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某水利工程的资料问题及预防措施 　　摘要：作者根据自己多年从事水利工程现场档案管理工作的经验，叙述了某水利工程资料管理中存在的主要问题，分析了产生问题的主要原因并提出了预防措施和对策，对从事档案管理工作的同行具有一定借鉴意义。 　　关键词：工程资料 问题 预防措施 　　中图分类号：TU7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2012）10（b）-0038-02 　　新疆额尔齐斯河流域开发工程建设管理局（以下简称建管局）负责的某水利工程分四期实施，从1996年开工的一期工程到目前全面展开的四期工程，历时16年，产生了大量的工程资料。水利工程竣工资料是工程规划、设计、施工等一系列活动的真实记录和反映，具有形成时间跨度大、涉及单位（部门）和人员数量多、文件量大的特点。如何保持资料的准确性、真实性及完整性，是建管局水利工程档案管理人员和工程技术人员共同关注的问题。 　　1 某水利工程资料及管理中存在的主要问题 　　某水利工程资料主要包括工程前期、建设管理、施工、监理、设备材料、验收等方面的文件材料。为了规范水利工程项目档案管理及验收工作，国家及水利部专门出台了《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）、《水利工程建设项目档案管理规定》（水办［2005］480号）、《水利工程建设项目验收管理规定》（水利部30号令）等规章制度，建管局结合实际情况，先后制定并逐步完善了《在建工程档案管理办法》、《在建工程项目档案管理实施细则》、《在建工程声像档案管理办法》、《零星工程验收管理办法》、《档案管理文件汇编》等管理制度，其目的都是为了使工程档案管理工作有章可循，但在实际工作中由于各种原因，工程资料的质量及管理仍然存在以下问题。 　　1.1　水利工程前期资料存在的问题 　　水利工程前期资料主要包括项目规划、项目审批、勘测设计、评估报告、各阶段的鉴定及试验专题报告、招投标、技术设计、施工图等文件材料，它主要产生于项目法人、设计单位及相关审批单位，由建管局对其进行管理并归档，存在的问题主要是审批文件的原件不齐全，批复与请示存档不对应的问题。 　　1.2　建设管理资料存在的问题 　　建设管理资料主要产生于项目法人的各个职能部门、设计单位，包括：规章制度、开工报告、建设大事记、会议纪要、征地移民、质量与进度管理、投资与合同管理、专业会议、设计变更等相关材料，由建管局进行归档，存在的主要问题是资料不齐全，分类难，文件编号不连续，装订、装盒不规范。 　　1.3　施工资料存在的问题 　　施工资料产生于施工单位，主要包括工程技术要求、施工计划、施工定位测量、施工记录、单元评定、质量检验、材料合格证、施工总结、竣工图、施工大事记、隐蔽工程验收记录等，由施工单位进行收集、整理、归档、移交。存在的主要问题。（1）施工过程中的测量、施工日记等原始记录用纸不规范。（2）“三检制”表格及单元评定表等需要多方或多人签字的文件，签字手续不完善或者直接由同一人代签。（3）表格格式不统一。（4）需要手填的材料上，字迹潦草、用笔不规范。（5）部分施工单位文件的打印件或复印件不清楚。（6）组卷不合理。（7）竣工图图物不相符。（8）单元评定表中内容或者数据与支撑资料矛盾。（9）合格证裱糊不标准等。建管局负责的一期、二期工程中，施工单位普遍存在上述问题。 　　1.4　监理资料存在的问题 　　监理资料产生于监理单位，主要包括监理合同、监理规划、监理大纲、设备材料审核、施工进度、监理指令、监理通知、协调会审纪要、检查与复检材料、实验记录、监理日志、旁站记录、质量检测与抽查记录、测量成果、原材料检验报告、分部分项质量认证（评定）、质量与安全事故报告、单元检查及开工签证等，由监理单位进行整理、归档、移交。部分监理单位存在的主要问题。（1）部分监理表格不统一。（2）监理日记、旁站记录不全面，没有处理意见和整改结论。（3）需要手填的材料上，字迹潦草、用笔不规范。（4）部分打印件或复印件不清楚。（5）组卷不合理。 　　2 产生问题的主要原因分析 　　（1）　在工程建设管理中，工程前期资料在档案室留存一份，其它全掌握在领导及相关负责人的手中，用于上报相关部门。项目法人在得到项目建议书的批复后，要完成文物、林地占用、建设用地、移民安置、压覆矿产、水资源认证、取水许可、水土保持、环境保护等的审批，才能获得可性行研究的批复文件。期间还要办理资金落实等事宜，审批单位多，很多单位要求必须要有相关批复文件的原件才给予办理，因此原件不够用，留存的唯一一份原件也上报给了主管单位，造成前期批复文件原件不齐全的问题。原件不齐全的另一个原因：有些批复文件的主送单位没有项目法人，而是批给了上级单位，因此也没有原件。 　　批复与请示存档不对应，主要原因有两个：①负责项目审批的相