阶段被动的局面，以高质量的动漫艺术夺回国内市场同时走向世界走向未来，如何探索一条合适于中国动漫发展之路，则是中国动漫界当前最急需解决的问题，而一切解决问题的根本首先是来源于对事物的认识。故我们杭州作为成为中国动漫之都的热门城市，有幸请来了国内外知名的动漫制作者，一起探讨我国今后的动漫事业发展前景和方向。 一、会前准备工作： 1、会议主题：为了发展中国的动漫产业，将中国动漫推向世界，特召开此次会议，会议的重点是分析中国动漫的现状和预测中国动漫的未来发展前景 2、会议名称：杭州动漫学术研讨会 3、会议规格与规模：本次会议是中型高档次的会议 4、会议时间与地点： ①时间：2010年7月3日 ②地点：杭州西湖会议厅（风景宜人，空气清新，环境清幽，有利于会议的顺利展开，可以拓宽人们的思路） 5、与会人员名单：国内外知名动漫专家、群众代表、媒体、主持人（具体人员见附表1） 6、会议日程：（会议日程见附表2） 7、印发会议通知，于6月15日发放（邀请函见附表3） 8、会议所需用品及设备： （1）必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品：①会议证件（会议正式证件，工作证） ②会标：发展中国动漫—杭州研讨会（展板式） ③席卡（普通席卡即可） ④会议器材的准备（检查各种设备是否准备好，避免突发状况的发生） ⑤会议材料（会议日程、议程等文件，会议签到表） ⑥会议饮料用品（清茶、纯净水、纸杯等） ⑦会议其他用品（纸、笔、烟灰缸、面纸等） （以上八项由会务组负责） 9、会议组织机构：会务组、宣传组、文件组、接待组、保卫组、秘书组、后勤组、企划组、 10、会议场所的布置：（会场布置见附表4）（企划组负责） （1）会场格局的设计 （2）排列会场座次 （3）会场摆放花卉：在u型桌中间摆放君子兰 11、预订膳宿（接待组负责） 在纳德大酒店预定15间空房，供参会人员住宿（选择理由：离杭州西湖较近，四周风景宜人，客人闲暇之余可以去西湖游玩，且该酒店服务较好，口碑不错） (1)住宿预订： 房间标准：高级标间8间（418元/间） 豪华单间7间（468元/间） 预订天数：3天 (2)餐饮预订： ①预订方案：7.03工作晚餐（两桌） 7.04工作午餐（两桌）、商务晚餐（四桌） 7.05工作午餐（两桌）、烧烤晚会 7.06工作午餐（两桌） ②预订标准：工作午餐800/桌 商务晚餐1500/桌 烧烤晚会5000元 12、进行全面的会前检查： （1）检查会场空调，麦克风，投影仪等设备是否齐全，并进行试用，确保其在当天能正常使用（后勤组负责） （2）会议文件是否准备齐全、签到簿是否做好（文件组负责） （3）检查警卫部署、证件检验人员的定岗定位、交通指挥及主席台服务人员的就位等（保卫组负责） 二、会中组织工作 （一）报到日安排（7月3日） 1、接站工作 （1）时间：7:00—15:00 （2）地点：车站或机场 安排车辆准时在车站或机场接待，在酒店门口树立欢迎标牌，欢迎每位参会人员，并派迎宾小姐带领其办理相关手续 2、报到工作 （1）时间：8：00—17：00 （2）地点：纳德大酒店一楼大厅(接待组负责) 3、材料的发放(文件组负责) 先请与会人员到纳德大酒店入住，凭邀请函领取门牌号码，并向报到者说明会议的作息时间、注意事项和食宿安排等情况、收取和发放相应材料，待第二天在集体去会场、与会人员还要填写个人信息资料，以便会后制作会议通讯录和以后联系 （二）第一天安排（7月4日，企划组负责） 1、开幕仪式 （1）开幕式前准备（会务组负责）： ①时间： 9：00—1